Hoe de perfecte Keynote-luidspreker voor uw evenement te selecteren

Het selecteren van de Perfect Keynote-luidspreker gaat over Voorbereiding

Een van de belangrijkste entertainmentelementen voor een evenement is het selecteren van een geweldige keynote speaker en andere presentatoren voor de agenda. Bij het inhuren van een externe spreker om de rol te vervullen, kunnen evenementplanners direct contact opnemen met een professionele spreker of kunnen ze vertrouwen op de expertise van een sprekersbureau. Of het nu gaat om een ​​interne manager, een marktleider of een professionele spreker, een succesvol programma zal sprekers vroeg in het planningsproces identificeren.

Hier is hoe.

Advies van een expert

Diane Goodman, president van The Goodman Speakers Bureau, Inc. in Windsor, CT, is een erkend marktleider in het leveren van professionele en nationaal erkende sprekers en entertainers voor bedrijfs- en organisatie-evenementen. Zij is de deskundige auteur achter Survive The Search: How To Target & Choose The Best Professional Speaker, een 12-pagina's primer voor meeting- en eventplanners.

Goodman heeft de gids gestructureerd als een checklist met nuttige tips en vragen die beginnende en ervaren vergaderingplanners intern zouden moeten bespreken voordat ze een huuraccepterschap sluiten of een spreker selecteren.

Wat u moet doen voordat u een Keynote-luidspreker selecteert

Eerst en vooral, zoals bij elk evenement, is vooraf plannen altijd nuttig, en soms kritisch, om de beste spreker voor uw evenement te landen. Het is veel gemakkelijker om de beste luidsprekers te beveiligen door minstens zes tot twaalf maanden voorafgaand aan het evenement te plannen.

Sterker nog, de norm voor het boeken van een professionele of bekende spreker was vroeger een jaar. Dit is natuurlijk niet altijd redelijk of realistisch en vandaag is bekend dat reserveringen slechts een paar maanden van tevoren zijn gemaakt. Maar als je het kunt helpen, laat jezelf dan niet in paniek raken tijdens de crisis. Je zult jezelf later bedanken.

Dus om voldoende voorbereid te zijn om met de keynote speaker te kunnen zoeken, adviseert Goodman de volgende stappen bij elke initiële interne checklist voor elk evenement en vergaderingplanner:

1. Bepaal vergaderlogistiek / -planning
2. Begrijp het publiek
3. Leg het doel van de vergadering vast
4. Bepaal de verwachtingen van de spreker
5. Benchmark succes

Pas als deze taken zijn doordacht (en misschien andere specifiek voor uw evenement of vergadering), moet u beginnen met de keynote speaker-zoekopdracht. Een keynote speaker kan verschillende rollen spelen voor een conferentie of vergadering. Heeft uw vergadering een zakelijke spreker nodig of zou uw publiek beter kunnen worden bediend door een inspirerende of motiverende spreker? Het doornemen van deze checklist biedt niet alleen een beter raamwerk voor het uitvoeren van uw zoektocht naar luidsprekers, maar het bespaart u ook tijd aan de back-end om intern goedkeuring te krijgen voor uw eerste luidsprekerkeuze.

Wat te doen tijdens het Keynote-luidspreker zoeken

Als je eenmaal de conceptuele richting van de vergadering kent, zul je een betere ervaring hebben om een ​​geschikte keynote speaker te vinden. Waar de meeste planners van evenementen vastlopen, zit niet in het zoek- en selectieproces zelf, maar eerder in de onderhandelingen over keynote speaker fees.

Professionele keynote-sprekers met een gepubliceerd boek kunnen bedrijven van meer dan $ 10.000 tot $ 20.000 uitvoeren, exclusief reiskosten voor een evenement. Een bestsellerauteur in de New York Times kan daarentegen wel $ 40.000 per spreekbeurten verzamelen. Hoewel deze cijfers buitengewoon hoog kunnen aanvoelen voor eventplanners die nieuw zijn in de keynote speaker-ruimte, moet u de tarieven relatief benaderen. Hoe verhoudt het honorarium van de spreker zich tot de kosten van het verzorgde ochtendontbijt of het verwachte aantal mensen op de vergadering?

Het komt neer op

Omdat evenementplanners dienen als het interne en externe gezicht van de zakelijke bijeenkomst, zal een dergelijke gestructureerde aanpak van sprekersselectie helpen om de benodigde interne goedkeuringen voor een budget te verkrijgen en om een ​​programma verder te ontwikkelen.

Bij het plannen van een vergadering treedt meestal een van de twee scenario's op: de zakelijke vergaderdatum is zonder inhoud goedgekeurd of de zakelijke vergaderdatum is niet goedgekeurd zonder bevestigde inhoud.

De benadering van Goodman beveelt aan dat evenementplanners een grondig begrip hebben van de vergadering, wie er aanwezig zal zijn, welke berichten worden gecommuniceerd, welk type spreker nodig is en wat in het verleden heeft gewerkt.

Deze stappen, in combinatie met enige planningsflexibiliteit en planning vooraf, resulteren in een succesvol programma.