De do's en don'ts van het gebruik van e-mail in het bedrijfsleven
E-mail is zo populair geworden dat mensen het in sommige gevallen vaker gebruiken dan de telefoon. Omdat het geschreven woord zo gemakkelijk verkeerd kan worden begrepen, is het begrijpen van een juiste e-mailetiquette van essentieel belang in de zakelijke omgeving.
Helaas begrijpen veel mensen niet hoe ze e-mail in hun voordeel moeten gebruiken, en de voordelen die het kan hebben voor een bedrijf worden vaak gemist. De volgende regels voor zakelijke e-mailetiquette kunnen uw werknemers helpen e-mails te schrijven die efficiënt en effectief zijn.
01 - Alleen duidelijke en beknopte e-mails verzenden
02 - Gebruik altijd een zinvolle onderwerpregel
Laat nooit de onderwerpregel van een e-mail leeg. Een lege onderwerpregel kan ervoor zorgen dat uw e-mail wordt gemarkeerd als spam en dat deze nooit zijn bestemming bereikt. E-mails met lege onderwerpregels gaan vaak ook over het hoofd, vooral als de beoogde ontvanger op een bepaalde dag veel e-mails ontvangt. Gebruik altijd een onderwerpregel die de inhoud van uw e-mail correct weergeeft. Het helpt uw ontvangers om hun e-mails efficiënter te sorteren en zal een sneller antwoord op uw e-mail stimuleren.
03 - Vermijd extravagante geformatteerde e-mails
Verzend e-mails in professionele formaten. Vermijd veelkleurige lettertypen en afbeeldingen voor achtergronden. Die accouterments kunnen de lezer afleiden of de boodschap moeilijk leesbaar maken. Eventuele achtergrondafbeeldingen die u toevoegt, kunnen de bestandsgrootte van uw e-mail belemmeren. Dit kan ertoe leiden dat ontvangers met trage verbindingen lang wachten op het downloaden van uw bericht. Neen achtergrondafbeeldingen die u toevoegt, kunnen de bestandsgrootte van uw e-mail belemmeren. Dit kan ertoe leiden dat ontvangers met trage verbindingen lang wachten op het downloaden van uw bericht.
Als uw bedrijf erop staat dat u bepaalde e-mailadressen gebruikt om een consistent uiterlijk en gevoel te projecteren, profiteer er dan van. Het bedrijfslogo en de handtekeninglijn kunnen een professioneel beeld projecteren op uw e-mails.
04 - Stuur tijdige antwoorden
Laat mensen niet wachten op tijdige antwoorden op hun e-mail. Reageer snel met een duidelijke, beknopte boodschap. Als u meer tijd nodig heeft om een antwoord te onderzoeken of meer informatie te verzamelen, moet u uw afzender per e-mail vertellen wanneer zij een antwoord kunnen verwachten.
05 - Gebruik Out-of-Office-antwoordhulpprogramma's
Als u niet op kantoor bent en uw e-mail niet kunt lezen, gebruikt u de out-of-office-tool van het e-mailsysteem om automatisch te reageren op iedereen die contact met u probeert op te nemen. Zorg ervoor dat uw automatische antwoord afzenders laat weten wanneer zij een reactie kunnen verwachten.
06 - Do not Cry Wolf met vlaggen met hoge prioriteit
Met de meeste e-mailsystemen kun je een e-mail markeren als 'Hoge prioriteit' of 'Spoed'. Maak dit niet uw standaard e-mailvlag. Gebruik het spaarzaam of uw ontvangers negeren de prioriteitsvlag. Wanneer u eindelijk een echt belangrijke e-mail verzendt, krijgt deze niet de aandacht die hij verdient.
07 - Overweeg of "Allen beantwoorden" noodzakelijk is
Klik niet instinctief op de knop 'Allen beantwoorden' voor elke e-mail met meerdere afzenders of ontvangers. Overweeg het onderwerp en beslis wie uw antwoord moet lezen. Door onnodig iedereen op onnodige wijze te reageren, krijgt u snel een reputatie als 'zakelijke spammer' en kunnen mensen uw e-mails helemaal negeren.
08 - Afzonderlijke zakelijke en persoonlijke e-mailaccounts
Tenzij het een noodgeval is, gebruik nooit uw zakelijke e-mail voor persoonlijke correspondentie. Zelfs als u een eigen bedrijf hebt, is het een goed idee om twee afzonderlijke e-mailaccounts te hebben. Hiermee kunt u uw e-mails prioriteren en ongerelateerde persoonlijke berichten buiten het bedrijfsnetwerk houden.
09 - Gebruik professionele e-mailaccountnamen
Gebruik uw eigen naam als onderdeel van een zakelijk e-mailadres. Bijvoorbeeld james.bucki@example.com of jbucki@example.com. Vermijd bijnamen, handvatten, monikers of obscure referenties. Gebruik bijvoorbeeld niet soccer.mom@example.com of baseball.nut@example.com.
10 - Is e-mail het beste voor deze reactie?
Gebruik e-mail niet als uw enige communicatiemiddel. Niet alle berichten zijn geschikt voor e-mail en er zijn momenten waarop een kort telefoontje of een kort bezoek aan een kantoor een effectievere manier kan zijn om een boodschap over te brengen. Door elkaar te ontmoeten of te praten via de telefoon kan een menselijk element worden geïntroduceerd in interacties, en dat kan het verschil maken wanneer je iets probeert uit te leggen, of je iemand wilt overtuigen om een actie te ondernemen.
11 - Wees gevoelig en toegankelijk
Gebruik nooit e-mail om een relatie of contract te beëindigen. Voer in professionele zakelijke correspondentie altijd een handtekeningregel in die alternatieve manieren biedt om contact met u op te nemen. U kunt bijvoorbeeld uw kantoor-, fax- en mobiele telefoonnummers en uw postadres voor kantoor opnemen.
12 - Vermijd grote bijlagen e-mailen
U weet nooit hoe of waar uw ontvanger toegang tot hun e-mail zal krijgen. Mobiele apparaten kunnen het bestand beginnen te downloaden voordat de gebruiker wordt gevraagd de download te bevestigen. Het kan lang duren en bandbreedte verbruiken waarvoor de ontvanger moet betalen. Houd de gecombineerde grootte van bijlagen onder 50 MB.
Als u een groot bestand moet verzenden, neemt u eerst contact op met de ontvangers en vraagt u hoe ze het bestand willen ontvangen. U gebruikt ook een bestandsoverdrachtsservice om het bestand te verzenden.
13 - Denk na voordat je die e-mail verzendt
Neem ten slotte even de tijd en overweeg wat u hebt geschreven voordat u op de knop "Verzenden" drukt. Is het iets dat niet in een e-mail moet worden verzonden? Is dit van persoonlijke aard en niet geschikt om het e-mailsysteem van het bedrijf te gebruiken? Heb je de e-mail tijdens het schrijven van de e-mail geschreven en passages opgenomen waar je later misschien spijt van zult krijgen? Als dat het geval is, drukt u op de knop "Verwijderen".