Een overzicht van waar u op moet letten in de nieuwe reparatieregisters van de IRS
Als een bepaalde reparatie apparatuur beter maakt, de eigenschap weer in de normale staat herstelt, of eigenschappen aanpast aan een nieuw of ander gebruik, dan wordt de kost geactiveerd en afgeschreven over meerdere jaren.
Reparatie- en onderhoudskosten die niet onder de categorieën verbeteringen, restauraties of aanpassingen vallen, kunnen volledig worden afgetrokken in het jaar waarin de kosten zijn betaald.
De basis
"Als je spullen repareert, kun je het aftrekken", zegt Steve Nelson, een gecertificeerde openbare accountant die uitgebreid heeft geschreven over het aftrekken van reparaties op het Evergreen Small Business-blog en een up-to-date e-book Preparing Form 3115 heeft geschreven voor de Nieuwe materiële regelgeving .
"Als wat je doet een verbetering, herstel of aanpassing is," zegt Nelson, "dan zeggen de nieuwe regels dat we je het laten kapitaliseren en het in waarde verminderen, tenzij het zo'n bedrag is dat het kleine aardappelen zijn."
Routine reparaties en onderhoud die meteen kunnen worden afgetrokken
"Over het algemeen kunt u betaalde bedragen voor reparatie en onderhoud aftrekken op materiële zaken als de betaalde bedragen anders niet moeten worden gekapitaliseerd." (IRS.gov, publicatie 535, bedrijfskosten, hoofdstuk 7, hoofdstuk over reparatie- en onderhoudskosten.)
Door te definiëren wat we kunnen aftrekken in termen van wat we niet hoeven te kapitaliseren, dwingt dit ons de vraag te stellen: moet deze uitgave worden gekapitaliseerd? Zo niet, dan kunnen we het aftrekken.
In een ander deel van publicatie 535 verduidelijkt de IRS het onderscheid tussen onderhoud en reparaties:
"Reparaties. De kosten voor het repareren of verbeteren van eigendommen die worden gebruikt in uw handels- of bedrijfsactiviteiten zijn aftrekbaar of kapitaaluitgaven. Routine-onderhoud dat uw eigendom in een normale, efficiënte bedrijfsomstandigheden houdt, maar dat de waarde niet materieel verhoogt of de nuttige bruikbaarheid aanzienlijk verlengt levensduur van het onroerend goed, is aftrekbaar in het jaar waarin het is gemaakt, anders moeten de kosten worden geactiveerd en afgeschreven. " (IRS.gov, publicatie 535, bedrijfskosten, hoofdstuk 11, hoofdstuk over reparaties.)
Merk op dat hier de IRS definieert wat zij bedoelen met routine-onderhoud. Routineonderhoud, zegt de IRS, "houdt uw woning in een normale, efficiënte werkingsconditie." Een voorbeeld is het veranderen van de olie van een auto. Het verversen van de olie zorgt ervoor dat de auto normaal en efficiënt blijft werken, maar verlengt de levensduur van de auto niet aanzienlijk. Vervanging van de transmissie of motor zou echter de levensduur van de auto aanzienlijk verlengen, en dus zou dit meer op een reparatie lijken die moet worden gekapitaliseerd.
Herstellen en onderhouden van hoofdletters: de "BRA" -test
Reparaties en onderhoudskosten die een woning beter maken , of herstellen in werkende staat, of de woning aanpassen aan een nieuw gebruik, moeten worden gekapitaliseerd en afgeschreven over meerdere jaren. Dit kan gemakkelijk worden onthouden als iemand de BRA-test gebruikt, een mnemonic bedacht door Tony Nitti.
B etterments zijn reparaties die iets beters maken dan voorheen. Specifiek vallen reparaties onder de categorie verbeteringen als ze:
- Los een defect op dat bestond voordat u het pand kocht
- Herstel een defect dat is gebeurd terwijl het pand werd gemaakt
- Vergroot of vergroot de eigenschap zodat deze meer capaciteit heeft, of
- Verwacht wordt dat het de kwaliteit, kracht, efficiëntie of productiviteit van het pand zal verhogen
Zie Wat is een verbetering? Voor meer informatie. deel van de Eindverordening Q & A van de Materiële Eigendom.
Restauraties, zoals men zou verwachten, zijn reparaties die iets in zijn normale toestand herstellen. Een dak bevestigen of het dak volledig vervangen zijn twee voorbeelden van restauraties. Specifiek vallen reparaties onder de categorie restauraties als het reparaties zijn die:
- Herstel beschadigde eigendommen naar de "gewoonlijk efficiënte bedrijfsomstandigheden"; of
- Vervang een hoofdcomponent of substantieel structureel deel van een stuk eigendom; of
- Bouw de woning opnieuw in naar een nieuwe staat; of
- Resultaat in een aftrekbare verlies-, verkoop- of omwisselingvergoeding voor het eigendom of onderdeel van het onroerend goed.
Zie Wat zijn bedragen om een eenheidsonderdeel te herstellen voor meer informatie? deel van de Eindverordening Q & A van de Materiële Eigendom.
Een aanpassing zijn reparaties die de manier waarop de eigendom of apparatuur wordt gebruikt, veranderen.
Stel dat een eigenaar van een gebouw een fabriek omzet in een showroom. Hoe het gebouw wordt gebruikt, verandert van productie tot detailverkoop. Aangezien de belastingbetaler de manier waarop hij de woning gebruikt, heeft gewijzigd, worden eventuele reparaties met betrekking tot de aanpassing van het onroerend goed met een hoofdletter geschreven.
In het bijzonder zegt de IRS dat een aanpassingskost "Een bedrag wordt betaald om een eenheid van eigendom aan te passen aan een nieuw of ander gebruik als de aanpassing niet consistent is met uw gewone gebruik van de eenheid van eigendom op het moment dat u deze oorspronkelijk in dienst plaatste "(van het gedeelte Wat de eenheid van eigendom aanpast aan een nieuw of ander gebruik? deel van de Definitieve Voorschriften van de materiële eigendom Q & A).
Snelkoppelingen: drie veiligehavenregels
De algemene regel is dat kosten voor reparatie en onderhoud moeten worden geactiveerd en afgeschreven. Er zijn uitzonderingen op deze algemene regel. In feite zijn er drie uitzonderingen, die de IRS veilige havens noemt. Maar zelfs met een veilige haven kan men de kosten niet gewoon afschrijven. De IRS verwacht van belastingbetalers dat zij een formele keuze maken (een "verkiezing" genoemd) door een verklaring van de verkiezing bij hun belastingaangifte te voegen.
$ 2.500 Safe Harbor-verkiezing voor kleine belastingbetalers.
Een persoon of bedrijf kan de reparatie- en onderhoudskosten onmiddellijk aftrekken als de kosten $ 2.500 (of minder) per item of per factuur zijn . Een bedrijf met een "van toepassing zijnde financiële verklaring" heeft echter een veilighavenbedrag van $ 5.000. Deze limiet van $ 2.500 is van kracht voor het belastingjaar 2016.
Voor belastingjaren 2014 en 2015 was de limiet $ 500. Zie Notice 2015-82, Verhoging van De Minimis Safe Harbor Limit voor belastingplichtigen zonder een toepasselijke financiële verklaring (pdf) op de IRS-website voor meer informatie over deze wijziging. Voor meer informatie over deze bepaling, zie de de minimis veilige havenverkiezingssectie van de Q & A op de IRS-website.
Veilige haven voor kleine belastingbetalers
Reparaties kunnen onmiddellijk worden afgetrokken als het totale bedrag dat is betaald voor reparatie en onderhoud aan het onroerend goed minder dan of gelijk is aan $ 10.000 of 2 procent van de niet-aangepaste basis van het onroerend goed, afhankelijk van welk bedrag lager is . En de veilige haven is alleen beschikbaar voor bedrijven met een omzet van minder dan $ 10 miljoen en het pand dat wordt gerepareerd heeft een niet-aangepaste basis van minder dan $ 1 miljoen. Voor meer informatie over deze bepaling, zie de sectie Veilige haven verkiezing voor kleine belastingbetalers van de V & A op de IRS-website.
Veilige haven voor routine-onderhoud
Als de reparaties bestaan uit routine-onderhoud, dan kunnen de reparatiekosten onmiddellijk worden afgetrokken. Dit zijn de soorten reparaties die regelmatig plaatsvinden.
De IRS heeft dit in detail uitgelegd. Om routine-onderhoud onmiddellijk aftrekbaar te maken, wil de IRS dat de kosten aan alle vier de volgende criteria voldoen:
- Reparaties zijn regelmatig terugkerende activiteiten van het type dat u zou verwachten uit te voeren;
- De reparaties komen voort uit de slijtage van het gebruik in een handels- of bedrijfsactiviteit;
- De reparaties zijn nodig om het pand efficiënt te laten functioneren in zijn normale staat;
- En het is volledig verwacht dat de reparaties ook zouden moeten worden uitgevoerd:
- Meer dan eens gedurende een periode van tien jaar (voor gebouwen en gebouwen met betrekking tot gebouwen), of
- Meer dan eens tijdens de levensduur van het pand (voor andere gebouwen dan gebouwen).
(Class life verwijst naar het aantal jaren waarover de IRS verwacht dat we eigendom depreciëren. Dit wordt uiteengezet in Publicatie 946, Eigendom vastleggen , met name het gedeelte met betrekking tot de vastgoedklasse van hoofdstuk 4 en Bijlage B.) - vanuit de veilige haven voor Routineonderhoud van de V & A op de IRS-website. Een waarschuwing: de routine-veilige haven is niet van toepassing op uitgaven die vallen onder de categorie verbeteringen.
Gedeeltelijke disposities
Stel dat een huisbaas een dak op een huurwoning vervangt. Laten we over deze situatie nadenken. Wanneer het onroerend goed in gebruik werd genomen als een huurwoning, werden de kosten van het onroerend goed in tweeën gesplitst: land en gebouw. De grond is een niet-afschrijvend actief. De kosten van het gebouw werden geactiveerd en afgeschreven over een periode van jaren (27,5 jaar voor residentieel vastgoed of 39 jaar voor commercieel onroerend goed). De kosten van het oude dak zijn dus inbegrepen in de kosten van het gebouw en worden in de loop van de tijd afgeschreven.
Nu heeft de huisbaas het dak vervangen. Dit type restauratie moet worden geactiveerd en afgeschreven (over 27,5 jaar of 39 jaar, indien van toepassing). Dus nu heeft de verhuurder twee activa afgeschreven: het oorspronkelijke gebouw en het nieuwe dak. Maar het oude dak is inbegrepen in het gebouw. Dus in zekere zin deprecieert de verhuurder een actief (het oude dak) dat niet langer bestaat. In dit scenario kan de IRS de verhuurder een gedeeltelijke regeling treffen. In essentie kan de verhuurder de kosten van het oude dak afschrijven (waardoor dat deel van de kosten wordt verwijderd uit het afschrijvingsschema van het gebouw).
Wat is het voordeel? Dit krijgt een onmiddellijke aftrek voor het oude dak, wat het nadeel compenseert van het moeten depreciëren van het nieuwe dak gedurende meerdere jaren. En dit verwijdert het oude dak (de historische kostprijs en de geaccumuleerde afschrijving) van de balans van de belastingbetaler. Een toegevoegde bonus: "Er is geen terugname van waardevermindering omdat er geen verkoop of uitwisseling was", zegt Phil Zaman, een directeur van het nationale belastingkantoor van CBIZ. Aldus leiden gedeeltelijke vervreemdingen tot minder geaccumuleerde afschrijving om te worden teruggevorderd als het onroerend goed in de toekomst ooit wordt verkocht.
Waar je naar moet kijken
Om goed te kunnen bepalen wat kan worden afgetrokken en wat moet worden gekapitaliseerd, bekijken we wat de kosten zijn, hoeveel deze kosten en hoe de kosten betrekking hebben op het pand dat wordt gerepareerd of onderhouden. "We moeten ervoor zorgen dat we niet alleen dingen wegschrijven," zegt Nelson, "deze materiële regelgeving voor onroerend goed heeft gezegd, we moeten echt naar deze uitgaven kijken." Dus hoe kijken we echt naar deze uitgaven?
Voor elke reparatie of onderhoudskosten:
- Controleer de factuur voor de kosten
- Wat kost het? Pas de BRA-test toe: is de uitgave een verbetering, een restauratie of een aanpassing?
- Hoeveel kost het?
- Is elk artikel op de factuur gelijk aan of minder dan $ 2500? Is de totale factuur gelijk aan of minder dan $ 2.500? Als dat zo is, overweeg dan om de de minimis safe-haven te gebruiken.
- Is het bedrag gelijk aan of minder dan $ 10.000? Gelijk aan of minder dan 2 procent van de niet-gecorrigeerde basis van het pand dat wordt gerepareerd? Als dat het geval is, overweeg dan om veilige havens te kiezen voor kleine belastingbetalers.
- Wat is de aard van de reparatie? Is de reparatie een verwacht en noodzakelijk onderdeel van het houden van het pand in een normaal efficiënte werkingsconditie? Als dat het geval is, overweeg dan om de veilige haven te gebruiken voor routine-onderhoud.
- Overweeg of iemand een "gedeeltelijke dispositie" kan afschrijven.
- Kapitaliseer alle uitgaven waar nodig en stel een afschrijvingstermijn in om de reparatiekosten af te schrijven.
Hulpbronnen voor gravers dieper in reparaties en onderhoudspunten:
- Een diepgaande blik: IRS finaliseert regs op de verwijdering van materiële oninbaarbare goederen (Parker Tax Publishing, 8 september 2014).
- Kennisgeving 2015-82 (IRS.gov, pdf), die de de minimis veilige haven veranderde van $ 500 naar $ 2.500; samengevat in IR-2015-133: voor kleine bedrijven: IRS verhoogt de drempelwaarde voor materiële onroerende goederen tot $ 2.500; Vereenvoudigt archivering en archivering (IRS.gov, 24 november 2015).
- Regels voor materiële zaken - Veelgestelde vragen (IRS.gov, 13 maart 2015).
- Besluit 9636 van de Schatkist: Leidraad met betrekking tot aftrek en activering van uitgaven in verband met materiële zaken (IRS.gov, ingangsdatum 19 september 2013).
- Inkomstenprocedure 2015-20 (IRS.gov, pdf); samengevat in IR-2015-29: IRS maakt het eenvoudiger voor kleine bedrijven om reparatieregels toe te passen op 2014 en toekomstige jaren (IRS.gov, 13 februari 2015).
- Materiële eigendomsvoorschriften - Reparatie Regs richtlijnen en bronnen (AICPA.org)
- Implementatie van de nieuwe regeling voor materiële objecten ( Journal of Accountancy , 31 januari 2014).
- Routineonderhoud Veilige haven volgens nieuwe IRS reparatievoorschriften (Nolo.com)
- Kleine belastingbetaler veilige haven voor reparaties en onderhoud (Nolo.com)
- Vereisten voor verhuurders volgens de IRS-reparatievoorschriften (Nolo.com)