Elke vrijwilliger verdient een functieomschrijving
Geen enkele onderneming of non-profitorganisatie zou mensen gaan inhuren voordat ze erachter kwamen wat ze nodig hadden. Ze schrijven gedetailleerde omschrijvingen van functies, omdat ze de blauwdrukken zijn voor het werven, beheren en behouden van werknemers.
Hetzelfde principe is van toepassing op vrijwilligers.
Een ongelooflijk handig hulpmiddel, de functiebeschrijving van de vrijwilliger helpt je vrijwilligerswerk , het beheer van die vrijwilliger en het behouden van hem of haar.
Het stellen van verwachtingen met een taakomschrijving moet functienummer één zijn voor elke vrijwillige manager.
Elke taakomschrijving moet de opdracht uitleggen, plus de vaardigheden, capaciteiten en interesses die nodig zijn om de vrijwilligerstaak met succes uit te voeren.
Duidelijkheid is wat elke vrijwilliger verkiest. Voordat u zelfs vrijwilligers gaat werven, maakt u een lijst met de taken die u hen wilt laten uitvoeren en beschrijft u die posities zo duidelijk mogelijk.
De functieomschrijving van een vrijwilliger is niet veel anders dan die van een medewerker die je op een betaalde medewerker voorbereidt. Ook kunnen duidelijke verwachtingen een groot aantal problemen helpen voorkomen , waaronder juridische problemen .
Wat op te nemen in een beschrijving van een vrijwillige functie
Er zijn veel manieren om de positiebeschrijving te schrijven, maar hier zijn enkele gebieden die het zou moeten omvatten:
- Functietitel
Een beschrijvende titel geeft de vrijwilliger een gevoel van identiteit en helpt gelegerde medewerkers en andere vrijwilligers deze specifieke rol te begrijpen. Blijf weg van beschrijvingen die met betalen te maken hebben. Waarom zou u de receptioniste bijvoorbeeld een "vrijwillige" receptioniste noemen? Je zegt geen "betaalde" receptionist voor een medewerker.
- Werk locatie
Waar zal het individu werken? Kan het werk thuis of op een bepaalde site worden gedaan? Is er openbaar vervoer in de buurt van uw werklocatie, zodat u mensen kunt werven die mogelijk geen persoonlijk vervoer hebben?
- Doel van de positie
Welke invloed heeft het werk van de vrijwilliger op de resultaten , klanten of missie van een project? Vermeld de verwachte impact voor zowel directe als administratieve taken, zodat vrijwilligers begrijpen hoe belangrijk ze zijn voor de organisatie.
- Verantwoordelijkheden en Plichten
Verklaar de specifieke verantwoordelijkheden en verplichtingen van de vrijwilligerspositie. Zeg duidelijk wat wordt verwacht.
- kwalificaties
Het loont om zeer duidelijk en concreet te zijn bij het vermelden van kwalificaties voor een positie als vrijwilliger. Inclusief onderwijs, persoonlijke kenmerken, vaardigheden, vaardigheden en ervaring vereist.
- Toewijding verwacht
Hoeveel tijd verwacht u van de vrijwilliger? Inclusief de duur van de dienst, uren per week en uren per dag. Inclusief speciale vereisten zoals weekendwerk.
- Opleiding
Maak een lijst van welke training de vrijwilliger zal ontvangen . Neem een algemene training op die alle posities vereisen, plus eventuele positiespecifieke training voor deze opdracht.
Vermeld de datum van de beschrijving of de datum waarop deze is bijgewerkt. Vermeld de naam van de vrijwillige supervisor en zijn / haar contactgegevens. Neem informatie op over hoe u meer informatie kunt krijgen en wie u moet bellen als u geïnteresseerd bent.
Voorbeeld van een beschrijving van de functie van vrijwilliger
Functie: Day Chair
Doel: De dagvoorzitter dient als receptionist voor het Charles County Agency on Aging, ter ondersteuning van de missie van het Agency om de oudere bevolking van Charles County te ondersteunen. De dagvoorzitter vertegenwoordigt het agentschap voor leden van het publiek die zijn kantoren bezoeken op maandag, woensdag en vrijdag van 9.00 uur tot 16.00 uur
Locatie: The Day Chair werkt in de openbare receptie van het hoofdkantoor van het bureau op 567 N. Oak St in Tulsa, OK.
Belangrijkste verantwoordelijkheden:
- De dagvoorzitter beantwoordt de telefoon en leidt oproepen.
- Begroet gasten en leidt ze naar andere kantoren of locaties.
- Beantwoordt vragen over het bureau en biedt formulieren aan waar nodig.
- Drukt een lijst af met activiteiten die die dag plaatsvinden op de kantoren en satellietlocaties van het bureau.
- Maakt herinneringen aan andere vrijwilligers die projecten voor de volgende dag hebben toegewezen.
- Opent de e-mail en distribueert deze.
- Voert donaties in die zijn ontvangen per post in de database.
- Proofreads-brochure kopiëren als de tijd het toelaat.
- Hulpmiddelen bij de voorbereiding van bulkmailings.
- Bereidt correspondentie voor als dat nodig is.
- Andere taken als toegewezen.
Rapporteert aan assistent-directeur van Charles County Agency over veroudering
De lengte van de afspraak: de dagvoorzitter dient één dag per week gedurende drie maanden. Na drie maanden kan de dagvoorzitter worden herbenoemd voor een periode van drie maanden, naar goeddunken van de supervisor. Na zes maanden kan de persoon die als dagvoorzitter fungeert, naar een andere functie binnen het bureau rouleren.
Tijdverbintenis: één dag per week (M, W of F) gedurende zes uur (9-12 uur en 1-4 uur), gedurende minimaal drie maanden.
Kwalificaties: basiskennis van computer- en gegevensinvoer. Prettige manier, geduld, probleemoplossend vermogen, betrouwbaarheid.
Ondersteuning: training voor deze functie wordt gegeven. Ook is de assistent-directeur beschikbaar voor vragen en assistentie.
Leeftijdsvereiste: geen
Dresscode: zakelijk casual
Andere categorieën die u mogelijk in een beschrijving van een vrijwilligerspositie wilt opnemen, zijn:
- Certificaten / licenties vereist, zoals reanimatiecertificering of een commerciële rijbewijs.
- Ontwikkelingsmogelijkheden, zoals training en promotie naar andere functies.
- Beveiligingscontroles vereist, zoals controle van misdaadgeschiedenis of vingerafdrukcontrole.
- Voordelen, zoals een servicecertificaat, gratis parkeren of kwijtschelding van studiegeld.
Vrijwillige functieomschrijvingen zijn niet alleen voor het welzijn van de vrijwilliger, maar om ervoor te zorgen dat er ook geen juridische problemen zijn. Vrijwilligers houden van duidelijke verwachtingen, training en consistentie van hun vrijwillige managers.
Het schrijven van goede functiebeschrijvingen is slechts een onderdeel van het beschikbaar maken van vrijwilligerswerk voor uw non-profitorganisatie .