Stel een plan op voor onderhoudsverzoeken

Wat te doen voordat een probleem optreedt

Huurders zullen onderhoudsverzoeken hebben, het is onvermijdelijk. Als verhuurder is het in uw eigen belang om een ​​plan op te stellen voor het omgaan met deze verzoeken vanaf het allereerste begin. Het hebben van een systeem voor het afhandelen van deze klachten helpt de stress te minimaliseren wanneer u daadwerkelijk met de verzoeken omgaat.

Wat is uw systeem voor het afhandelen van de klachten?

Om het afhandelen van klachten gemakkelijker te maken, moet u beschikken over een systeem dat huurders kunnen volgen wanneer ze u moeten waarschuwen voor een onderhoudsaanvraag.

Er zijn twee basismethoden die u kunt gebruiken:

1. Formele aanvraag: sommige verhuurders geven er de voorkeur aan dat huurders onderhoudsaanvragen indienen via een formeel proces. Dit proces moet duidelijk worden omschreven als onderdeel van de huurovereenkomst .
   
   Dit proces omvat meestal een soort schriftelijk verzoek. Het verzoek bevat meestal de volgende informatie:
   
   • Naam huurder
   • Adres
   • Eenheid nummer
   • Telefoonnummer
   • Datum van de klacht
   • Soort klacht
   • Beschrijving van de klacht
   • speciale verzoeken
   Het zou kunnen:
   
   • Een online formulier - Als u een website heeft voor uw vastgoedbeleggingen , kunt u overwegen om een ​​gebied toe te voegen voor onderhoudsaanvragen. De huurder zou eenvoudig naar uw website moeten gaan, het formulier invullen en op Verzenden drukken.
     
     of
     
   • Een papieren formulier - dit zou een hard copy zijn die de huurder zou scannen en naar u zou e-mailen, faxen, met de hand zou bezorgen of een postbus zou willen plaatsen die u voor dergelijke verzoeken hebt gereserveerd.

   Zorg ervoor dat u ook noodprocedures hebt ingesteld waar huurders na uw normale kantooruren contact met u, een beheerder of reparateur kunnen opnemen in het geval van een onderhoudsaanvraag die onmiddellijke aandacht vereist, zoals een barstende pijp of een gebrek aan warmte in de winter. .

1. Informeel verzoek: een andere optie voor verhuurders is het informele verzoek. Met dit type verzoek kunnen ze, als een huurder een onderhoudsprobleem heeft, u gewoon bellen of e-mailen, afhankelijk van uw voorkeursvorm van communicatie, en de situatie uitleggen. Telefoonverzoeken zouden plaatsvinden tijdens de normale kantooruren die u hebt ingesteld, tenzij het een noodgeval is, in welk geval zij de noodprocedures zullen volgen die u heeft ingesteld.

Wie behandelt de onderhoudsverzoeken?

U moet beslissen wie verantwoordelijk is voor het afhandelen van onderhoudsklachten en -verzoeken, zodat u niet overrompeld wordt wanneer de klachten binnenkomen. Huurders moeten weten met wie zij contact moeten opnemen wanneer zij een probleem hebben.

• U : bent u verantwoordelijk voor het afhandelen van onderhoudsaanvragen? Bent u er gerust op dat huurders contact met u opnemen voor dergelijke verzoeken? Ben je comfortabel in de woning van een huurder om dergelijke verzoeken in te dienen? Heeft u de kennisbasis en vaardigheid om sanitair en elektrische reparaties aan te pakken of moet u een specialist inhuren?
  
  Als u besluit dat u deze onderhoudsaanvragen zelf zult overnemen, moet u uw vaardigheden goedkeuren. Terwijl je misschien weet hoe je een deurknop moet repareren, een hoofdwaterklep moet afsluiten en een vloer moet betegelen, weet je hoe je een pijp moet solderen of bedrade rookmelders moet installeren? Het is belangrijk dat u uw beperkingen vanaf het begin begrijpt, zodat u op de juiste manier kunt plannen voor reparaties die u zelf niet kunt uitvoeren.
  
• Een property manager : gaat u een property manager inhuren om te zorgen voor onderhoudsaanvragen? Als u niet op uw gemak bent met het uitvoeren van onderhoudsaanvragen of als u er eenvoudig geen last van wilt hebben, kunt u een property management bedrijf inhuren om dit te doen. Ze hebben een bekwaam team van klusjesmannen in dienst of zullen externe aannemers inhuren om deze verzoeken uit te voeren. Hoewel het een duurdere optie is, bespaart het u de hoofdpijn van het moeten omgaan met constante onderhoudsaanvragen en bespaart u de opportunitykosten van tijd die u kunt toewijzen voor meer productieve inspanningen.
  

• Iemand anders : als u niet over de vaardigheden, kennis of de wens beschikt om klachten van huurders zelf af te handelen en niet het geld wilt uitgeven om een ​​propertymanagementbedrijf hiervoor in te schakelen, kunt u uw eigendom niet laten in de war raken , u moet iemand hebben om voor deze problemen te zorgen. Met deze optie betaalt u iemand geen maandelijks salaris; eerder, u zult ze betalen om voor elk individueel probleem te zorgen wanneer het zich voordoet.

  U moet uw onderzoek doen en lokale reparateurs en aannemers bij u in de buurt vinden. Je zult willen zoeken naar:

  • Een klusjesman - die basisreparaties zal uitvoeren.
  • Een elektricien - Wie zorgt voor elektrische problemen.
  • A Plumber - Wie kan omgaan met leidingen en afvoerproblemen.
  • Late Nights and Weekends - Zorg ervoor dat u ook weet in welke uren deze personen beschikbaar zullen zijn. Als ze niet op oneven uren beschikbaar zijn, moet je ervoor zorgen dat je iemand hebt die dat wel is. U wilt niet koortsachtig op zoek naar een back-upreparateur wanneer u op uw huwelijksreis bent in Hawaï om 2 uur 's morgens
  • Contactnummers voor noodgevallen - Houd altijd de nummers van de plaatselijke brandweerkazerne, het politiebureau en het antigifcentrum in de gaten.