Belastbare overwegingen
Dit artikel neemt je mee door enkele van de kwesties met betrekking tot de chauffeurs van bedrijfsauto's.
Alleen zakelijk gebruik is aftrekbaar
Ongeacht wie een auto bestuurt of wie een auto bezit, alleen zakelijk gebruik van die auto is aftrekbaar als bedrijfskosten. Degene die de auto bestuurt, moet te allen tijde een goede administratie bijhouden van het rijden voor zakelijk gebruik.
De zakelijke gebeurtenis moet worden geregistreerd op de dag dat deze plaatsvond en moet de details van het doel, de datum en locatie of kilometerstand bevatten.
U kunt werknemers een automatische vergoeding geven
De meeste bedrijven geven werknemers een autokostenvergoeding om hen te vergoeden voor de kosten van het besturen van een auto voor zakelijke doeleinden. De vergoeding kan worden gegeven naast het verstrekken van de auto aan de werknemer.
Deze uitkering is geen belastbaar voordeel voor de werknemer, zolang deze wordt verstrekt via een verantwoordingsplan. Een verantwoordingsplan is een reeks procedures die uw bedrijf instelt om voldoende verantwoording af te leggen voor het geld dat aan de werknemer wordt gegeven. De IRS wil ervoor zorgen dat u geen werknemersvoordelen behaalt, maar dat dit legitieme zakelijke uitgaven zijn die door de werknemer worden betaald en door u worden vergoed.
U moet een IRS accountable plan gebruiken
Kortom, om een verantwoordingsplan te hebben, moeten de autokosten een legitiem zakelijk doel hebben, moet de werknemer u voorzien van de nodige gegevens over bedrijfsgebruik en bestede bedragen, en moet de werknemer overtollige terugbetalingen binnen een redelijke tijd retourneren.
De autokosten die u aan werknemers geeft, kunnen worden bepaald met behulp van de standaard IRS-rente (elk jaar verschillend) of werkelijke kosten. De methode die je gebruikt, is aan jou, met enkele beperkingen.
Als u geen verantwoordingsplan opstelt en gebruikt, is elke vergoeding of vergoeding die u aan werknemers geeft, belastbaar voor hen en moet u de terugbetalingsbedragen opnemen in hun loon en belastingen.
Gebruik van een auto door werknemers is voordelig
Een arbeidsvoorwaarde-uitkering, volgens de IRS, is "eigendom en diensten die u aan een werknemer verstrekt, zodat de werknemer zijn of haar werk kan uitvoeren." Dit voordeel is uitgesloten van het inkomen van de werknemer in de veronderstelling dat de werknemer de aftrek op een persoonlijk belastingaangifte zou kunnen aftrekken. In het geval van een bedrijfswagen. Denk eraan, dit is alleen het zakelijke gebruik van de auto dat (a) toelaatbaar is als een zakelijke uitgave en (b) niet belastbaar is voor de werknemer als een voordeel.
Maar werknemersgebruik van de auto om persoonlijke redenen is niet aftrekbaar als bedrijfskosten, noch voor de werknemer, noch voor uw bedrijf. Hier is hoe dit werkt:
Persoonlijk gebruik van een bedrijfswagen is een belastbaar voordeel
Kortom, alles wat u werknemers geeft, is een belastbaar voordeel. Als u een werknemer het gebruik van een auto geeft, wordt persoonlijk gebruik door de werknemer door de IRS beschouwd als een non-cash-extralegeldvoordeel.
Intuit Payroll zegt: "Een deel van de waarde van de auto wordt beschouwd als onderdeel van de totale beloning van de werknemer voor belastingdoeleinden." U moet rekening houden met de waarde van dit voordeel en het laten zien op de beloning van de werknemer, en natuurlijk de federale en staatsprijzen inhouden en VAIS belastingen (sociale zekerheid en Medicare belastingen) van dit bedrag, hetzelfde als van andere beloningen en voordelen.
Auto's zijn genoteerd Eigendom van een bedrijf
Een laatste opmerking: bedrijfsvoertuigen bevinden zich in een speciale klasse van onroerend goed voor zakelijke belastingdoeleinden. Ze worden beschouwd als beursgenoteerde eigendommen, inclusief onroerend goed dat zowel voor zakelijke als persoonlijke redenen kan worden gebruikt.
Of u de auto nu aan een werknemer geeft of deze zelf gebruikt, als de auto minder dan 50% van de tijd voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, kunt u het zakelijk gebruik nog steeds aftrekken, maar u moet een lineaire afschrijving gebruiken.
Als u besluit een bedrijfswagen aan een werknemer te geven
Laten we een voorbeeld bekijken om te zien hoe dit allemaal werkt:
Uw bedrijf huurt een auto en geeft deze aan Maria om te gebruiken voor zakelijk rijden.
Mary moet een goede administratie bijhouden over de verdeling tussen zakelijk en persoonlijk gebruik en uw bedrijf gedetailleerde rapporten verstrekken. Laten we voor dit doel stellen dat ze 50% voor zakelijk gebruik en 50% voor persoonlijk gebruik voor haar rekening neemt.
Ongeacht wie de auto bestuurt, de lease staat op naam van het bedrijf, dus de leasebetaling is aftrekbaar als bedrijfskosten, maar alleen voor zover deze voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. (Als de auto wordt gekocht, is de afschrijving op de auto aftrekbaar, opnieuw alleen voor het zakelijke deel van het gebruik.)
Als u Mary vergoedt voor de kosten van haar zakelijke activiteiten, hoeft u deze vergoeding niet belastbaar te achten als u een verantwoordelijk plan hebt, zoals hierboven beschreven.
Maar de waarde van de auto voor de persoonlijke rijtijd moet worden opgenomen in het inkomen van Mary (en de inhoudingen zijn van toepassing). Als de maandelijkse lease op de bedrijfswagen die Mary rijdt $ 500 is, moet u $ 250 per maand opnemen in haar salaris.
Waarom is het belangrijk om goede gegevens bij zakelijk gebruik te bewaren?
Zoals u uit de bovenstaande bespreking kunt opmaken, is het erg belangrijk dat de bestuurder van de bedrijfswagen uitstekende gegevens bijhoudt om de hoeveelheid zakelijk rijden te bewijzen.
Dit bewijs is nodig:
- U kunt dus de reiskosten van uw medewerkers vergoeden en deze niet in het loon van de werknemer opnemen
- Om zakelijk gebruik te bewijzen, hoeft u dit deel van de waarde van de auto niet op te nemen in loon voor werknemers,
- U kunt dus meer afschrijvingskosten aftrekken, en
- U kunt dus meer van de waarde van de auto gebruiken voor uw andere zakelijke uitgaven.
Meer informatie in IRS-publicaties
- IRS-publicatie 535 - Aftrek van bedrijfskosten
- IRS-publicatie 15-B - Belastinggids voor werkgevers voor extralegale voordelen
- IRS-publicatie 463 - Reis-, entertainment-, geschenk- en autokosten
- IRS Tax Topic 510 - zakelijk gebruik van een auto
Disclaimer: dit artikel is alleen voor algemene informatiedoeleinden. Het is niet bedoeld als fiscaal of juridisch advies. Informeer bij uw belasting- en financiële adviseurs voordat u werknemers de sleutels van bedrijfswagens overhandigt.