Kosten van implementatie van een ERP-systeem
Er zijn veel redenen waarom bedrijven beginnen met het zoeken naar nieuwe Enterprise Resource Planning (ERP) -software. Veel bedrijven ontgroeien hun boekhoudsoftware op instapniveau, zoals QuickBooks of Peachtree. Anderen vinden dat hun bestaande software niet is geïntegreerd met andere software van derde partijen en creëert de behoefte om meer werk te doen. Wat de reden ook is, de eerste vraag die u waarschijnlijk zult stellen bij de aanschaf van een nieuw ERP-systeem is "Hoeveel kost het?"
Total Cost of Ownership: vergeet verborgen kosten niet
De totale eigendomskosten omvatten een verscheidenheid aan kosten, niet alleen de softwarelicentiekosten. Een ERP Panels whitepaper geeft aan dat er vier kosten zijn voor de ERP-implementatie:
- Softwarelicentiekosten
- Onderhoudskosten
- Hardware
- Implementatie services
Andere implementatiespecialisten suggereren echter dat deze kosten veel hoger zijn dan die genoemd in de ERP whitepaper. IQMS, dat al sinds 1989 ERP Software-systemen aanbiedt, noemde talloze andere verborgen kosten in hun ervaring met het uitvoeren van ERP-implementaties die ondernemers zouden moeten overwegen. Volgens IQMS omvatten de totale kosten van ERP- eigendom:
- Verborgen kosten nummer 1: implementatie
- Verborgen kosten Nr. 2: Training
- Verborgen kosten nr. 3: ontwikkeling voor maatwerk
- Verborgen kosten nr. 4: procesherontwerp
- Verborgen kosten nr. 5: onderhoud
- Verborgen kosten nr. 6: upgrades
- Verborgen kosten nr. 7: ondersteuning
IQMS beveelt aan dat u ervoor zorgt dat uw softwareleverancier al deze kosten in zijn voorstel aan u opneemt en dat u een goede schatting van de totale kosten krijgt als ze deze graag op tafel leggen.
Kosten schatten: duimreglement
De totale implementatiekosten zullen nooit bekend zijn voordat u uw project hebt voltooid, omdat het achteraf 20/20 is. Met een dergelijke retrospectieve analyse doet u echter weinig goed bij het evalueren van uw budget dat is voorbereid voordat u de implementatie van uw nieuwe ERP-systeem hebt voltooid.
Hoewel u nooit precies weet wat uw uiteindelijke kosten zullen zijn, kunt u ervoor zorgen dat uw budget op zijn minst redelijk is. Er is geen slechter gevoel in de bedrijfswereld dan een overschrijding van het budget, en veel projecten zijn alleen maar boven het budget omdat ze onder de begroting vallen. Dus zorg ervoor dat je een paar eenvoudige controles uitvoert om te zien dat alle kosten zijn inbegrepen, en dat de gebudgetteerde kosten redelijk lijken.
Dit roept de vraag op van: "Wat zijn redelijke kosten?" Het beste advies is afkomstig van J. Carlton Collins, CPA, die schreef: "De realiteit is dat de kosten van het implementeren van een middensegment tot high-end boekhoudsoftware meestal 1: 1 tot 2: 1 bedragen in vergelijking met de kosten van de software."
Deze eenvoudige vuistregel kan u begeleiden bij uw totale kosten. Mijn ervaring is dat de totale kostenoverschrijdingen meestal veel groter zijn dan die van adequate planning, voorbereiding en testen. Verwacht dat u 20-25% van uw kosten in deze plannings- en voorbereidingsfase zult doorbrengen, en Collins geeft aan dat slechts 10% van de kosten wordt besteed aan het daadwerkelijk implementeren van de software, terwijl het leeuwendeel van de ERP-implementatiekosten trainingskosten zijn.
De Take Away
De afhaalservice hier is dat u moet bedenken dat uw totale kosten van ERP-implementatie alle kosten omvatten en dat deze kostenramingen redelijk zijn als u een juist beeld wilt krijgen van wat u aan uw nieuwe systeem zult uitgeven.
Je moet ook voldoende middelen besteden aan planning, voorbereiding, testen en training, want als je geen geld uitgeeft in deze gebieden, zal je waarschijnlijk uiteindelijk meer uitgeven voor de implementatie van je ERP-systeem.
Referenties
Kosten van ERP-implementatie. "Beyond Software: hoe de kosten van ERP-implementatieservices te begroten". Sherwood.com. Opgezocht op 26 augustus 2013.
Verborgen ERP-uitgaven. " Waarom prijs niet de laatste factor moet zijn bij investering in ERP-productie: de verborgen kosten worden vaak aangetroffen in goedkope ERP-systemen ". Iqms.com. Opgezocht op 26 augustus 2013.
Carlton, JC "Uitvoeringskosten: een discussie over de kosten die gepaard gaan met de implementatie van een boekhoudsysteem of ERP-oplossing". ASA Research. Opgezocht op 26 augustus 2013.