Zelfs in een groeiende economie worden reiskosten vaak te hoog geacht voor dit soort evenementen en veel professionals kiezen er gewoon voor om zonder te gaan.
Ondanks de verschuiving zien de meeste bedrijven en organisaties nog steeds de belangrijke impact van vergaderingen. In de huidige economie kan het organiseren van succesvolle vergaderingen een focus betekenen op het houden van lokale en gecentraliseerde vergaderingen die lagere reiskosten opleveren, maar wat nog belangrijker is, het betekent gebruik te maken van deze tien tips om vergaderbezoek te verhogen.
Herinneringen oproepen
Nadat de eerste uitnodigingen zijn verzonden, moet u herinneringen maken en telefoongesprekken opvolgen voor zoveel mogelijk genodigden en een persoonlijke uitnodiging doorgeven en aanbevelen dat ze het evenement bijwonen. Historisch gezien verhoogt telefonische follow-up de aanwezigheid van zakelijke bijeenkomsten dramatisch. Zorg ervoor dat u praat over het aanstaande evenement op andere zakelijke evenementen. Mond-tot-mondreclame kan nog steeds een geweldige manier zijn om een buzz te creëren, wat ons naar de volgende tip brengt.
Vertel het verder
Verspreid het nieuws over uw evenement overal en altijd, inclusief lokale publicaties, nationale publicaties, ledenpublicaties, vakpublicaties, persoonlijke nieuwsbrieven en andere beschikbare communicatiemiddelen.
Zorg ervoor dat u nadenkt over welke hulpmiddelen uw doelgroep bereiken.
Promoot online (bedrijfswebsite, sociale media en e-mail)
Plaats de details van het evenement op uw bedrijfswebsite. Promoot het evenement op uw blog en maandelijkse e-nieuwsbrief. Plaats evenementdetails op sociale media waar uw doelgroep actief is zoals LinkedIn , Facebook en Twitter.
Moedig leden van uw organisatie aan hetzelfde te doen. Vraag hen om de evenementkoppeling te delen met hun connecties, vrienden en volgers. Als u deelneemt aan relevante online community's, zoals de bedrijfsfora, promoot u uw evenement binnen die communities.
Neem overal uitnodigingen op
Een andere manier om potentiële gasten te bereiken, is door uitnodigingen te sluizen om mee te doen aan je evenementen in al je manieren van zakelijke communicatie. Voeg een regel toe aan uw e-mailhandtekening met een link naar uw aangepaste evenementwebsite of uitnodiging. Als u voicemail of een online wachtbericht hebt, moet u uw aankomende evenementinformatie opnemen in uw opgenomen bericht.
Gebruik uw sociale netwerk en hun netwerk
Bij sociaal netwerken gaat het om het laten groeien van de groep mensen die u als vrienden, klanten, zakelijke partners en professionele kennissen beschouwt. Het verkrijgen van de opkomst waarnaar u op zoek bent, is gemakkelijker wanneer uw deelnemers worden aangemoedigd om een gast- of zakelijke relatie aan te gaan. En ga er niet vanuit dat mensen in uw eigen netwerk al over het evenement weten. Het doet nooit pijn om contact te maken en hen eraan te herinneren.
Een gastspreker opnemen Wie is een gelijkspel
De doel-, onderwerp-, thema- en gastsprekers van de vergadering moeten relevant, fris en leuk zijn.
Een succesvolle manier om de deelname aan zakelijke evenementen te vergroten, is door populaire gastsprekers aan te bieden, vooral als ze in dezelfde bedrijfstak of aanverwante bedrijfstakken werken. Je moet ook overwegen een emcee te hebben die interactief en onderhoudend zal zijn.
Kies een locatie voor een goed evenement
Kies een nieuw evenement en een interessante evenementlocatie. Of de grote aantrekkingskracht nu de uitverkoren stad of de locatie zelf is, mensen zullen eerder een evenement bijwonen dat geschikt is en een gelegenheid biedt om van een geweldige sfeer te genieten. Zorg ervoor dat het evenement op een gunstige locatie voor uw deelnemers ligt en overweeg andere voorzieningen zoals parkeren of openbaar vervoer naar de locatie.
Wees creatief
Het doel is om een evenement uniek te maken. Bied nieuwe activiteiten aan; gebruik een nieuw interactief formaat tijdens de presentatie; doe een poging om origineel te zijn.
Wees alert op je agenda. Gebruik de traditionele weggeefacties niet aan het einde wanneer deelnemers klaar zijn om te vertrekken. Overweeg een sessie over innovatie toe te voegen waarbij deelnemers worden betrokken bij de planning van uw volgende conferentie / evenement. Een sessie die leuk en informatief is, zal een positieve invloed hebben op het bijwonen van toekomstige evenementen. Doe een brainstormsessie en neem de ideeën mee naar uw planningcommissie voor het evenement van volgend jaar.
Feedback enquêtes verzenden
Of u nu een brainstormsessie invoert of niet, maximaliseer uw toekomstige succes door feedback-enquêtes te sturen na het evenement. Vraag altijd naar toekomstige onderwerpsuggesties en zelfs opbouwende kritiek als u deze feedback krijgt, is zeer nuttig voor het plannen van toekomstige vergaderingen en evenementen.
Sommige mensen geven bijvoorbeeld de voorkeur aan seminars in de ochtend en anderen geven de voorkeur aan programma's in de middag. Sommigen houden van dinsdagen en anderen zoals donderdagen. Zoek in uw feedbackonderzoek uit wat uw deelnemers leuk vinden en graag hadden gezien op het evenement. Follow-up is de sleutel tot uw marketing succes.
Luister en lever
Het is altijd belangrijk om naar de behoeften van uw deelnemers en aanwezigen te luisteren, maar als u om feedback vraagt, moet u laten zien dat u luistert. Zoals het oude gezegde luidt, hebben we twee oren en één mond, dus we moeten twee keer zoveel luisteren als we spreken. Houd er altijd rekening mee dat de aanwezigheid op uw evenement kan worden gerelateerd aan de kwaliteit van eerdere evenementen die u hebt gehost. Bouw een reputatie op door naar de behoeften en wensen van uw gasten te luisteren en aan die beloften te voldoen.