Doe wat je het beste doet en huur de rest
Werken met Elance Online - een online marktplaats die kleine bedrijven helpt om bijna elk type project uit te besteden - we hebben gesproken met tientallen kopers die projecten met succes hebben uitbesteed, zoals administratieve ondersteuning, bedrijfsstrategie , grafisch ontwerp, webontwerp en ontwikkeling, schrijven en zelfs softwareontwikkeling.
Wanneer we praten met kopers die de kunst van het effectief beheren van externe serviceproviders onder de knie hebben, komen dezelfde thema's steeds weer terug. We hebben hun advies gedistilleerd in de volgende 'Top 10 beste praktijken' voor het werken met externe serviceproviders. Het volgen van dit advies kan u helpen het maximale uit uw relaties met externe leveranciers of aannemers te halen - of u nu op het web zoekt naar serviceproviders of offertes van leveranciers vraagt en evalueert op de 'ouderwetse' manier.
Definieer duidelijk het bereik en de planning van uw project
Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar een succesvol uitbesteed project begint altijd met een duidelijke verklaring van wat u hoopt te bereiken. Definieer eerst uw projectvereisten. Serviceproviders hebben nauwkeurige, volledige informatie nodig om u realistische voorstellen te doen en om u een redelijke prijs aan te bieden. Wees specifiek over de deliverables die u van de leverancier verwacht.
Geef verkopers zoveel mogelijk informatie over wat u nodig hebt en de manier waarop u het werk gedaan moet hebben. Wees ook duidelijk en realistisch over uw planningsvereisten - projectplanningen kunnen een enorme impact hebben op projectkosten.
Evalueer een serviceprovider zoals u een voltijdmedewerker inhuurt
Wanneer u voorstellen van serviceproviders evalueert, wees dan niet bang om vragen te stellen.
Net zoals het aannemen van een fulltime medewerker, is het selecteren van een leverancier een zeer subjectieve ervaring. Controleer hun referenties en vraag om feedback van andere klanten die hun diensten hebben gebruikt. Neem deel aan een dialoogvenster - als u zich zorgen maakt over de specifieke mogelijkheden van een leverancier, kunt u uw bezorgdheid uiten. Stoof er niet alleen maar over en hoop op het beste.
Zoek naar specifieke ervaring
Idealiter heeft de serviceprovider die u selecteert specifieke ervaring met het type project dat u uitvoert. Je wilt niet iemands "proefkonijn" zijn. Dit is vooral cruciaal bij het uitbesteden van complexe technische projecten zoals softwareontwikkeling. Als u bijvoorbeeld iemand zoekt voor het ontwikkelen van een toepassing voor de iPhone, moet u ervoor zorgen dat ze daadwerkelijk commerciële projecten op dat platform hebben voltooid voor andere tevreden klanten. Dit advies geldt ook voor andere soorten projecten. Als u een businessplan nodig heeft voor het openen van een winkel, krijgt u de beste resultaten als de consultant die u inhuurt verifieerbare ervaring heeft in de detailhandel.
Kies geen leverancier die uitsluitend op prijs is gebaseerd
Hoewel het misschien verleidelijk is, selecteer nooit een leverancier die uitsluitend op prijs is gebaseerd. Ervaren kopers die veel projecten hebben uitbesteed en honderden voorstellen hebben geëvalueerd, raden bijna altijd het beste en goedkoopste bod af.
Kopers melden dat hun meest succesvolle projecten degenen zijn waarvan zij vonden dat de leverancier een balans bood van goede waarde- en kwaliteitsresultaten.
5. Bekijk portfolio's en voorbeelden
Bestudeer het eerdere werk van de leverancier (hun "portfolio") en zorg ervoor dat hun vorige werk aan uw verwachtingen voor kwaliteit en stijl voldoet. Als u de portefeuille, referenties en eerdere ervaring van een leverancier hebt geëvalueerd en nog steeds niet zeker bent van hun mogelijkheden, kunt u ze vragen om een snel model te maken of een basisplan voor een werkplan op te stellen. Een serviceprovider die echt uw bedrijf wil winnen, kan u misschien een ruw concept geven, zodat u een beter begrip krijgt van hun aanpak bij het oplossen van uw probleem.
Maar overschrijd nooit de grens tussen het vragen om een mock-up en erop aandringen dat een verkoper u klaar met werken levert "op spec." Geen gekwalificeerde professional verwacht gratis te werken.
6. Begin klein
Begin voor het eerst met een serviceprovider met een project dat relatief klein en eenvoudig van opzet is. Dit geeft je een beter idee van de stijl en mogelijkheden van de provider voordat je een "missiekritiek" project aan hen toevertrouwt.
7. Verbind betaling met duidelijk gedefinieerde projectmijlpalen
Net zoals je duidelijk moet zijn over de projectomvang, zorg ervoor dat je een werkplan definieert voor je uitbestede project met duidelijk gedefinieerde mijlpalen. Geplande checkpoints waar u de status van het project bekijkt terwijl het werkt, is een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat u uw laatste deadline haalt en dat het eindproduct voldoet aan uw normen. Bind de betaling van de leverancier aan deze mijlpalen.
Een goede richtlijn voor IT- en softwareontwikkelingsprojecten is om niet meer dan 20% tot 30% van de totale projectprijs vooraf te betalen, terwijl de rest van de toegekende betalingen gebaseerd zijn op de voltooiing van 3 of 4 mijlpalen.
8. Overleg eigenaarschap van het werk vooraf
Zorg ervoor dat u voor elk type uitbesteed project duidelijk weet wie de eigenaar is van het resulterende werkproduct en alle belangrijke componenten van dat product.
Zorg ervoor dat de serviceprovider begrijpt hoe u de deliverables wilt gebruiken die zij overeenkomen te bieden. De ontwikkeling van een aangepaste softwareapplicatie voor uw persoonlijk gebruik zou bijvoorbeeld wezenlijk verschillen van de ontwikkeling van een toepassing die u van plan bent te verpakken en opnieuw te verkopen.
9. Vergeet de ondersteuning niet als het project is voltooid
Voor technologieprojecten is het een goed idee om een garantie- of ondersteuningsclausule op te geven, zodat u zeker bent van een bepaalde hoeveelheid voortdurende ondersteuning door de leverancier nadat het project is voltooid. Het is veel gemakkelijker om een ondersteuningsclausule te onderhandelen voordat de serviceprovider met het werk begint, in plaats van na de voltooiing van het project. Zelfs creatieve of zakelijke diensten kunnen profiteren van een ondersteuningsclausule. Stel dat u een aantal bedrijfsaanpassingen moet wijzigen op basis van feedback die u van potentiële investeerders krijgt. Of misschien vindt u dat u dat snazzy nieuwe logo nodig hebt, geleverd in een nieuw type bestandsformaat. Het opgeven van een bepaald bedrag aan gratis ondersteuning of het onderhandelen over gereduceerde prijzen voor toekomstige wijzigingen kan u later tijd, geld en hoofdpijn besparen.
10. Schaf het schriftelijk aan
Tijdens een serviceverbinding kan de reikwijdte van het project, de deliverables of zelfs de overeengekomen prijs veranderen.
Zorg ervoor dat u schema-, scope- of betalingswijzigingen duidelijk doorgeeft aan uw serviceprovider en ontvang - schriftelijk - een bevestiging dat zij de wijzigingen begrijpen en ermee instemmen. Bewaar op dezelfde manier alle wijzigingen in overeenkomsten die door de serviceprovider zijn aangevraagd en of u die wijzigingen accepteert of verwerpt. Bewaar kopieën van alle e-mailuitwisselingen die u hebt.
U hebt altijd toegang tot de beste expertise wanneer u deze nodig hebt zonder de volledige bezetting van fulltime personeel aan te nemen. Door gefocust te blijven op uw kerncompetenties en deskundige freelancers in te huren voor uw andere behoeften, kunt u concurreren met de leveringscapaciteiten van grotere organisaties terwijl u uw onafhankelijkheid behoudt.