Bedrijfsdocumenten zijn de gegevens die een Amerikaans bedrijf moet bijhouden om aan te tonen dat het functioneert op de manier die is vereist door de Internal Revenue Service en de wetten van de staat waarin het bedrijf is opgenomen (gevormd als een bedrijfsentiteit).
Waarom zijn bedrijfsdocumenten nodig?
Bedrijfsdocumenten zijn nodig om aan te tonen dat het bedrijf naar behoren functioneert zoals vereist door de Internal Revenue Service, om aan te tonen dat het bedrijf een afzonderlijke entiteit is en om het bedrijfsschild te beschermen tegen aansprakelijkheid.
Wat is een bedrijfsboek?
Sommige bedrijven hebben een bedrijfsdocument "boek" met alle benodigde documenten. In andere gevallen worden de bedrijfsrecords online of in een archiefkast bewaard. De records moeten op één plaats staan en beschikbaar zijn als de Internal Revenue Service uw bedrijf controleert.
U kunt ook uw bedrijfsrecords 'in de cloud' bewaren, maar deze records kunnen vertrouwelijke informatie en bedrijfseigen processen bevatten, dus zorg ervoor dat uw server veilig is. Susan Ward, Small Business-Canada Expert, heeft een geweldig artikel over documentbeheer dat u kan helpen met dit project.
Hoe worden bedrijfsdocumenten gemaakt? Wie bewaart de bedrijfsdocumenten?
Bedrijfsdocumenten worden gegenereerd door de raad van bestuur van uw bedrijf. Het bestuur maakt documenten zoals de statuten van uw onderneming en jaarverslagen. Het bord maakt en bewerkt ook documenten zoals bewegingen en notulen tijdens bestuursvergaderingen.
De bedrijfssecretaresse is meestal aangewezen om alle bedrijfsrecords te bewaren. Natuurlijk moeten alle records worden ondertekend en moeten alle acties documentatie bevatten. Als de corporatie aandelenaandelen heeft, houdt de bedrijfssecretaris (meestal het kantoor van deze persoon) de registers van de aandelen bij.
De bedrijfssecretaris roept ook op elke bestuursvergadering een rol , waarbij hij opmerkt welke bestuurders aanwezig en afwezig zijn.
Een overzicht van de resoluties houden
Bedrijfsbesturen keuren algemeen beleid en resoluties goed (beslissingen) en raken niet betrokken bij de dagelijkse besluitvorming van het bedrijf. Een van de belangrijkste activiteiten van een corporate board is het nemen van goede voornemens. Resoluties zijn in feite documenten die beslissingen van een bord registreren. Bedrijfsresoluties kunnen worden gemaakt over veel zaken, waaronder:
- Records van belangrijke transacties van het bedrijf
- Goedkeuringen van contracten
- Gegevens over de verkoop of aankoop van onroerend goed (terreinen en gebouwen)
- Aanwerven of ontslaan van grote aantallen werknemers
- Uitbreiden naar een nieuwe markt of een nieuwe locatie
Al deze beslissingen, en meer, moeten worden vastgelegd.
Welke andere records moeten worden opgenomen?
- Uw statuten en eventuele artikelen die dit document wijzigen. Deze artikelen worden bij uw staat gearchiveerd, maar u hebt nog steeds een kopie van het origineel en alle wijzigingen nodig.
- Bedrijfsstatuten . De statuten zijn de leidende beginselen voor het werk van de raad van bestuur van de onderneming. De statuten omvatten taken van de bedrijfsofficier , informatie over de jaarlijkse vergadering en hoe het bestuur beleid en stemmen vaststelt.
- Notulen van alle aandeelhouders- en bestuursvergaderingen, inclusief de jaarlijkse vergadering
- Jaarlijkse verslagen
- Een aandelenregister om voorraadtransacties en aandelenbezit bij te houden.
- Zakelijk en fiscale beslissingen
- Aanwervings- en benoemingsresoluties
- Regisseur belangenconflicten
- Besluiten voor leningen aan en door de corporatie
- Resoluties met betrekking tot personeelsbeloningen en pensioenplannen
- Stock dividendresoluties
Volg de staatswet bij het vormen van je bestuur en bij het bijhouden van je gegevens
Terwijl u uw bedrijf vormt, moet u contact opnemen met uw staat om te controleren of u de richtlijnen van de overheid voor het organiseren en uitvoeren van uw bedrijf volgt. Alle staten hebben specifieke regels voor bedrijven. Neem contact op met de staatssecretaris van uw staat of met uw advocaat voor meer informatie.
Terug naar de startlijst van de Corporation