Rampen kunnen van invloed zijn op elk bedrijf.
Als u denkt dat uw bedrijf te klein is om gevaar te lopen, denk dan nog eens goed na. Als we alleen cyberveiligheidsdisrupties overwegen, heeft maar liefst 43 procent van de cyberaanvallen specifiek betrekking op kleine bedrijven. En dat is niet van invloed op alle andere soorten rampen die uw bedrijf op zijn weg kunnen houden. Wetende dat meer dan 40 procent van de bedrijven nooit zal heropenen na een ramp, is het moeilijk te beargumenteren met de positie die u nodig hebt om vooruit te plannen voor het ondenkbare. Als eigenaar van een bedrijf moet u precies weten wat u moet doen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf snel weer aan de slag kan als er iets vreselijks gebeurt. Dit is waar een bedrijfscontinuïteitsplan voor komt.
Wat is een Business Continuity Plan?
In een bedrijfscontinuïteitsplan wordt proactief een overzicht gegeven van de stappen die u in uw bedrijf neemt om te herstellen van (en in sommige gevallen voorkomen) rampen die zich kunnen voordoen. Het doel is om potentiële bedreigingen te analyseren, essentiële onderdelen van het bedrijf te identificeren waarop eerst moet worden scherpgesteld en duidelijk te beschrijven wat er moet gebeuren om omzetverlies of langdurige bedrijfsonderbreking te voorkomen.
Een effectief bedrijfscontinuïteitsplan moet de volgende informatie bevatten:
- Een samenvatting van de meest kritieke bedrijfsprocessen en functies.
- Een grondige analyse van potentiële dreigingen die de bedrijfsvoering kunnen verstoren.
- Een lijst van zowel onsite als offsite contactinformatie voor noodgevallen.
- Interne en externe communicatiestrategieën.
- Identificatie van het herstelteam en verantwoordelijkheden van elke persoon
- Duidelijke instructies voor het openen en herstellen van gegevens over externe herstelherstel.
- Identificatie van tijdelijke bedrijfskantoren of locaties.
- Een wijzigingslogboek met een overzicht van de updates die in het plan zijn gemaakt en wanneer ze zijn gemaakt (voor versiebeheer).
Wie heeft er een nodig?
Elk bedrijf, groot en klein, moet de tijd nemen om een bedrijfscontinuïteitsplan te maken. De complexiteit van uw plan is afhankelijk van de grootte, het type en de locatie van uw bedrijf, maar als u een bedrijf bestuurt, moet u een plan hebben dat aangeeft wat u gaat doen als iets uw activiteiten bedreigt.
Een goed ontwikkeld bedrijfscontinuïteitsplan kan elk aspect van uw bedrijfsgegevens, fysieke bedrijfslocatie en uitrusting, personeel, inventaris en intellectueel kapitaal beschermen. Als uw bedrijf wordt geconfronteerd met een storing en u geen business continuïteitsplan heeft om de schade te beperken, kunt u omzet, essentieel personeel, concurrentievermogen in de branche en zelfs uw positieve publieke reputatie verliezen. Het komt erop neer dat het continuïteitsplan net zo belangrijk is als andere soorten bedrijfsplannen , dus u moet er een hebben om uw bedrijf te beschermen als u het nodig hebt.
7 Tips voor het maken en gebruiken van uw Business Continuity Plan
Nu we het belang van een bedrijfscontinuïteitsplan hebben besproken, is het tijd om er een te maken.
De onderstaande tips zullen het proces stroomlijnen en u helpen om het meest effectieve bedrijfscontinuïteitsplan mogelijk te maken:
- Gebruik een sjabloon : alle bedrijfscontinuïteitsplannen hebben vergelijkbare informatie, zodat u veel tijd kunt besparen door een sjabloon voor bedrijfscontinuïteit te downloaden en deze vervolgens aan te passen voor uw bedrijf. Geef uzelf een voorsprong door deze sjabloon te downloaden en bij te werken vanuit FEMA of deze op TechTarget.
- Maak het gemakkelijk om uit te voeren: als uw bedrijfscontinuïteitsplan ongeorganiseerd en verwarrend is, zal het nut en het vermogen om tijdig uit te voeren beperkt zijn. Maakt het gemakkelijk te begrijpen en uit te voeren door duidelijke stapsgewijze instructies of checklists op te nemen die precies aangeven wat er moet gebeuren. U kunt het ook gemakkelijk maken om uit te voeren met behulp van visuele hulpmiddelen zoals stroomdiagrammen, grafieken en diagrammen om de acties aan te tonen die nodig zijn.
- Pad van de geschatte hersteltijd: een bedrijfscontinuïteitsplan omvat het maken van aannames en schattingen over wat er zou kunnen gebeuren, wat er moet gebeuren en hoe lang het zal duren om te herstellen. Een manier om ervoor te zorgen dat u voldoende tijd heeft om de zaak weer op het goede spoor te krijgen, is door extra hersteltijd in te lassen om weer actief te worden. Dit kan uw bedrijf tijdens de herstelfase een beetje ademruimte bieden.
- Test het grondig: vermijd het opstellen van uw bedrijfscontinuïteitsplan en hoop gewoon op het beste. Je moet het uittesten en verschillende doorlopen plannen om ervoor te zorgen dat alle kritieke bedrijfsgebieden voldoende zijn geïntegreerd en gepland.
- Werk de informatie regelmatig bij : laat uw plan niet zitten en verzamel stof. Als u de tijd investeert om een bedrijfscontinuïteitsplan op te stellen, moet u ook de nodige tijd besteden om te controleren of het juist is. Plan regelmatige check-ins (ten minste om de zes maanden) om alle informatie in het document te bekijken en bij te werken, inclusief personeel, contactinformatie, locaties en strategieën.
- Deel het met sleutelpersoneel: iedereen die verantwoordelijkheden heeft in het bedrijfscontinuïteitsplan moet zich hiervan bewust zijn en een duidelijk begrip hebben van de rollen die zij zullen spelen bij de uitvoering van het plan. In veel gevallen zal het ook zinvol zijn om ander personeel op een breder niveau up-to-date te houden zodat ze kunnen inspringen en indien nodig helpen.
- Geef training om het plan te ondersteunen: voor de juiste uitvoering van een bedrijfscontinuïteitsplan kan het nodig zijn dat sommige van uw medewerkers hun dagelijkse verantwoordelijkheden overschrijden om extra taken uit te voeren. Zorg ervoor dat je de tijd neemt om elk van deze werknemers te trainen in wat ze moeten doen, dus er is geen kenniskloof als het plan in actie moet worden gebracht.
Nadat uw bedrijfscontinuïteitsplan is gemaakt, moet u ook een noodherstelplan ontwikkelen dat u kunt uitvoeren om uw activiteiten weer op gang te krijgen als zich een ramp voordoet.