Bijvoorbeeld, wat als een vrijwilliger een ongeluk krijgt terwijl hij bij u dient? Wat als de vrijwilliger de wet overtreedt of iemand anders pijn doet? Uw organisatie kan aansprakelijk zijn.
Hier zijn vijf manieren om het minder waarschijnlijk te maken dat je problemen tegenkomt met je vrijwilligers.
Sommige hiervan kunnen lastig lijken, maar neem de tijd om ze goed te doen en bescherm zowel uw organisatie als uw vrijwilligers.
Ontwikkel vrijwilligersbeleid en -procedures
Raadpleeg een advocaat of een vrijwilligersspecialist om te controleren of deze voldoende zijn. Beleid moet vrijwillige taken beschrijven en zaken aanpakken zoals discriminatie, intimidatie en ander mogelijk illegaal gedrag.
Door expliciet slecht gedrag te verbieden, kan uw organisatie worden beschermd tegen aansprakelijkheid. Zorg ook voor bescherming van de vrijwilliger tegen misbruik door de organisatie en haar personeel.
Schrijf functiebeschrijvingen voor alle vrijwilligersposities
Wees expliciet over verwachtingen voor de vrijwilliger en wat hij of zij wel en niet kan doen. Bepaal eventuele risico's voor de vrijwilliger en vraag om een ondertekende vrijgave van aansprakelijkheid. Een grondige en beknopte functiebeschrijving kan de organisatie helpen beschermen tegen aansprakelijkheid als de vrijwilliger verder gaat dan wat hij of zij mag doen.
Hier zijn enkele dingen die u in functiebeschrijvingen kunt opnemen:
- het doel van uw non-profitorganisatie
- vereiste training voor deze functie
- de taken die van de vrijwilliger worden verwacht
- de tijd die nodig is om de taak uit te voeren
- de locatie waar de vrijwilliger het werk zal uitvoeren
Vereisen dat elke vrijwilliger een aanvraag invult
Meestal loont het om een applicatie te vereisen .
Soms echter, met groepsprojecten die een "veeoproep" voor vrijwilligers inhouden, kunt u eenvoudig de vrijwilligers een verklaring van afstand laten invullen die de organisatie vrijwaart van aansprakelijkheid.
De complexiteit van de toepassing is afhankelijk van de positie. Als de vrijwilliger met kwetsbare mensen werkt, zoals kinderen of ouderen, moet de lat hoger zijn. Voor mentale taken met weinig risico voor iedereen, zou een kortere toepassing geschikt zijn. Wees voorzichtig met verschillende toepassingen voor verschillende taken. Het heeft geen zin om sommige vrijwilligers met een lange vorm te ontmoedigen als het niet nodig is.
Hier zijn enkele zaken die u in een toepassing kunt opnemen, waar van toepassing:
- Persoonlijke gegevens zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres, contact persoon in geval van ziekte of ongeval, rijbewijs, bewijs van persoonlijke verzekering, etc.
- Kwalificaties, indien nodig voor het werk, zoals speciale vaardigheden of opleidingsniveau.
- Referenties die kunnen getuigen van het goede karakter of de werkethiek van de aanvrager. Verwijzingen kunnen afkomstig zijn van een communitylid, een andere non-profitorganisatie waar de aanvrager zich heeft aangemeld, of een werkgever.
- Schriftelijke toestemming om een achtergrondcontrole uit te voeren, essentieel als de vrijwilligers met kinderen of andere risicopopulaties zullen werken
- Opheffing van de vertrouwelijkheid zodat u de informatie kunt verzamelen die u nodig hebt en deze op gepaste wijze deelt.
Voer een goede screening uit
Wees hier voorzichtig. Screening is vooral belangrijk voor vrijwilligers die in contact kunnen komen met kwetsbare mensen, of die moeten autorijden tijdens hun vrijwilligerswerk of andere gevaarlijke werkzaamheden moeten verrichten.
31 procent van de non-profitorganisaties verricht echter geen vrijwillige screening volgens één onderzoek. Non-profitorganisaties denken vaak dat ze hun vrijwilligers zelf kunnen controleren en nalaten om goede achtergrondcontroles uit te voeren. Maar dat kan de organisatie openlaten voor aansprakelijkheid. Denk aan screening als onderdeel van uw veiligheidsprocedures en risicobeheer.
Screening moet altijd respectvol zijn en de privacy van vrijwilligers zo veel mogelijk beschermen. Ontvang schriftelijke toestemming voor screening voordat u doorgaat.
Scherm ook van tijd tot tijd als voorzorgsmaatregel.
Screening kan zo simpel zijn als een persoonlijk interview, of kan omvatten:
- criminele achtergrondcontroles
- records en licenties genereren
- bevestiging van verzekering
- screening op gezondheidsproblemen of vragen om bewijs van bepaalde vaccinaties
- het verifiëren van inloggegevens, zoals een onderwijscertificaat of beoordelingen van speciale vaardigheden
Zorg voor een uitstekende training en management
Draai nooit een vrijwilliger los zonder een adequate training . Vrijwilligers stellen het op prijs om opgeleid te worden, zodat ze weten wat ze moeten doen en wanneer. Train in groepen of één op één. Ontwikkel geschreven materialen die de vrijwilliger mee kan nemen en train op hun specifieke taken. Wijs de vrijwilliger toe aan een personeelslid voor toezicht.
Training kan zijn:
- de gedragscode van uw organisatie
- hoe te handelen bij het vertegenwoordigen van de organisatie
- hoe misbruik te identificeren en te melden
- hoe de vertrouwelijkheid van de organisatie en de mensen die het dient te handhaven
- wat je specifiek van de vrijwilliger verwacht
- hoe problemen te melden
- wie de leiding heeft en hoe ze te bereiken
Tot slot, wees bereid om een vrijwilliger te ontslaan als ze een van de regels overtreedt, moeilijk in de omgang zijn, onbetrouwbaar zijn of op enigerlei wijze misbruik maken. Ontwikkel een schriftelijke procedure voor personeel als ze een vrijwilliger moeten laten gaan.
Informeer de vrijwilliger altijd waarom je ze laat gaan en documenteer het ontslag op dezelfde manier als bij een betaalde medewerker. Een procedure volgen, deze volgen en de actie opnemen helpt je als de vrijwilliger besluit om een klacht in te dienen bij je topmanagement of op een andere manier probeert terug te komen.
Vergeet niet om beleid te hebben voor uw personeel dat behandelt hoe zij vrijwilligers behandelen. Beschrijf wat intimidatie is en hoe je dit kunt voorkomen. Stel een klachtenprocedure in die vrijwilligers kunnen gebruiken om misbruik te melden.
Vrijwilligers willen goed doen en zijn dankbaar wanneer een organisatie bereid is met hen samen te werken. Ze willen een goed beleid en een goede opleiding en management. Om vrijwilligers rond te houden, is niet alleen dankbaarheid van uw kant vereist, maar ook een georganiseerde aanpak die zowel de vrijwilligers als uw non-profitorganisatie beschermt.
Aanbevolen bronnen:
Vrijwilligers: evenwicht tussen risico en beloning (non-profit Insurance Alliance Group)
Volunteer Screening - van Energize, een centrum van vrijwillige expertise.