Het is de sleutel tot een succesvol evenement
Wat is een banketevent-bestelling (BEO)?
Bijna elk groot evenement dat gepland is in een hotel of speciale evenementenhal vereist een Banquet Event Order of BEO, een contract dat elk detail van het evenement schetst. Als je een evenementenplanner bent, wil je bekend raken met BEO's zodat je zeker weet dat alle details correct worden behandeld.
De overeenkomst wordt vaak beschreven op een formulier dat selecties voor eten en drinken, audio / visueel, ruimte-indeling, inclusief tafelcentrumstukken, personeelsvereisten en alle andere items met betrekking tot uw evenement beschrijft. Inbegrepen in de BEO is een opgesplitste lijst met kosten die u moet betalen.
De overeenkomst omvat hoogstwaarschijnlijk "blokken" met informatie in subrubrieken, zoals contactinformatie, schema, eet- en drinkarrangementen, ruimte-instelling, audiovisueel, algemene voorwaarden en de handtekeningblokken.
Het lezen van de order voor een feestevenement
Hoewel het overduidelijk is dat u de BEO moet lezen en akkoord gaat met de voorwaarden die in de overeenkomst zijn beschreven, moet u ook de kleine lettertjes lezen.
Zorg ervoor dat u volledig op de hoogte bent van wat u ermee instemt, inclusief alle kosten.
Controleer of het volgende wordt beschreven in het algemene gedeelte van de BEO:
- Contactinformatie op locatie, inclusief een mobiel nummer
- Gebruik van de ruimte voor de dag van het evenement (dubbele controle om er zeker van te zijn dat de genoemde ruimtes de spaties zijn die u daadwerkelijk hebt bezocht)
- Instellen, starten en einde tijden voor het evenement
- Het totale aantal verwachte gasten
Regelingen eten en drinken
Een gedeelte van de BEO zal worden gewijd aan voedsel- en drankarrangementen. U wilt ervoor zorgen dat het volgende in dit gedeelte wordt beschreven:
- Het volledige menu , inclusief alle cursussen
- Elk item bij een buffet en hoe elk station in de kamer wordt geplaatst en gepositioneerd
- Hoe de locatie van plan is om tegemoet te komen aan de behoeften van gasten met speciale voedingsgerelateerde problemen (zoals glutenvrije of vegetarische diëten)
- Servicetijden
- Speciale items met betrekking tot service, zoals wijn en koolzuurhoudend water op de tafels
- Een uitsplitsing van alle voedselprijzen
- Gedetailleerde lijst van alcohol, merken alcohol en bier verkrijgbaar aan de bar
Opstelling van de kamer
De BEO moet specifiek de volledige opstelling van de ruimte beschrijven. Het bevat:
- Plaatsing van tabellen
- Het aantal stoelen per tafel
- Plaatsing van voedselstations
- Locatie van entertainment (en details over accommodatie van artiesten indien van toepassing, inclusief opslag van apparatuur, toegang tot eten en drinken, veranderende ruimte, etc.)
- Locatie van bar / s
Sommige BEO's kunnen zelfs een diagram bevatten van de ingestelde ruimte.
Audiovisueel en externe leveranciers
Audiovisuele arrangementen zullen soms op een BEO verschijnen, maar aangezien veel locaties a / v-diensten contracteren met een derde partij, kan er wellicht een afzonderlijk contract zijn.
Als het is opgenomen in de BEO, moet u ervoor zorgen dat alle details zijn voltooid voordat u het contract ondertekent.
Voorwaarden
Alle contracten, inclusief BEO's, hebben voorwaarden waaraan u zich moet houden. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van alle bepalingen en voorwaarden voordat u het document ondertekent. Wat zijn bijvoorbeeld de voorwaarden van de overeenkomst in geval van een annulering? Hoe worden geschillen geregeld als een gast bijvoorbeeld slipt en valt?
Het is belangrijk om alle vragen van de facility manager te stellen en details met uw klant te bevestigen voordat u ondertekent. Nadat u het BEO hebt ondertekend, is het een bindend contract.