Gezien het feit dat de Taste of Chicago voor het eerst begon in 1980, hebben de planners van de Taste uitgebreide ervaring met het plannen van een community food festival. Het Office of Special Events van de burgemeester beheert het programma en houdt toezicht op de planning en uitvoering. Het managementteam biedt de volgende tips voor diegenen die voor het eerst een soortgelijk festival maken of programmeerelementen voor een bestaand festival uitbreiden.
01 - Tips van de General Managers van het festival
De algemeen manager is de persoon die de verschillende festivalelementen beheert. Mary Slowik, algemeen manager van de Taste of Chicago, biedt de volgende suggesties:
- Identificeer je publiek en bepaal of ze een festival willen.
- Als er al een soortgelijk programma bestaat, vermijd dan duplicatie.
- Krijg buy-in waar u het evenement wilt houden.
- Varieer de programmering voor een algemeen publieksevenement.
- Zorg ervoor dat de ruimte geschikt is voor de drukte.
- Zorg ervoor dat leveranciers de volumes van deelnemers kunnen afhandelen.
- Maak een budget en ontvang biedingen van gerenommeerde bedrijven.
- Als dit de eerste keer is dat je het evenement plant, huur dan een externe festivalverkoper.
02 - Tips van de Festival Operations Managers
De operations manager houdt toezicht op de voorbereiding, de fase en de productie van de site, eventondersteuning en beveiliging. John Truck, operations manager voor de Taste of Chicago voor de laatste 19 jaar, adviseert het volgende:
- Festivals vereisen werken met mensen, dus wees erop voorbereid om dynamisch en soepel te blijven.
- Meer zekerheid dat u een goede uitrusting krijgt voor een goede prijs.
- Zorg ervoor dat u structureel verkochte enscenering en stellingen huurt.
- Ontvang biedingen en bekijk de geschiedenis van alle leveranciers, inclusief referenties.
- Houd de normen hoog en zorg dat alles onder controle blijft.
- Overleg dagelijks met verkopers tijdens het programma om bemanningen te beheren.
- Wees trouw aan je woord en verkopers, artiesten en voedselmensen komen terug en werken met je samen.
03 - Tips voor tips voor sponsoring van het festival
De sponsormanager is de persoon die marketingmunten verzamelt om het evenement te ondersteunen. Christine Jacob, sponsormanager voor de smaak, biedt het volgende advies:
- Onderzoek elders vergelijkbare evenementen en repliceer hun successen.
- Target sponsors om contant geld, goederen en advertentiewaarde aan te bieden.
- Maak een aanbiedende sponsorcategorie.
- Maak belangrijke sponsoringscategorieën (bijv. Auto, financiën, drank, media, etc.).
- Maak sponsorcategorieën voor elk van de programmeergebieden.
- Sta niet toe dat sponsors tijdens het evenement ter plekke rondlopen.
- Identificeer vroege sponsorvereisten, zoals elektriciteit, water, enz., En stel het operatorteam op de hoogte om de beste locaties te bepalen.
04 - Tips voor het concert / talentmanagement
De talentmanager is de persoon die onderhandelt om artiesten naar een festival te brengen. Jenenne Brown Mosely, talentmanager voor de Taste of Chicago, biedt de volgende tips:
- Ken uw budget: grote artiesten kunnen tussen de $ 500.000 en $ 1 miljoen gedurende 60-90 minuten verdienen.
- Verspil niet teveel aan één artiest voor een meerdaags evenement.
- Werk nauw samen met uw mediasponsor (s) om de kosten te helpen compenseren.
- Onderhandel met artiesten die mogelijk al in de buurt van je evenement zijn.
- Laat het talent weten als je hun concert als een gratis show aanbiedt (kan de kosten verlagen).
- Werk samen met sponsors zoals luchtvaartmaatschappijen en hotels om de kosten van de artiest te compenseren.
- Verzeker een goede naam voor uw openings-, midden- en laatste dagen.
05 - Tips voor marketingmanagementfestival
De marketingmanager is de persoon die alle communicatie met betrekking tot een festival beheert. Cindy Gatziolis, marketingmanager voor de smaak, stelt het volgende voor:
- Mediapartners helpen u uw behoefte aan advertentiekosten te verminderen.
- Voeg festival toe aan bestaande reclame-, public relations- en marketingcampagnes.
- Het schema voor de productie van evenementbrochures helpt om de deadlines voor festivalplanning te behalen.
- Maak individuele persberichten over elk productie-element voor het festival.