Het uitgeven van deze kaarten aan werknemers betekent dat ze bepaalde transacties namens het bedrijf kunnen doen en dat ze aan het eind van elke maand alle bonnen aan de chief financial manager kunnen indienen. Als bedrijf, in plaats van het uitgeven van contante voorschotten aan elke werknemer, blijken zakelijke creditcards de beste optie omdat u niet betrokken zult zijn bij het gedoe van het uitgeven van contant geld.
Voordat u bedrijfskaarten uitgeeft, moet u echter voorzorgsmaatregelen nemen. Zonder dit te doen, kunnen sommige werknemers bedrijfsfondsen misbruiken . Het risico van ongeautoriseerde aankopen neemt toe wanneer de bedrijfscreditcards in handen zijn en er geen beschermende maatregelen zijn getroffen. Om dit risico te beheersen, helpen de volgende beleidsmaatregelen:
Aan het begin stelt u verwachtingen in
Bij het uitgeven van de kaarten is het raadzaam om alle werknemers in te stellen en te informeren over wat er van hen wordt verwacht als het gaat om kaartgebruik. U moet een beleid opstellen dat de verantwoordelijkheid van de kaarthouder, het soort uitgaven waarop de kaarten moeten worden gebruikt en het soort documenten dat u voor elke uitgave moet indienen, levendig toelichten.
Dit is een van de belangrijkste dingen die elk bedrijf moet doen om te voorkomen dat de kaarthouder de kaart gebruikt. Zonder dit te doen, zal uw bedrijf extra kosten maken die nooit zijn gebudgetteerd, wat op de lange duur de kosten van het runnen van het bedrijf verhoogt.
Zorg dat de kaartregels goed begrepen worden
Zoals we weten, hebben de meeste werknemers niet de leescultuur. Dit betekent dat als u werknemersbedrijfskaarten met een wettelijke kleine lettertjes afdrukt zonder ze door te nemen over hoe of wat wordt verwacht met betrekking tot kaartgebruik, het niet zal helpen, omdat velen van hen de kaart kunnen gebruiken zonder het lezen van de reglement.
Om het bovenstaande scenario te vermijden, is het goed om een vergadering met de werknemers te organiseren en het beleid te volgen. Nadat dit is gedaan, zou het goed voor hen zijn om het begrip van het beleid schriftelijk te erkennen. Dit betekent dat in het geval dat een werknemer ingaat tegen wat het beleid bepaalt, passende maatregelen moeten worden genomen.
Wees enthousiast over uitgaven
Soms zijn de meeste werknemers geneigd om tegen de regels in te gaan en uiteindelijk meer uit te geven dan wat er in het beleid staat beschreven. Met dit in uw achterhoofd is het goed om het gebruik van de zakelijke creditcards goed in de gaten te houden. De chief financial officer moet toezichthouders op elke afdeling informeren dat zij de verantwoordelijkheid krijgen om de werknemers met kaarten in die afdeling te controleren.
Dit zal op een manier het misbruik van kaarten door werknemers tot een minimum beperken. Wanneer een medewerker weet dat iemand de uitgaven voor de kaart controleert, is hij bang om zich te mengen in een van de verboden aankopen die niet in het beleid zijn vermeld.
Zorg voor beschermende maatregelen
Geld is een economische hulpbron en daarom is het erg schaars. Dit betekent dat wanneer een werknemer misbruik maakt van zijn kaartgebruiksrechten, de last onmiddellijk van hem naar het bedrijf wordt overgedragen. Met dit in gedachten is het oké dat u bestedingslimieten op elke kaart legt.
Degenen in leidinggevende posities kunnen hogere limieten krijgen in vergelijking met die in de lagere rangen. Deze maatregel is bedoeld om het risico van ongeautoriseerde transacties te verminderen. De bestedingslimiet moet nooit worden overschreden en moet worden vermeld in het beleid. Als medewerkers de limiet overschrijden, moet het extra bedrag van hun salaris worden afgetrokken plus een boete.
Voer altijd een jaaroverzicht uit
Het creditcardprogramma van het bedrijf moet jaar na jaar worden herzien. Dit komt omdat bepaalde werknemers van de ene afdeling naar de andere zijn verhuisd en omdat elke afdeling een specifieke bestedingslimiet heeft, is het nodig om het programma jaarlijks te evalueren.
Op deze manier kunnen afdelingshoofden nieuwe bestedingslimieten afgeven in overeenstemming met de verantwoordelijkheden van elke medewerker. Als een medewerker op een afdeling werkt die geen zakelijke creditcard meer nodig heeft, kan hij / zij uit het programma worden verwijderd.
Verhoog de efficiëntie door follow-ups te doen
Het is goed voor u om iemand te hebben die geen deel uitmaakt van uw bedrijf of geen kaarthouder om samenvattingen van transacties namens het bedrijf te doen en deze aan het einde van elke maand aan u voor te leggen. Het belangrijkste doel van deze aangewezen persoon is om de namen op te geven van werknemers die niet tijdig uitleg en verklaringen hebben gegeven over hun kaartgebruik.
Op deze manier kunt u eenvoudig bijhouden welke werknemers zich houden aan het kaartbeleid en welke niet. Na een bepaalde periode kun je ervoor kiezen om een zweep te slaan tegen die eeuwige kaarthouders die altijd tegen het beleid ingaan door de kaarten tijdelijk of zelfs permanent van hen af te pakken.
Beoordeel de uitschieters
Vergeet niet dat een door werknemers uitgegeven bedrijfskaart alleen mag worden gebruikt voor bepaalde items die nuttig zijn voor het bedrijf en nooit mogen worden gebruikt bij het kopen van persoonlijke items, tenzij in geval van nood. Het is dus nodig om alle uitgaven die elke werknemer aan het eind van elke maand op de kaart gebruikt te controleren.
Als een of meer werknemers de kaart op persoonlijke items gebruiken, moet er een grondige beoordeling worden uitgevoerd om vast te stellen of het om een noodgeval ging of niet. Als het geen noodgeval was, dan zouden disciplinaire maatregelen tegen de kaarthouder genomen moeten worden. Omgekeerd, als het gevolg was van een noodgeval, moeten de gemaakte kosten van het salaris van de kaarthouder worden afgetrokken zonder dat er disciplinaire maatregelen tegen hen worden genomen.
Verdeel het risico
Uw bedrijfsbeleid moet ervoor zorgen dat de medewerker van de werknemer persoonlijk verantwoordelijk is voor alle tegoeden op de creditcard op eigen risico. Met een dergelijk beleid hoeft het bedrijf alleen geld terug te betalen aan individuele kaarthouders op basis van het aantal goedgekeurde uitgaven.
Dit is wat we 'risicodeling' noemen tussen het bedrijf en de werknemers. Dit is een goede manier om om te gaan met werknemers die hun persoonlijke spullen met de kaart kopen, omdat ze alleen een bedrag krijgen dat alleen overeenkomt met de goedgekeurde uitgaven.