De audit plannen
De compensatie-instelling van uw werknemer zal waarschijnlijk het auditproces starten kort nadat het vergoedingsbeleid van uw werknemer verloopt.
U ontvangt mogelijk een brief van uw verzekeraar of een telefoontje van de persoon die is aangewezen om uw audit uit te voeren. Uw toegewezen auditor moet de audit plannen op een tijdstip dat u uitkomt. De datum moet ver genoeg zijn in de toekomst zodat u voldoende tijd heeft om de informatie te verzamelen die de auditor nodig heeft. Vraag de auditor om u een samenvatting te geven van de gegevens die hij of zij nodig heeft om de audit uit te voeren.
Merk op dat uw toegewezen auditor al dan niet een werknemer van de verzekeraar is. Sommige verzekeraars onderhouden een interne auditafdeling met eigen werknemers. Anderen besteden de auditfunctie uit aan een onafhankelijk accountantskantoor. Het proces moet hetzelfde zijn, ongeacht of de audit wordt uitgevoerd door een medewerker van de verzekeraar of een aannemer.
Records die u nodig heeft
De auditor heeft verschillende financiële informatie nodig voor de periode die wordt bestreken door het beleid dat wordt gecontroleerd. Hier volgt het type informatie dat u mogelijk wordt gevraagd te verstrekken:
- Boekhoudingsboek
- Belastingformulieren, met name formulieren 941 en 944, Werkgevers Federale belastingaangifte (driemaandelijks en jaarlijks, respectievelijk)
- Verslagen van uitbetalingen in contanten
- Betalingen voor diensten geleverd door onafhankelijke contractanten. De auditor moet verifiëren dat deze werknemers niet uw werknemers zijn.
- Betalingen voor diensten geleverd door onderaannemers
- Certificaat van verzekering voor elke onderaannemer die u hebt ingehuurd
- W-2- en 1099-formulieren
- Taakomschrijving voor elke werknemer. Zorg ervoor dat het de plichten van de werknemer nauwkeurig beschrijft.
- Beschrijving van uw bedrijfsactiviteiten
- Payroll-records voor de duur van het beleid. De auditor moet alle bronnen van beloning die aan elke werknemer worden verstrekt (salaris, bonussen enz.) Verifiëren.
- Payroll-beperkingen die van toepassing zijn op leidinggevende functionarissen, partners, eenmanszaken enz. Die onder het beleid vallen
- Uw ervaring rating werkblad
Nadat u de benodigde gegevens hebt verzameld, moet u deze organiseren. Zet al uw loonadministratie (zoals W-2 formulieren, loonstroken en overuren records) samen zodat de informatie gemakkelijk toegankelijk is. Plaats ook alle informatie met betrekking tot onderaannemers, inclusief betalingsbedragen en verzekeringscertificaten, op één plaats. Uw inspanningen zullen vruchten afwerpen, waardoor de controle gemakkelijker en sneller wordt.
Wat zit er in Payroll?
De compensatiepremie van uw werknemer wordt berekend door een tarief te vermenigvuldigen met uw loonlijst en vervolgens het resultaat te delen door 100. De NCCI en de meeste schadeloosstellingsautoriteiten voor overheidswerknemers verwijzen naar de loonlijst als vergoeding . Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt. Beide betekenen de geldwaarde van de services die uw werknemers aan uw organisatie leveren.
De kosten die deel uitmaken van de beloning variëren enigszins van staat tot staat. Ze omvatten echter over het algemeen het volgende:
- Brutolonen en lonen, inclusief salarissen en lonen met terugwerkende kracht
- Commissies. Dit omvat de totale commissies ontvangen door een werknemer en eventuele trekt tegen commissies.
- Bonussen, inclusief aandelenbonusplannen
- Vakantie, vakantie en ziekengeld
- Overuren uitbetaling. In alle landen behalve enkele staten omvat de beloning overuren berekend tegen het straight-time tarief. Stel dat het normale uurtarief van een werknemer $ 20 per uur is. Als de werknemer $ 600 had betaald voor 20 uur overwerk, zou je slechts $ 400 van het overwerk betalen.
- Door u verrichte betalingen die anders zouden zijn ingehouden op de beloning van werknemers zoals vereist door de wet voor sociale zekerheid, Medicare of een pensioenplan
- Betaling aan werknemers op een andere basis dan de gewerkte tijd. Voorbeelden zijn stukwerk, winstdeling of stimuleringsplannen.
- Betaling of vergoedingen voor handgereedschap of in de hand gehouden elektrisch gereedschap dat werknemers gebruiken om hun werk uit te voeren
- Huurwaarde van een appartement of huis aan een werknemer. Ook de waarde van andere accommodatie en maaltijden ontvangen door een werknemer als onderdeel van zijn of haar loon
- Betalingen worden afgetrokken van de brutolonen van werknemers voor hun pensioen, cafetaria of spaarplannen
- Payroll voor werknemers van niet-verzekerde onderaannemers (zie opmerkingen hieronder)
Wat is uitgesloten van Payroll?
Er zijn een aantal kosten die doorgaans worden uitgesloten wanneer de salarisadministratie wordt berekend met het oog op het beoordelen van de werknemersverzekeringsverzekering. Hoewel deze per staat verschillen, bevatten ze vaak het volgende:
- Tips en andere fooien ontvangen door werknemers
- Ontslagvergoeding (anders dan voor gewerkte tijd)
- Kortingen op goederen gekocht van de werkgever
- Terugbetaalde zakelijke kosten
- Betaal voor actieve militaire plicht
- Uniforme toelagen
Classificatie
Een van de belangrijkste taken van een auditor is ervoor te zorgen dat het verzekerde bedrijf op de juiste manier is geclassificeerd. Indelingen voor werknemerscompensatie zijn bedoeld om bedrijven te categoriseren, niet individuele werknemers. De auditor zal de activiteiten van uw bedrijf beoordelen om vast te stellen of de basisclassificatie op uw polis correct is.
De basisclassificatie is de classificatie die uw algemene bedrijf het beste beschrijft. Dit is vaak hetzelfde als de geldende classificatie (de classificatie heeft de meeste payroll toegekend). Stel dat u een machinewerkplaats exploiteert. Sommige van uw medewerkers werken met draaibanken, terwijl anderen boormachines of stempelmachines gebruiken. De specifieke activiteiten die door uw werknemers worden uitgevoerd, kunnen verschillen van werknemer tot werknemer. Toch passen ze allemaal in je basisclassificatie, Machine Shop.
Sommige werknemers kunnen taken uitvoeren waarvoor afzonderlijke classificaties nodig zijn. Uw werkplaats heeft bijvoorbeeld een bediende die zijn werk doet in een afgesloten kantoor, weg van andere werknemers. Deze werknemer zou waarschijnlijk de classificatie Clerical Office Employee krijgen in plaats van Machine Shop.
Indelingen voor werknemerscompensatie zijn uiterst complex. Uw auditor kan uw bedrijf herclassificeren op een manier die u niet begrijpt of die u niet begrijpt. Vraag de auditor in dit geval om een verklaring. Als u nog steeds in de war bent over de wijzigingen, vraagt u uw agent of makelaar om hulp.
Ontmoeting met de auditor
Om de audit uit te voeren, moet de auditor een ontmoeting met u hebben of een vertrouwde vertegenwoordiger van uw bedrijf. Als u deze taak aan iemand anders delegeert, moet u ervoor zorgen dat hij of zij:
- kent uw bedrijf goed
- begrijpt alle fasen van de werking van uw bedrijf
- weet welke taken door elke medewerker worden uitgevoerd
- begrijpt het compensatiebeleid van uw bedrijf, inclusief de classificaties die het bevat
- begrijpt de financiële gegevens van uw bedrijf, inclusief salarisgegevens, zodat hij of zij vragen van de auditor kan beantwoorden
Wanneer u de auditor ontmoet, moet u of uw aangewezene meewerken en de vragen van de auditor zo goed mogelijk beantwoorden. Geen informatie aanbieden die niet werd gevraagd.
Net als veel andere bedrijven, kan uw bedrijf een externe boekhoudfirma inhuren om uw boekhoud- en loonlijstfuncties af te handelen. Moet uw boekhouder namens u de audit afleggen? Het antwoord is nee. Uw boekhouder kan de auditor de financiële gegevens bezorgen die hij of zij nodig heeft om de audit uit te voeren. De auditor moet uw pand echter bezoeken om een fysieke audit uit te voeren.
onderaannemers
Veel staten hebben wetten die aansprakelijkheid opleggen aan aannemers die niet-verzekerde onderaannemers inhuren. Deze wetten zijn op u van toepassing als uw bedrijf als aannemer fungeert en het werk uitbesteedt aan derden.
Stel dat uw bedrijf, ABC Construction, een onderaannemer, genaamd P & J Plumbing, inhuurt om leidingwerk uit te voeren in een gebouw dat u opknapt. Een werknemer van P & J is tijdens het werk gewond geraakt en probeert een schadevergoeding voor werknemers aan te vragen. P & J heeft echter geen compensatieregeling voor werknemers aangekocht. In de meeste staten kan de benadeelde werknemer uitkering aanvragen onder het vergoedingsbeleid van uw werknemer.
Verzekeraars zijn wettelijk verplicht om voordelen te bieden aan werknemers van niet-verzekerde onderaannemers. Uw auditor controleert uw belastingdocumenten en zoekt naar 1099 formulieren die zijn uitgegeven aan onderaannemers. Hij of zij zal controleren of u een certificaat van verzekering hebt gekregen van elke onderaannemer die u hebt ingehuurd. Als een onderaannemer die u hebt ingehuurd geen bewijs heeft geleverd van een werknemerscompensatieverzekering, zal de accountant u een extra premie voor de verzekeringsdekking van die contractant in rekening brengen.
Het tarief dat wordt aangerekend voor een niet-verzekerde onderaannemer, is afhankelijk van het soort werk dat de onderaannemer heeft uitgevoerd. Als de onderaannemer bijvoorbeeld dakwerk heeft uitgevoerd, wordt het tarief voor de toepasselijke dakindeling gebruikt. Het tarief wordt toegepast op alle of een deel van de kosten van het uitbestede werk. Als het geld dat u aan de onderaannemer had betaald alleen voor arbeid was, dan worden de volledige kosten (gedeeld door 100) gebruikt als basis voor de premie.
Aannemer versus onderaannemer
Als uw bedrijf geen aannemer is, bent u dan verantwoordelijk voor verwondingen door werknemers van onafhankelijke aannemers die u inhuurt? Het antwoord is over het algemeen nee. De aannemer exploiteert een bedrijf dat onafhankelijk is van het uwe. De aannemer is dus verantwoordelijk voor het toekennen van compensaties voor werknemers aan zijn eigen gewonde werknemers.
Stel dat u een winkel heeft. U huurt een Fabulous Flooring, een vloerinstallateur, in om een oude linoleumvloer in uw winkel te verwijderen en te vervangen door een nieuwe. Je schetst het gewenste resultaat (een nieuwe verdieping) en Fabulous doet het werk. Een fantastische supervisor houdt toezicht op de vloerarbeiders. De supervisor stelt werkschema's in en dicteert hoe werknemers hun werk uitvoeren. Als een Fabulous-medewerker gewond raakt tijdens het installeren van uw nieuwe vloer, moet Fabulous (niet uw bedrijf) aansprakelijk zijn jegens de werknemer.
Er zijn situaties waarin een bedrijf aansprakelijk kan worden gesteld voor letsels aan werknemers van een onafhankelijke contractant. U moet er dus op aandringen dat alle onafhankelijke contractanten die u inhuurt bewijs leveren dat zij een arbeidsongeschiktheidsverzekering hebben gekocht.