Hoe u een begeleidende brief schrijft over een effectief subsidie voorstel

by Joanne Fritz

Maak het kort maar uitnodigend

Hoewel het lef van uw subsidieaanvraag het grootste deel van uw tijd en energie in beslag zal nemen, moet u uw sollicitatiebrief niet kort wijzigen. Aandacht voor de fijnere punten om het voorstelpakket samen te voegen, kan een financieringsaanvraag doen of breken. Schakel uw financier niet uit met een slordige sollicitatiebrief.

Mim Carlson en Tori O'Neal-McElrath, auteurs van Winning Grants , wijzen stap voor stap erop dat de begeleidende brief:

uw organisatie aan de juiste persoon voorstellen;
verzeker de financier dat dit project de steun heeft van uw raad van bestuur ;
en geef aan waar je om vraagt ... hoeveel en waarvoor.

Wanneer voegt u een sollicitatiebrief toe?

Gebruik een begeleidende brief voor voorstellen aan bedrijven en stichtingen, maar niet voor federale of overheidssubsidieaanvragen. Die financiers willen alleen wat ze vragen. Ze vragen zelden om een begeleidende brief.

Attributen van een goede sollicitatiebrief

Uw sollicitatiebrief moet zijn:

kort
snel ter zake komen
moet niet alleen de informatie uit het voorstel herhalen
moet de lezer vertellen hoe goed u de financier begrijpt en hoe uw beurs voldoet aan de vereisten van de financier

Beverly A. Browning, de auteur van Grant Writing for Dummies , suggereert dat je de begeleidende brief schrijft nadat je het hele voorstel hebt voltooid en wanneer je in een reflectieve bui bent. Browning zegt:

"Als je je geweldige prestatie beschouwt (het afgeronde financieringsverzoek), laat dan de creatieve, rechterkant van je hersenen schoppen en verbind je gevoelens van voldoening met de persoon die je plannen zal helpen waarmaken."

Uw sollicitatiebrief opmaken

Volg deze basisprincipes en je kunt niet fout gaan:

Gebruik het briefhoofd van uw organisatie. Zet dezelfde datum op de begeleidende brief die op de voltooide subsidieaanvraag staat. Dat is de datum waarop u het subsidievoorstel naar de concessieverlener stuurt. Als u dezelfde datum gebruikt, zijn alle documenten in uw voorstelpakket consistent.

Gebruik voor het interne adres (bovenaan de brief) de naam en titel van de stichting of bedrijfscontactpersoon, gevolgd door de naam, het adres, de stad, de staat en de postcode van de financieringsbron. Controleer deze informatie dubbel met een telefoontje of een e-mail. Dergelijke informatie verandert vaak, dus zorg ervoor dat u de huidige naam en het huidige adres hebt. Wanneer u een elektronische subsidieaanvraag indient, weet u mogelijk ook geen specifieke naam.
Gebruik in uw aanhef "Geachte" plus de persoonlijke titel (de heer, mevrouw, mevrouw, Dr., de heer, enz.), Gevolgd door de achternaam. Het is van cruciaal belang dat u de brief aan een bepaalde persoon richt. Bel de stichting of het hoofdkantoor om ervoor te zorgen dat u de juiste persoon en de juiste persoonlijke titel hebt. Deze details lijken misschien onbelangrijk, maar ze doen ertoe.
Je eerste alinea zou kort en gericht moeten zijn. Introduceer uw organisatie (de wettelijke naam) en vertel de financier hoe veel geld u vraagt en waarom. Voeg een of twee zinnen toe over wat uw organisatie doet, en voeg vervolgens een op onderzoek gebaseerd punt toe waaruit blijkt dat er behoefte is aan wat uw organisatie doet.
Schrijf nog een of twee korte alinea's. Vermeld het doel van uw project en hoe dit past bij de missie van de financier of de financieringsprioriteiten. Omvat het feit dat uw raad van bestuur het project volledig ondersteunt.

Beëindig uw brief met een samenvattende paragraaf. Voeg toe wat dit financieringspartnerschap kan betekenen voor de doelgroep van uw project. Misschien wilt u ook een uitnodiging voor een bezoek aan de site opnemen.
Gebruik een afsluiting zoals "Oprechtheid".
De brief moet worden ondertekend door de uitvoerend directeur of de bestuursvoorzitter, of beide. Typ onder de handtekening de eerste voornaam, middelste voorletter, achternaam en functietitel van de ondertekenaar. Hoewel de ED of de bestuursvoorzitter de brief moet ondertekenen, moet u de contactgegevens vermelden voor de beste persoon om vragen aan het einde van de laatste alinea te beantwoorden.
Vul onder aan de brief het woord 'BEHANDELING' in (in hoofdletters).

Hoe lang moet de sollicitatiebrief zijn?

De meeste experts stellen voor dat u uw sollicitatiebrief beperkt tot één pagina met drie of vier alinea's. Omdat de lezer een volledig voorstel heeft om door te ploegen, wil je hem of haar niet ongeduldig maken door een lange begeleidende brief te moeten lezen.

De toon en details van uw begeleidende brief kunnen variëren, afhankelijk van of u bent uitgenodigd om een volledig voorstel in te dienen na het verzenden van een Onderzoeksbrief (LOI) , of dat dit project de eerste benadering van uw organisatie is voor deze specifieke stichting.

Voorbeeld sollicitatiebrief

Mary Smith, PhD
Program Officer
Community Foundation
4321 Common Lane
Some City, YZ 55555

Geachte Dr. Smith:

Het Some City Senior Center vraagt respectvol een subsidie van $ 50.000 voor ons Senior Latino Community Outreach Pilot Project.

Als het grootste seniorencentrum in Any County, met meer dan 450 senioren per dag, zijn we ons bewust van de veranderende demografische gegevens in ons servicegebied. En we doen er alles aan om ons centrum te laten groeien en aan te passen om aan nieuwe behoeften te voldoen. Het Senior Latino Community Outreach Pilot Project stelt ons in staat om een jaar lang een pilot uit te voeren om te bepalen of ons centrum effectief kan:

uitgebreide toegang bieden tot gezondheids- en sociale diensten voor senioren in de Latijns-Amerikaanse gemeenschappen die door ons centrum worden bediend, en
verhogen en volledig integreren van de culturele competentie van het bestuur, het personeel en de vrijwilligers van het Some City Senior Center.

Onze raad van bestuur is enthousiast over dit programma en wil het graag lanceren, zodat we het meest inclusieve en cultureel competente centrum kunnen worden voor senioren in al onze gemeenschappen die deze diensten nodig hebben. Als we aan het einde van ons pilotjaar vaststellen dat dit programma inderdaad succesvol is, heeft ons bestuur toegezegd om een deel van de jaarlijkse kosten van het project op te nemen in ons jaarlijks operationeel budget, zodat het programma een integraal onderdeel wordt van onze kernservices .

Via dit project wordt het centrum de primaire verwijzing van Health Access Latinos, Families of Any County en drie community clinics binnen een straal van vijftien kilometer rond ons centrum. We accepteren ook verwijzingen van Spaanssprekende senioren van een ander communautair bureau in ons directe servicegebied.

Bedankt voor uw overweging van ons verzoek. Ik zal de volgende week contact met u opnemen om eventuele vragen te beantwoorden en om te weten te komen of we u misschien zullen ontmoeten om de voordelen van ons voorstel te bespreken. Mocht je intussen vragen hebben, neem dan gerust contact op met Connie Jones, onze Director of Development, (555) 555-5555, x555, of cjones@scsc.org.

Oprecht,

Jane Lovely

Uitvoerend directeur

ENCLOSURE

* Brief herdrukt (met wijzigingen) met toestemming van Winning Grants, Step by Step , Tweede editie, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.

3 manieren om uw sollicitatiebrief op te lossen

Te veel schrijven. Een begeleidende brief is geen proefschrift en het is ook geen volledig voorstel. Houd het kort en to the point Tip: Laat iemand anders het lezen. Begrijpen ze het?
Grote woorden gebruiken . Als je naar school bent gegaan, heb je op een gecompliceerde manier leren schrijven. Doe dat niet hier. Je probeert niet iemand te imponeren met je eruditie. U wilt alleen uw zaak zo natuurlijk mogelijk vermelden. Als je niet weet wanneer je je schrijven te ingewikkeld maakt, gebruik dan een app zoals Hemingway. Het zal u vertellen wanneer uw zinnen moeilijk te lezen zijn en wanneer u te veel woorden gebruikt.
Grammaticale fouten maken . Als je niet zeker bent van je grammatica, neem dan geen risico's. Gebruik de grammaticacontrole in WORD en voer uw concept ook uit via een app zoals Grammatica. Er is een gratis versie, maar de betaalde versie gaat veel verder dan de gebruikelijke noodzakelijke grammaticacontrole.

Hoe kun je je sollicitatie laten opvallen?

Het is triest om te zeggen, maar je subsidievoorstel kan honderden of duizenden zijn dat een gemiddelde stichting gedurende een gemiddeld jaar zal zien. Uw begeleidende brief kan het verschil maken bij het maken van de stap naar de volgende stap naar financiering. Maar hoe kun je het laten opvallen?

Probeer niets "schattig". Stichting ambtenaren zullen niet onder de indruk zijn. Maar u kunt een alinea opnemen over waarom uw organisatie degene is die deze missie het beste kan volbrengen. Onderzoek uw concurrentieorganisaties en beoordeel hoe en waar u uitblinkt. Dat kan zijn in de kracht van uw personeel en vrijwilligers, uw ervaring met dit specifieke probleem of de gemeenschapsondersteuning die u geniet.

U hoeft de namen van concurrenten niet te noemen of ze te bekritiseren. Markeer gewoon uw sterke punten. Dit zou een goed moment zijn om met anderen in het kantoor te overleggen. Trek een paar mensen bij elkaar en brainstorm over hoe uw non-profitorganisatie excelleert.

Middelen:

Storytelling voor Grantseekers , Tweede editie, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Koop bij Amazon.

Winnende beurzen Stap voor stap: het complete werkboek voor het plannen, ontwikkelen en schrijven van succesvolle voorstellen, 4de editie, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, kopen bij Amazon

Grant Writing for Dummies , 5th Edition, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Koop bij Amazon

Terug naar het schrijven van een subsidieaanvraag.