Verzonden vanaf het bureau van (naam invullen)
Van tijd tot tijd krijg ik een e-mail van een advocaat die een e-mail stuurt in de naam van zijn bureau. Hier zijn een paar problemen met die benadering van e-mail.
Ten eerste geeft de index van de Postvak IN van de meeste e-mailsystemen niet zo lang een naam weer. De meeste mensen zullen slechts een gedeelte van "van de tafel van" en misschien een paar letters van de voornaam van de persoon zien. Wat nog belangrijker is, het lijkt dom en een beetje pretentieus. Een bureau verstuurt geen e-mails. Als een advocaat een e-mail gaat verzenden, moet deze in zijn of haar naam staan.
Fancy Effects
Sommige advocaten houden ervan creatief te zijn met het verschijnen van hun e-mails. Onlangs zag ik het kenmerkende blok van een advocaat en even dacht ik dat ik gezichtsproblemen had. Blijkt dat de wazige letters opzettelijk waren. Speciale effecten kunnen er leuk uitzien, maar alles wat de woorden moeilijk leesbaar maakt, is een slecht idee. Vooral als het moeilijk te lezen is de naam en het e-mailadres van de advocaat.
Nog erger dan de speciale effecten op de brieven is wanneer advocaten hun e-mails volproppen met illustraties of fraaie grafische afbeeldingen. Hierdoor wordt het bericht langzamer om te downloaden, trager te openen en meer moeite om te lezen.
Het doel van een e-mail is om informatie te communiceren, geen artistieke vaardigheden. Hou het simpel.
Geen handtekeningblok
Het is niet zo moeilijk om een automatisch handtekeningblok in de meeste e-mailsystemen in te stellen. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn en de meningen verschillen over de hoeveelheid informatie die moet worden opgenomen in een handtekeningblok. Sommige advocaten zetten hun e-mail voetteksten in mini-commercials die uitgaan in elke e-mail, terwijl anderen een zeer minimalistische benadering hanteren met alleen hun naam en e-mailadres of telefoonnummer.
De meesten plaatsen een soort privacykennisgeving of juridische disclaimer onderaan het voettekst. Dit zijn allemaal acceptabele gebruiken van een blok met e-mailhandtekeningen. Wat niet aanvaardbaar is, is om e-mails te versturen die de afzender niet identificeren. De ontvanger van een e-mail moet niet raden wie de e-mail heeft verzonden. Advocaten moeten zich duidelijk identificeren in elke communicatie die ze versturen en als de advocaat slim is, zal de e-mail ook een privacyverklaring bevatten.
E-mails schrijven terwijl ze boos zijn
Een van de voordelen van het oude systeem voor het verzenden van brieven naar mensen was dat er een ingebouwde "afkoelperiode" was tussen het moment waarop een brief zou worden geschreven en wanneer deze daadwerkelijk naar de ontvanger zou gaan. Als de advocaat de brief zelf heeft getypt, is het nog steeds waarschijnlijk dat hij een aantal uren op een tafel zit voordat hij naar het postkantoor gaat. Als het was gedicteerd, zou de advocaat tegen de tijd dat de secretaresse klaar was met het intypen, misschien wel overgekomen zijn wat hem in de eerste plaats zo boos maakte.
Die bescherming bestaat niet in e-mail. Met een e-mail kan de advocaat binnen enkele seconden na wat de woede heeft veroorzaakt een boze berichtenservice afvuren. 99,99% van de tijd is dit een slecht idee. Niemand denkt het duidelijkst wanneer hij wordt aangedreven door woede. Ga iets anders doen en kom later terug naar de aanstootgevende kwestie wanneer een deel van de woede is verdwenen.
Het kan het verschil maken tussen het behouden of verliezen van klanten, vrienden en geld.
Geen tijdige reacties maken
Sommige advocaten vinden dat de oude "5-daagse regel" voor het reageren op zakelijke correspondentie ook van toepassing is op e-mail. Dat doet het niet. Hoe ongemakkelijk het ook is, de realiteit is dat mensen snellere reacties op een e-mail verwachten dan bij een brief die via de e-mail wordt verzonden. Als een cliënt of een andere advocaat een e-mail verzendt, probeer dan zo mogelijk binnen 24 uur te antwoorden. Als het een gecompliceerde zaak is die op dit moment niet de juiste aandacht kan krijgen, stuur dan in elk geval een bevestiging en laat de persoon weten wanneer hij een reactie kan verwachten. De meeste klanten zullen een vriendelijke boodschap waarderen die zegt dat de e-mail is ontvangen en in de nabije toekomst zal worden beantwoord. In het aangezicht van stilte, wordt de cliënt overgelaten om te speculeren over de vraag of de advocaat zelfs de e-mail heeft ontvangen, of een reactie onderweg is of dat de zorgen van de klant eenvoudig genegeerd worden.
Verkeerde ontvanger in het veld Aan
Een van de geweldige dingen over de automatisch aanvullen-functie op e-mailsystemen is dat het advocaten toestaat sneller de e-mailadressen van hun klanten of collega's te vinden. Een van de risico's van de auto-complete functie is dat een niet-zorgvuldige advocaat de e-mail naar de verkeerde persoon kan sturen. In sommige gevallen kan dit niet meer dan een kleine schaamte zijn, maar in sommige gevallen kan dit leiden tot professionele nalatigheid. Stuur geen vertrouwelijke communicatie met klanten per e-mail naar een andere vertrouwenspersoon of zelfs naar een andere klant.
Gebruik de optie "Allen beantwoorden".
Tegenstander stuurt u een e-mail met een voorstel of beweert zijn standpunt over een kwestie. U stuurt de e-mail door naar de andere advocaten in uw bedrijf die betrokken zijn bij de zaak om deze te bespreken. Al snel wordt de knop "Allen beantwoorden" royaal gebruikt, waarbij niemand merkt dat tegengestelde raad wordt gekopieerd naar de interne discussie binnen uw bedrijf. Het gebeurt. Als u een e-mail ter bespreking wilt doorsturen, verwijdert u de gegevens van de afzender voordat u deze doorstuurt. En wanneer u die optie Allen beantwoorden gebruikt, controleert u elk e-mailadres in de lijst met ontvangers voordat u op Verzenden drukt.
8. Slordige onderwerpregels. Vergeet niet dat iets dat in een e-mail naar een andere advocaat wordt gestuurd, kan worden doorgestuurd naar iemand anders. Denk twee keer na voordat je onderwerpregels gebruikt, zoals 'mijn idiote klant' of 'domme rechter's bestelling'. Je weet nooit waar een kopie van die e-mail terecht kan komen. Laat ook de onderwerpregels niet leeg, want dan kan een andere advocaat niet merken dat er een e-mail over uw zaak is. Een eenvoudige onderwerpregel van "Parkerson-zaak" of "door Smith voorgestelde overeenkomst" of welke titel dan ook relevant is voor de inhoud van de e-mail, werkt het beste.
En hoewel "idiote client" de meest nauwkeurige beschrijving van de inhoud van de e-mail is, is het een slechte keuze voor de onderwerpregel.
9. Let op je toon - en lees andermans teksten niet verkeerd. Wanneer mensen van aangezicht tot aangezicht met elkaar spreken, maken gezichtsaanwijzingen en stemgeluiden de intentie van een persoon duidelijk. Bij telefoontjes is de stem van een persoon meestal voldoende om te kunnen zien wanneer iemand sarcastisch, grappig of serieus is. Maar in e-mail is het gevaarlijk eenvoudig om de intentie van een persoon volledig verkeerd te lezen. Talrijke vriendschappen zijn beschadigd door het feit dat één persoon de intentie van een andere persoon in verklaringen in een e-mail verkeerd interpreteerde. En met advocaten die zo gewend zijn om al met elkaar ruzie te maken, is het gemakkelijk voor een advocaat om snel te veronderstellen dat de andere persoon vijandig of grof is.
Zoals besproken bij 'e-mail schrijven terwijl je boos bent', moet je een paar minuten wachten voordat je een reactie ontvangt op de e-mail van die eikel.
Na een uur verstreken, kun je je realiseren dat je het helemaal verkeerd hebt gelezen. Reageer niet op haarverklaringen in e-mails en vuurt geen reactie af totdat je bedenkt of het mogelijk is dat de afzender een andere bedoeling had dan aanvankelijk leek. Als het lijkt alsof een verklaring op meer dan één manier kan worden gelezen en een van die manieren niet aanstootgevend is, probeer dan de afzender het voordeel van de twijfel te geven voordat je zijn hoofd afsnijdt met een dodelijke e-mailmelding.
Zijn er andere e-mailfouten van de advocaat die de Top 10-lijst hadden moeten maken? Vertel ons hierover in het Forum.