Een voorbeeldbeleid om als gids te gebruiken
Er is ook het risico van diefstal (intellectueel of fysiek), sabotage en zelfs terrorisme. Hoewel elke organisatie iets anders nodig heeft (een Fortune 50 HQ-kantoor ervaart veel meer bezoekers dan een kleine elektronicafabriek) omvat het onderstaande voorbeeld de belangrijkste punten.
Bezoekersbeleid wordt ontwikkeld door de HR-afdeling en de meeste HR-professionals hebben een beleid of weten hoe ze dit moeten schrijven. Zo niet, dan kunnen ze er een krijgen van een professionele organisatie zoals SHRM (Society of Human Resource Management).
Een casus
Zipline International (een fictief bedrijf) is succesvol omdat ze getalenteerde professionals inhuren en toonaangevende producten in hun branche produceren. Omdat niet-geautoriseerde bezoekers intellectueel eigendom kunnen stelen, gewond kunnen raken in gevaarlijke productiegebieden of schade aan werknemers kunnen toebrengen, heeft Zipline een strikt bezoekersbeleid ingevoerd. Het beleid gaat ver om handelsgeheimen te beschermen en bezoekers en werknemers te beschermen.
Inchecken en uitchecken
Alle bezoekers moeten zijn geregistreerd in het bezoekersbeheersoftwaresysteem dat wordt beheerd door de receptioniste aan de voorzijde. Het systeem registreert de naam en de bedrijfsrelatie van elke bezoeker, evenals het doel en de duur van hun bezoek.
Bezoekersbadge
Bij het inchecken laat elke bezoeker zijn foto maken en krijgt hij een foto-ID-badge. Samen met hun foto geeft de badge de naam van de bezoeker en de duur van zijn bezoek weer. De badge van de bezoeker moet te allen tijde worden gedragen.
Bezoekers moeten te allen tijde begeleid worden door een sponsormedewerker
Alle bezoekers moeten worden begeleid door de werknemer (s) die zij bezoeken voor de duur van hun verblijf.
Deze vereiste is niet van toepassing op bezoekers van filialen van Zipline. Er kunnen speciale regelingen worden getroffen om aannemers die zijn ingehuurd voor langdurige opdrachten te huisvesten, maar deze afspraken moeten worden opgelost met de beveiligingsdirecteur.
foto's
Er mogen geen foto's worden genomen zonder voorafgaande toestemming van de juridische afdeling of de veiligheidsdirecteur. Bovendien mag fotografie die is toegestaan niet worden gepubliceerd zonder voorafgaande toestemming van de marketingdirecteur.
Non-Disclosure
Alle bezoekers moeten een NDA (non-disclosure agreement) ondertekenen bij het inchecken.
Gastnetwerktoegang
Bezoekers die internettoegang nodig hebben, zijn voorzien van een gebruikersnaam en een wachtwoord voor het draadloze netwerk van Zipline. Een gast mag nooit toegang krijgen tot het bedrijfsintranetprogramma met zijn laptop of een ander mobiel apparaat.
De rol van de vloer Marshall
Elke werknemer die een bezoeker zonder een badge opmerkt, moet deze onmiddellijk onder de aandacht van de aangewezen floor marshall brengen voor zijn gebied. De floormarshall heeft eerstelijnsverantwoordelijkheid voor het afdwingen van het bezoekersbeleid. In het geval van een noodevacuatie, drukt de receptiedeskundige een lijst af van alle bezoekers en bezorgt de lijst aan de floormarshal in het evacuatiegebied.
Floor-marshals zijn verantwoordelijk voor de verantwoording van alle bezoekers tijdens een evacuatie.
Disclaimer: dit is een voorbeeldbeleid en vormt geen juridisch advies. Het is alleen bedoeld als startpunt voor het opstellen van een beleid dat is afgestemd op de specifieke behoeften van uw bedrijf. Zipline International is een fictief bedrijf (voor zover ik weet) en de naam werd alleen gebruikt als voorbeeld bij het schrijven van dit beleid.