Lessen geleerd bij het plannen en uitvoeren van Y-ME's Mother's Day-evenementen
Planners voor speciale evenementen - vooral die in de wereld zonder winstoogmerk - weten dat het organiseren van een evenement voor fondsenwerving buitenshuis een geweldig idee is. Dit soort evenementen, zoals andere ideeën voor fondsenwerving door gemeenschappen, vereisen dat de planning voor het evenement van volgend jaar begint onmiddellijk nadat de fondsenwervingsbijeenkomst dit jaar is afgesloten. Het is belangrijk om het evenement te debriefen en te bespreken wat er goed ging en wat kan worden verbeterd terwijl het evenement nog vers in de gedachten van het team is.
Het bespreken van de successen en verbeteringen zorgt ervoor dat die functies kunnen worden opgenomen of verbeterd voor het evenement van volgend jaar. Een dergelijke proactieve planning voegt ook waarde toe voor de sponsors. En, onvermijdelijk, hopen alle succesvolle gemeenschapswandelingen van jaar tot jaar te groeien en uit te breiden.
Het is belangrijk om gefocust te blijven op het primaire doel van het houden van dergelijke evenementen: fondsenwerving. Voor die evenementenplanners die eerder een community-walk hebben georganiseerd, gebeurt een van de belangrijkste momenten voor planning pas nadat de wandeling is afgelopen. Om meer te weten te komen over de vele aspecten van het plannen en uitvoeren van een community fundraiser-wandeling, krijgen we een kijkje achter de schermen bij het Mother's Day-evenement dat wordt georganiseerd door de Y-ME Breast Cancer Organization in Chicago.
De Y-ME moederdag borstkanker fundraiser lopen
Y-ME werd opgericht door twee overlevenden van borstkanker in 1979. De non-profit was vooral bekend om zijn meertalige National Breast Cancer Hotline-programma voor borstkankerpatiënten.
Het programma werd bekend als de enige 24-uurs gratis hotline van het land dat volledig bemand is door overlevenden van borstkanker, die getrainde raadgevers zijn. Maar de organisatie organiseerde ook een jaarlijkse fundraiser-wandeling op Moederdag, die hun programma's en diensten ondersteunde. Terug In 2007 haalde Y-ME meer dan $ 7 miljoen op met bijna 43.000 wandelaars uit 12 steden.
In 2008 namen 15 steden deel. Helaas sloot Y-ME zijn deuren in 2012, maar de erfenis van zijn jaarlijkse fondsenwerving blijft een geweldige case study voor planners voor non-profitorganisaties.
Veel van het succes van fondsenwerving door Y-ME kan worden toegeschreven aan een georganiseerde aanpak van de planning en eerst de belangrijkste doelstellingen in de gaten houden. Liz Klug, de voormalige directeur van speciale evenementen van de organisatie, had dit te zeggen na hun recordjaar in 2007: "We hebben een plan voor verschillende punten in de tijd tijdens het planningsproces. Dus we zullen stappen ondernemen om die meest kritieke punten op tijd te promoten om ervoor te zorgen dat we succesvol zijn. In een stad waar we misschien voor het eerst een evenement organiseren, moeten we ons er bijvoorbeeld op concentreren dat we een geweldige locatie en locatie hebben waar mensen terug willen komen. Onderweg kunnen we ons richten op de coffeeshops die we in brochures plaatsen. "Laten we eens kijken hoe Klug en het Y-ME-evenementplanningsteam zo'n succesvol evenement hebben georganiseerd.
Planning Stap 1: Analyse van de cijfers
Het hosten van een communitywalk of een soortgelijk evenement vereist het samenbrengen van verschillende doelstellingen, maar uiteindelijk doet de vereniging of liefdadigheidsinstelling die het evenement organiseert dit om geld in te zamelen voor hun doel.
Daarom gebeurt de eerste stap bij het plannen van de volgende gebeurtenis wanneer het huidige evenement eindigt, en het grootste deel van dat werk omringt de 'getallen'.
"We hebben de aantallen na afloop van het evenement goed bekeken," legt Liz Klug uit, "We vergeleken hoe we dit jaar deden ten opzichte van het vorige [jaar]. We keken naar de deelnemerservaring. We evalueerden onze categorieën van sponsoring. We hebben gereageerd op eventuele onmiddellijke e-mails over de evenementen. "Evenementenplanners zullen ook onmiddellijk stappen ondernemen om te verzekeren dat alle betrokkenen bij het evenement van dit jaar volgend jaar zullen doorgaan.
Klug verdiepte zich ook in de details. In haar evaluaties keek ze naar alles, van het aantal vrijwilligers dat deelnam aan de hoeveelheid uitgedeelde t-shirts. Ze zou dan vragen of ze meer of minder nodig had voor het volgende jaar.
Planning tijdlijn
Voor degenen die een community-benefietwandeling organiseren, is het belangrijk om te weten welke stappen op verschillende tijdstippen moeten worden afgehandeld.
De meeste non-profitorganisaties hebben niet de luxe van veel personeelsleden en leden van het vrijwilligerscomité om het succes van het evenement te stimuleren. Maar planners erkennen dat ze ervoor moeten zorgen dat ze nauw samenwerken met het kantoor van een burgemeester en de afdeling openbare werken om het evenement op de openbare kalender te krijgen.
Klug suggereert dat de eerste stap na het analyseren van de cijfers van vorig jaar is om zich te concentreren op zakelijke werving. Als het evenement geen nieuw programma is, is het belangrijk om de zakelijke steun voor het evenement van volgend jaar te krijgen onmiddellijk nadat het evenement dit jaar is afgelopen. "We hebben ons gericht op het vernieuwen van sponsorschappen toen we het afrondingsverslag voor het evenement afleverden", zegt Klug. Ze biedt ook de volgende hoogtepunten voor planners die geïnteresseerd zijn in het organiseren van een communitywalk als een fondsenwervend evenement:
- Identificeer zakelijke sponsors
- Wandel-team-programma's ontwikkelen
- Bepaal de activiteiten van evenementen
- Begin wandelwerving
- Afronding van de evenementenlogistiek
- Houd het evenement vast
- Houd een "dank u" -evenement vast
- Evalueer en begin een volgende gebeurtenis
Y-ME zou ook een extern logistiek bedrijf inhuren om aan veel van zijn logistieke vereisten te voldoen. Maar een van de meest nuttige was het implementeren van een online registratiesysteem.
Online registratiesysteem succes
Y-ME leerde snel over het belang van het gebruik van het internet voor online registratie en heeft sindsdien sterk gepleit voor het gebruik van de technologie voor online registratie en fondsenwerving.
Ze investeerden in een online relatiebeheersysteem dat als hun race-website voor 2003 fungeerde. Dit type systeem dient als een persoonlijke website voor vrijwilligers om gepersonaliseerde oproepen te doen voor donaties en andere betrokkenheid. Het vangt informatie in een enkele database en dient als een hulpmiddel voor het lopen van teamcaptains om hun leden aan te moedigen.
Online deelnemers stegen van 4.000 naar 11.594. Online donaties stegen van 5.000 naar 19.650. Het Y-ME-team geloofde dat het heeft bijgedragen tot het bereiken van een doel van $ 2,35 miljoen, en als een bonus heeft de technologie de administratieve kosten met ongeveer $ 20.000 verlaagd.
Zo'n systeem kan ook dienen als een belangrijk communicatiemiddel dat een organisatie in staat stelt na de racedag zelf betrokkenen te volgen en erbij te betrekken.
Race Dag Tijdlijn
Gemeenschapswandelingen worden meestal 's morgens gepland. Afhankelijk van de complexiteit van bewegwijzering en locatie, kan het instellen van het evenement meestal al een week vóór het evenement beginnen, waarbij de meeste activiteiten een paar dagen voorafgaand aan de wandeling plaatsvinden.
Wanneer Y-ME hun jaarlijkse fondsenwervende evenement zou plannen, zou het team meestal proberen het gebied te beperken waar ze de wandeling hielden, zodat het niet veel tijd kostte om bepaalde operatortaken uit te voeren, zoals het afsluiten van straten. Hun wandeling was over het algemeen niet-competitief, dus het hielp ook dat ze niet hoefden te denken aan de vereisten die nodig zijn voor een competitievere race-omgeving.
Het schema voor de racedag zelf vloeide meestal als volgt:
- Evenementplanning Team arriveert (2,5 uur voor aanvang van de wandeling)
- Vrijwilligers Check-In (2 uur voorafgaand aan de wandeling)
- Sponsor check-in en setup (2 uur voor aanvang van de wandeling)
- Registratie begint (1,5 uur voor aanvang van de wandeling)
- Startlijn instellen (30 minuten voorafgaand aan lopen)
- Openingsceremonie (10 minuten voorafgaand aan de wandeling)
- Race begint
- Main Stage Entertainment begint (1 uur na aanvang van de wandeling)
- Officiële opmerkingen in het hoofdstadium (na afloop van de wandeling na 1,5 uur)
- Programma officieel beëindigd (3 uur na aanvang van de wandeling)
- Gebrek aan gebeurtenis begint (nadat het evenement officieel is geëindigd)
Tips voor het plannen van een communitywandeling of -run
Voor die organisaties die geïnteresseerd zijn in het houden van een gemeenschapswandeling of voor de eerste keer hardlopen, biedt Klug verschillende suggesties om een succesvol evenement te garanderen.
- Begin met warme leads, inclusief goed verbonden vrijwilligers, sponsors of een groot team. Definieer meetbare resultaten.
- Evalueer evenementen van concurrenten in uw stad / locatie om hun best practices en verbeterpunten te identificeren.
- Werk samen met de burgemeester van de stad en parkdistricten om de vereiste vergunningen en uw evenementlogistiek te bespreken: tijd, locatie, aantal deelnemers. Zorg dat je op die vergaderingen bent voorbereid.
- Begrijp uw budget en zorg ervoor dat u uw bedrijfskosten op 25-30% houdt voor een nieuw evenement. Sommige goede doelen streven naar 15-20% van de totale uitgaven.
- Beveilig sponsors om 100% van de bedrijfskosten van uw evenement te absorberen.