Vergroot uw kansen op succes
Voordat u leert hoe u een klacht van een huurder moet behandelen, zijn hier twee punten van waarschuwing :
- Elke situatie is uniek : mensen hebben verschillende persoonlijkheden en verschillende triggerpoints, dus het kan moeilijk zijn om in te schatten hoe iemand zal reageren wanneer hij met een conflict wordt geconfronteerd.
- Plaats jezelf niet in een situatie waarin je je onveilig voelt: als je ooit het gevoel hebt dat je veiligheid in gevaar is, moet je jezelf uit de situatie verwijderen. Hopelijk komt het nooit zover, maar als dat zo is, moet je wegkomen en indien nodig de juiste autoriteiten raadplegen. Het heeft geen zin om je leven of je carrière in gevaar te brengen als gevolg van een huurdersconflict.
5 stappen voor het succesvol afhandelen van huurderklachten
Er zijn eindeloze dingen waar huurders over kunnen klagen. Ongeacht waar de klacht over gaat, moet u de manier waarop u als eigenaar reageert op de klacht niet veranderen.
Kennis hebben, kalm en professioneel zijn, zal een enorm effect hebben op en je vermogen om het probleem met succes op te lossen. Hoewel u mogelijk uw reactie enigszins moet aanpassen, afhankelijk van het soort klacht, zijn er bepaalde stappen die u altijd moet nemen.
Stap 1: Luister naar de klacht
Een manier om tot een succesvolle oplossing te komen, is door te luisteren naar wat uw huurder u vertelt.
Respectvol zijn en begrip van het probleem van de huurder kan helpen de huurder kalm te houden en zal je helpen meer ontvankelijk te zijn voor hun probleem.
U kunt zich bijvoorbeeld bewust zijn van een klein lek in het dak dat in de badkamer optreedt als het hevig regent. Als de huurder belt om u te vertellen dat er een lek in de badkamer is, kunt u deze afdoen als het lek waarvan u zich al bewust bent dat dit moet worden verholpen.
Als u echter geen vragen stelt over de exacte locatie van het lek en de sterkte van de waterstroom, zult u zich niet realiseren dat dit niet het lek is waarvan u zich al bewust bent, het is eigenlijk een burst-pijp die onmiddellijk worden opgelost. Dus, je moet altijd goed luisteren naar de exacte klacht van de huurder en navraagvragen stellen zodat je precies weet wat er aan de hand is.
Stap 2: Wees beschikbaar
Als een huurder denkt dat je nooit beschikbaar bent, zullen ze gemakkelijk gefrustreerd raken. Dit wil niet zeggen dat een huurder u 24 uur per dag, elke dag van de week moet kunnen bereiken.
U moet normale openingstijden hebben als een huurder contact met u kan opnemen, bijvoorbeeld van 9:00 tot 18:00 uur op weekdagen. Tijdens deze uren kunt u gemakkelijk reageren op telefoontjes of e-mails van huurders.
U moet bekend maken dat huurders buiten deze tijden geen contact met u opnemen, tenzij het een noodgeval is. Zorg ervoor dat u een noodplan bij u heeft zodat uw huurders weten wat als een echte noodsituatie wordt beschouwd en wat kan wachten tot de normale kantooruren.
Stap 3: Klachten tijdig behandelen
Een andere belangrijke factor is hoe snel u reageert op het probleem van een huurder. Afhankelijk van de ernst van hun klacht hoeft u niet noodzakelijk alles te verwijderen om het probleem op te lossen, maar moet u het probleem binnen een redelijke tijd oplossen.
Een lek of gebroken voordeurvergrendeling moet onmiddellijk worden verholpen, terwijl zaken als een kapotte keukenkast of gebarsten tegel een aantal dagen kunnen wachten.
Stap 4: toon oprechte bezorgdheid
Het wegnemen van de zorg van een huurder is een snelle manier om vijandigheid te creëren. Ongeacht hoe u denkt over hoe valide hun klacht is, u moet hen altijd het gevoel geven dat hun klacht belangrijk is en dat u al het mogelijke zult doen om het zo snel mogelijk te herstellen. U wilt dat de huurder het gevoel heeft dat u aan zijn kant staat, in plaats van de boosdoener van de huisbaas te zijn.
Stap 5: Wees professioneel
Je moet jezelf altijd op een professionele manier gedragen. Dit is uw zaak en u kunt niet toestaan dat emoties uw oordeel vertroebelen.
Als een huurder schreeuwt, schreeuw nooit terug. Vloek niet. Stel uzelf niet in gevaar door bedreigingen of tactieken te gebruiken, zoals het negeren van onderhoudsverzoeken of het spelen met de hulpmiddelen van een huurder.
Het is jouw verantwoordelijkheid om te allen tijde koel te blijven.
Veel voorkomende soorten huurderklachten:
Deze lijst is op geen enkele manier uitgebreid met betrekking tot de klachten van uw huurder, maar het is wel een van de meest voorkomende problemen waarmee verhuurders te maken hebben.
- Noisy Neighbours
- Onderhoudsproblemen
- Ongedierteproblemen
- Huisdierproblemen
- Netheid van eigendom / huurders