01 - Is Evernote de juiste tool voor CRM?
Laten we beginnen met het feit dat Evernote niet is gemaakt voor prospect of contactbeheer en de Evernote-mensen proberen het niet voor deze taken op de markt te brengen. Het is niet ontworpen of op de markt gebracht als een CRM, Customer Relationship Management-oplossing . Zodra u echter een groot deel van uw taken voor het verzamelen en beheren van zakelijke informatie in Evernote begint te verplaatsen, is het een natuurlijke volgende stap om het te gebruiken voor het beheren van onroerend goed, contacten en klanten.
Omdat het geen database is die voor deze taken is ontworpen, moet de gebruiker zich aan enkele beperkingen aanpassen en moet u een realistische kijk krijgen op wat u verwacht van een tool om klantinformatie te beheren. Het eerste waar we het over eens moeten zijn, is dat CRM, Customer Relationship Management , alles draait om het vastleggen van informatie over onze contacten en klanten, het vastleggen van onze interacties met hen en het gemakkelijk toegang krijgen tot die informatie voor marketing en klantenservice.
02 - Wat ik wil van Evernote en CRM
De minimalistische CRM-aanpak voor onroerend goed
Ik neem een minimalistische benadering van CRM voor onroerend goed. Ik wil niet veel van mijn tijd besteden aan het vastleggen van elk beetje informatie over mijn contacten dat ze willen delen. Ik doe geen verjaardagsgroeten, ik hoef geen gelijke tred te houden met de namen en cijfers van kinderen op school, en het maakt mij ook niet uit wat voor soort auto ze rijden of waar hun favoriete restaurants zijn. Als je dat doet, zeg ik niet dat Evernote niet zal werken, omdat het dat wel zal doen. Maar ik denk gewoon dat de tijd en moeite die het kost om deze informatie vast te leggen en op te slaan veel beklemmender is dan de waarde die ik ontvang en de indruk die ik maak bij mensen met een e-mailwens voor een verjaardag.
Wat ik wil van een CRM-tool
Er is natuurlijk een zekere hoeveelheid persoonlijke informatie die we moeten bijhouden om te communiceren met onze klanten en klanten, en om een uitstekende klantenservice te bieden, waaronder:
- Alle namen van beslissers
- Adressen, thuis en werk
- Telefoonnummers, thuis, werk, mobiel
- Type contact / prospect; koper, verkoper, verkoper, aannemer, titelbedrijf, taxateur, inspecteur, etc.
- Voor kopers informatie over wat ze willen
- Voor verkopers, informatie over hun eigendom
- Record van e-mails en telefoongesprekken
- Voeg documenten bij die relevant zijn voor contact / transactie
- Verwijzingen die ze ons sturen voor bedankje
Mogelijk hebt u meer informatieitems en dat is prima, maar dit is mijn minimumvereiste. Dus, waarom zelfs moeite doen met Evernote wanneer er CRM-oplossingen zijn die specifiek voor deze taak zijn ontworpen? Voor mij is het eenvoudigweg het feit dat ik bijna elk aspect van mijn bedrijfsbeheer heb samengebracht in Evernote, dus waarom zou ik dit een aparte tool maken? Ik gebruik al tools van Evernote en externe partijen om documenten, interacties met klanten, foto's en nog veel meer vast te leggen, dus het is gewoon een natuurlijke uitbreiding om geen informatie op meer dan één plaats te hebben.
03 - Bedrijfscontacten Basisinformatie-invoer
Ik heb al over KustomNote geschreven en dat is wat ik gebruik om CRM in een handomdraai te maken met Evernote. De afbeelding toont een deel van het invoergebied voor een nieuw zakelijk contact in mijn formulier. U kunt zien dat ik een apart formulier voor zakelijke contacten met typen heb gemaakt. Het wordt niet gebruikt voor prospects en klanten, maar ik zal je dat volgende laten zien. Ik wil enigszins andere informatie voor de twee verschillende contacttypen, en het is efficiënter om verschillende invoerformulieren te hebben in plaats van één die veel langer is.
Ontwerp uw formulier op elke gewenste manier, maar u kunt in de afbeelding zien dat de mijn de basiscontactinformatie krijgt voor naam, adres, bedrijf, telefoons, e-mails en het type contact; taxateur, titelbedrijf, inspecteur, etc. Om uw geheugen op KustomNote op te frissen, maakt het na het indienen van het formulier de notitie automatisch in Evernote.
04 - Formulier voor prospect / klant / klantinformatie
Dit is een formulier (zie afbeelding) voor hetzelfde type basisinformatie, maar in dit geval voor iemand met wie we hopen een transactie met een koper of verkoper te doen. In dit formulier heb ik velden voor prospect / klanttype, zoals koper, verkoper, belegger, etc. Dit is de basisinformatie die van toepassing zou zijn op elke prospect, klant of klant.
05 - Evernote Deze formulieren opnieuw sorteren en vinden
Onthoud dat wanneer notities in Evernote worden weergegeven, of we nu naar de inhoud van een notitieblok, alle notities of de resultaten van een zoekopdracht kijken, we de notities weergeven met de nieuwste bovenaan in de tijd. Nu hebben we een dilemma, omdat de belangrijkste en meest gebruikte informatie in deze CRM-informatiepost is, die de allereerste of bijna de eerste opmerking is die we voor elk contact indienen. Dit betekent dat het onder aan de notitielijst zou verschijnen.
Wat ik met KustomNote doe, is een voorvoegsel voor elke titel van een notitie, zodat ik deze specifieke notitie alleen of bovenaan een korte lijst kan weergeven. Door voorvoegsels te gebruiken met KustomNote kan ik beperkte resultaten weergeven die aan mijn specifieke informatiebehoeften voldoen. Tags zouden ook werken, en u kunt ze instellen in KustomNote, maar het vereist meer typen om uw zoekresultaten te verfijnen.
Nu, terwijl ik allerlei nieuwe info, notities, bijlagen bij documenten, e-mails en gespreksverslagen toevoeg, zullen ze er bovenop liggen, maar ik kan de basisinformatie altijd eenvoudig omhoog trekken. Alles zal altijd de sleutel zijn tot de naam (namen) van het contact. Dit is de manier waarop het zou moeten zijn, omdat je altijd het nieuwste spul bovenop wilt zien wanneer je een zoekopdracht naar een contactpersoon doet. We zullen dit voorvoegsel ook voor andere vormen gebruiken, zoals we zullen zien in deel 2 van de deelseries Prospect and Contact Management 3.