De voor- en nadelen van het verminderen van betaalde stafposities
Het gebruik van vrijwilligers om taken uit te voeren of banen die anders door betaald personeel zouden worden gedaan (vaak jobvervanging genoemd), zou slechts deel mogen uitmaken van een algemene strategie om de kosten te verlagen tijdens moeilijke tijden. Hier zijn enkele tips om het goed te doen:
Leg niemand weg met de bedoeling een vrijwilliger te vervangen door betaald personeel. Zulke actie moet andere betaalde medewerkers doen vrezen voor hun posities en zich verzetten tegen en weerstaan aan het werken met vrijwilligers, uit vrees dat ze hun baan zullen aannemen. Wanneer er natuurlijk verloop of een algemene reorganisatie is, maak dan van de gelegenheid gebruik om opnieuw na te denken over hoe uw organisatie is opgezet en hoe u uw taken kunt aanpassen zodat sommige taken door vrijwilligers kunnen worden uitgevoerd.
U hebt bijvoorbeeld uw receptionist zojuist gepromoveerd tot een functie als administratief assistent bij de ontwikkelingsdirecteur. Dit laat de receptioniste werk open. Kan die positie worden ingevuld door vrijwilligers ? De ene organisatie die ik bezocht, beperkt de openingstijden voor het publiek tot vijf per dag (10.00 - 15.00 uur) en gebruikt vrijwilligers voor de receptie. Er is elke dag een andere vrijwilliger. Die vrijwilliger beantwoordt de telefoon, begroet bezoekers en voert een assortiment van goed gedefinieerde en gedocumenteerde administratieve taken uit.
Aan het eind van de dag gebruikt de vrijwilliger een formulier om de belangrijke dingen die zich die dag hebben voorgedaan samen te vatten en eventuele problemen die mogelijk moeten worden opgelost door de vrijwilliger van de volgende dag.
Deze organisatie heeft de meeste bugs uitgewerkt en de vrijwilligers zijn gelukkig en loyaal. Er zijn nu genoeg opgeleide vrijwilligers om een paar extra vrijwilligers op kantoor te hebben die voor andere kantoortaken zorgen en de organisatie nog meer helpen.
Gebruik niet alleen vrijwilligers voor de meest routineuze taken
Veel vrijwilligers doen graag administratief werk of krijgen mailings de deur uit of doen boodschappen, maar als er een taak is die uw personeel graag zou willen doen, maar er is geen tijd, denk dan eens aan het gebruik van een vrijwilliger. Een vrijwilliger kan een vrijwilligerscoördinator zijn, kan helpen bij het schrijven van beurzen of onderzoeksbeurzen, kan verantwoordelijk zijn voor een nieuwsbrief, kan andere vrijwilligers trainen of zelfs het personeel, speciale evenementen plannen of uitvoeren, of een heleboel andere dingen. Denk creatief na en zoek naar vrijwilligers met speciale talenten of ervaring.
Overweeg het vinden en gebruiken van "geschoolde" vrijwilligers
Ervaren vrijwilligers zijn meestal specialisten op die gebieden die een non-profitorganisatie niet is, zoals financiën, human resources of marketing. Het zijn vaak werknemers bij bedrijven, onderdeel van het programma voor maatschappelijk verantwoord ondernemen van hun werkgever. Ze krijgen tijd van hun bedrijven om tijd te besteden aan het werken met non-profitorganisaties. Tijdens deze recessie zijn er ook geschoolde vrijwilligers tussen banen in die misschien erg geïnteresseerd zijn in het scherp houden van hun vaardigheden en het toevoegen aan hun cv's.
Ervaren vrijwilligers kunnen het personeel niet vervangen, maar ze kunnen dure outsourcing en externe consultants vervangen.
Ze kunnen u helpen reorganiseren, een organisatie-audit uitvoeren, die gegevens ontwikkelen die nodig zijn om het bestuur te helpen bij het nemen van organisatorische beslissingen, manieren vinden om geld te besparen op essentiële diensten of personeel helpen zich te concentreren op wat het belangrijkst is in hun werk.
Onderzoek heeft aangetoond dat non-profitorganisaties niet zo vaak als nodig geschoolde vrijwilligers (ook pro bono werk genoemd) gebruiken. Vraag uw lokale bedrijfsfederaties of ze een bekwaam vrijwilligersprogramma hebben, of vraag een pro deo-subsidie aan via de Taproot Foundation.
De Corporation for National & Community Service heeft een toolkit waarmee non-profitorganisaties zich kunnen voorbereiden op het gebruik van op vaardigheden gebaseerde vrijwilligers. Je kunt ook je openstaande vacatures voor vrijwilligers boeken met professionele vaardigheden bij Catchafire, een online matchingservice.
Verdraag geen kastesysteem in uw kantoor
Ik heb kantoren gezien waar de betaalde managers dagelijks gingen lunchen, meestal samen, terwijl het bedienend personeel en de vrijwilligers eiersaladesandwiches aten in de pauzeruimte, terwijl ze ondertussen het fort ingedrukt hielden totdat de managers terugkeerden.
Wat een manier om administratief personeel en vrijwilligers te laten voelen als tweederangsburgers. Zoek naar manieren om inclusief te zijn en laat iedereen voelen dat ze van vitaal belang zijn voor iets heel belangrijks.
Handel snel wanneer vrijwilligers interesse tonen
Vrijwilligers hebben bij veel organisaties veel kansen. Reageer snel wanneer ze belangstelling tonen voor die van jou, anders gaan ze ergens anders heen. Het is gebruikelijk dat potentiële vrijwilligers slecht beoordeeld worden door non-profitorganisaties. Ofwel de manager van de vrijwilliger is niet te spreken over wat de vrijwilliger zegt over zijn of haar beschikbare hoeveelheid tijd (overweldigd voelen is net zo vaak een reden voor vrijwillige vlucht als zich onderbezet voelen); of de vrijwilliger krijgt een oppervlakkig interview waarin geen vaardigheden en ervaringen aan het licht komen die aanwijzingen kunnen zijn bij het regelen van de vrijwilliger in een lonende situatie.
Houd een open geest over welke soorten banen vrijwilligers kunnen invullen
Ja, je hebt misschien een lijst met basisrollen waar je altijd naar winkelt, maar wanneer je interview andere mogelijkheden onthult, moet je niet gebonden zijn door een precedent en regels. Aarzel niet om een vrijwilligersbaan te creëren die past bij die specifieke persoon, zijn talenten en interesses. U kunt een betaalde medewerker misschien van een bepaalde taak ontheffen en deze naar een vrijwilliger verplaatsen. Dat zou uw betaalde personeel de tijd moeten geven om tijd te besteden aan andere dringende plichten. Het mag echter nooit een betaald personeelslid blootstellen aan mogelijk baanverlies.
Waar het uiteindelijk om gaat, is dat niemand er baat bij heeft om kosten te besparen door opzettelijk personeel te snijden en te vervangen door vrijwilligers, maar er kunnen creatieve manieren zijn om vrijwilligers in staat te stellen sommige rollen te vervullen als je het verstandig doet.