Ontvang informatie over dit voorstadium in de bouw
Deel A. U wordt om informatie gevraagd
Verzoeken om informatie zijn een frequente voorbereidende fase in het definiëren en uitvoeren van bouwwerkzaamheden.
Vaak is het een kwestie van grootte: grotere projecten hebben meer variabelen en meer onbekenden die moeten worden opgelost of op zijn minst versmald voordat ze om formele voorstellen vragen, dus een RFI kan helpen.
Uw proces moet snel genoeg zijn om te begrijpen en zonder onnodige vertraging te antwoorden. Een RFI van een potentiële klant is een kans voor u om vroeg op te staan. Dat betekent op zijn beurt dat het goed genoeg georganiseerd is om snel en correct te reageren.
Als de RFI aangeeft dat u werkzaamheden wilt uitvoeren die u liever niet uitvoert of die zou leiden tot resourceconflicten met projecten van andere klanten, kunt u beleefd weigeren. Een negatief, maar tijdig antwoord kan nog steeds een goede indruk achterlaten en een kans om later gecontacteerd te worden voor andere projecten.
Zorg ervoor dat de RFI voldoende details bevat om een goed antwoord te geven. Controleer ten minste dat u voldoende informatie heeft om het volgende te kunnen beantwoorden:
Kun je concurreren? Beschik jij over de vaardigheden en middelen om een goede oplossing te bieden?
Kun je een dergelijk project winnen? Ben je beter dan concurrenten voor dit bouwwerk?
Wil je een dergelijk project winnen? Controleer het trackrecord van de klant voor tijdige betaling voordat u deze vraag beantwoordt.
Als de RFI nog steeds te onduidelijk is, kan uw proces de volgende keuzes definiëren.
U kunt afwijzen en andere projecten nastreven.
U kunt de klant helpen de bouwbehoeften beter te definiëren.
U kunt betaalde adviesdiensten aanbieden om een nieuwe RFI samen te stellen.
Elke optie heeft zijn voor- en nadelen. Uw beslissing over welke optie u kiest, is afhankelijk van het project en de betrokken klant.
Deel B. Jij bent degene die om informatie vraagt
Zodra een bouwproject is gestart, is het niet ongebruikelijk dat een aannemer of onderaannemer aanvullende informatie nodig heeft om te zorgen dat het werk correct wordt uitgevoerd.
Start uw RFI-proces als er behoefte is aan:
Wijziging van de projectspecificatie, bijvoorbeeld om het ene bouwmateriaal te vervangen door een ander (misschien niet verkrijgbaar).
Verduidelijking van een taak of manier waarop een bepaald materiaal moet worden gebruikt, gevormd, toegepast, enzovoort.
Oplossing van een 'Bouwgebrek' waarbij een deel van het project niet volgens de projectspecificaties is uitgevoerd.
Correctie van specificaties als er goede redenen zijn om een omissie, een onjuiste toepassing of een gebrek aan kwaliteit met betrekking tot gespecificeerde materialen of taken ter discussie te stellen.
Controleer of de klant of algemene aannemer een standaard RFI-formulier heeft dat moet worden gebruikt. Goede formulieren en sjablonen helpen u om de juiste informatie op te nemen om zinvolle, nuttige antwoorden op uw RFI te krijgen. Noteer uw onlangs geopende RFI bijvoorbeeld in een gecentraliseerde softwaretoepassing voor het beheer van RFI's.
Bestudeer het antwoord dat u krijgt opnieuw om er zeker van te zijn dat het zowel duidelijk als realistisch is. Bevestig of verduidelijk elk effect op het budget en de planning voor het project. Werk uw eigen projectplanning op de juiste manier bij.
- Markeer uw RFI als gesloten of opgelost, als het antwoord dat u krijgt dit rechtvaardigt. Controleer uw lijst met onopgeloste RFI's. Achtervolg de betrokken partijen voor de antwoorden!