Is uw kleine bedrijf te druk om een leveranciersscorecard op te zetten?
Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent - of gewoon in een klein bedrijf werkt - en supply chain is een van die dingen waarvoor u moet zorgen, maar u hebt geen tijd om erover na te denken, neem dan uw hart.
Leveranciers scorekaarten zijn een geweldige manier om de vinger aan de pols te houden van de prestaties van uw leveranciers. En er zijn eenvoudige, praktische manieren om die scorekaarten te implementeren en te onderhouden - zodat je ongeveer de miljoen andere dingen kunt doen die je vandaag moet doen .
Gegevens
Grote bedrijven, met bergen geld die hun leidinggevenden gebruiken als klimmuren, betalen veel geld voor gegevens. En dan verdubbelen ze en betalen ze nog meer geld om analisten te laten snijden, dobbelen en betekenis te geven aan die gegevens. Hoe kan worden verwacht dat u die gegevens verzamelt, analyseert en begrijpt - en neemt u op wat nuttig zou kunnen zijn in de scorecards van uw leveranciers?
Wel, het goede nieuws is dat je al toegang hebt tot alle gegevens die je nodig hebt om eenvoudig de prestaties van je leveranciers bij te houden.
De bestellingen die u op uw leveranciers plaatst, geven u de datum van uw aanvraag, de bestelhoeveelheid en uw verwachte prijs.
De verzendingsdocumenten van uw leveranciers en uw ontvangstdocumenten geven u de werkelijke verzenddatum, de ontvangstdatum en de ontvangen hoeveelheid.
En de facturen van uw leverancier kunnen uw werkelijke betalingsprijs bevestigen.
Dat is alles wat u nodig heeft om de scorecard van uw leverancier te starten.
Wat te beoordelen
Wat hopen u en uw kleine onderneming te bereiken vanuit het oogpunt van klantafhandeling? U wilt waarschijnlijk uw klanten verzenden wat ze hebben besteld, wanneer ze het hebben afgeleverd - en dat gedaan krijgen door zo min mogelijk geld uit te geven.
En dat is wat u moet verwachten dat uw leveranciers voor u doen. Ze zouden je moeten sturen wat je wilt, wanneer je het wilt - en je zo min mogelijk geld aanrekenen voor wat je besteld hebt.
In supply chain-termen vertaalt dit zich in tijdige levering, ordernauwkeurigheid en kosten van goederenbeheer.
Uw scorekaart instellen
Het gebruik van een spreadsheet is de gemakkelijkste manier om dit voor elkaar te krijgen. Zodra u de onderliggende gegevens hebt ingesteld, kunt u een Scorekaarttab instellen die de gegevens in de spreadsheet naar één locatie verzamelt. Met het Scorecard-tabblad kunt u eenvoudig uw geconsolideerde informatie bekijken.
Deze scorekaarten zijn hulpmiddelen waarmee u snel de prestaties van uw leveranciers kunt beoordelen. Scorekaarten worden gebruikt om gegevens te verzamelen om de strategie voor supply chain management en besluitvorming te stimuleren. Net zoals je een A, B of C zou kunnen krijgen op een schoolrapport - het geeft je een idee op hoog niveau over hoe het met je gaat. Scorecards van leveranciers helpen u en uw kleine onderneming ook om te bepalen op welke gebieden een leverancier zich mogelijk moet verbeteren.
Binnen een paar minuten gaan we terug naar de moeren van uw scorecard, maar eerst - een overzicht van die supply chain-voorwaarden.
Tijdige levering
Uw klanten willen dat uw kleine onderneming hun bestellingen op tijd verzendt.
U wilt op tijd aan uw klanten verzenden. Dus het spreekt vanzelf dat uw leveranciers op tijd willen verzenden naar uw kleine bedrijf.
Dus waarom zijn er zoveel late verzendingen in de wereld?
Productie- en kwaliteitsproblemen kunnen zorgen voor late leveringen. De laatste tweede vraag kan een last-minute bestelling veroorzaken, waardoor de juiste doorlooptijden in het productie- en supply chain-proces mogelijk niet mogelijk zijn. Maar de meest voorkomende oorzaak van late leveringen is slechte planning. Het goede nieuws is dat dit de gemakkelijkste driver is om te repareren.
De eerste stap om het te repareren is echter om het te identificeren.
Wanneer heeft u uw bestelling bij uw leverancier geplaatst? Was dat binnen hun toegewezen doorlooptijd? Is de bestelling op tijd aan u gekomen? Het is een ja of nee vraag en uw leverancier krijgt 100% of een nul.
Ordernauwkeurigheid
Wat heb je bij je leverancier besteld?
Is dat wat op kwam dagen?
Hoeveel van deze items hebt u besteld? Is dat aantal gekomen? (Hierop is vaak een voorbehoud gemaakt als het artikel niet gemakkelijk telbaar is en elke afzonderlijke eenheid relatief lage kosten heeft.) In die gevallen verzenden leveranciers kleine overschotten van 3 tot 10 procent en bieden klanten wat meer speelruimte.)
Kosten van goederenbeheer
Hoeveel verwachtte u om uw leverancier te betalen? Is dat wat je leverancier je heeft gefactureerd?
Als de kosten van uw leverancier aan het stijgen zijn , moet uw kleine onderneming dat eerder weten dan later. Als u dat regelmatig bijhoudt via een scorekaart van een leverancier, kunt u de kosten van een goederenramp het hoofd bieden.
Scorecard Nuts-and-Bolts
Gebruik uw spreadsheet (de hierboven genoemde) om een tabblad voor uw leverancier te maken, laten we het Leverancier A noemen. In sommige gevallen kan het eenvoudiger zijn om afzonderlijke spreadsheets te maken - één voor elk van uw leveranciers.
Als u een ERP-systeem hebt (en als u niet weet of u een ERP-systeem hebt, niet) of een ander systeem dat de bestellingen volgt die u bij uw leveranciers plaatst (bijvoorbeeld Quickbooks), moet u in staat zijn om exporteer de gegevens die u nodig hebt. Als dat niet het geval is, moet u dit mogelijk handmatig invoeren, maar zodra u het hebt ingesteld, kan dit vrij snel gaan.
Uw kolommen moeten iets als: ordernummer, leveranciersnaam, besteldatum, aangevraagde verzenddatum, productnaam (of onderdeelnummer), eenheidsprijs, bestelhoeveelheid. U kunt al deze informatie krijgen van de bestelling die uw kleine bedrijf heeft gegenereerd.
Vervolg de kolommen met informatie van de feitelijke verzending van uw leverancier: werkelijke verzenddatum, ontvangen datum en ontvangen hoeveelheid.
Wanneer uw leverancier u factuurt, kunt u een kolom toevoegen voor de gefactureerde prijs.
Met die gegevens beschikt u over wat u nodig hebt om uw aangevraagde verzenddata te vergelijken met de werkelijke verzenddata van uw leverancier. Sommigen gaan naar de bestelde hoeveelheid versus de ontvangen hoeveelheid en de orderprijs versus de factuurprijs.
Voeg aan je rechterkant nog drie kolommen toe met deze kolomkoppen:
- Op tijd?
- 100 procent bestelnauwkeurigheid?
- Juiste prijs?
Vergelijk nu wat u op de bestellingen plaatst met wat u van uw leveranciers hebt ontvangen. En vul de cellen met een Y of een N. Het totaal van uw Y's over de totale orders geeft u uw percentages. U kunt die percentages vastleggen in die eerste Scorecard-tab waarover we het hierboven hebben gehad.
Nadat u de sjabloon hebt ingesteld, kan het Scorecard-tabblad automatisch worden ingevuld. Als u niet zeker weet hoe u dit moet instellen, zijn er een aantal zelfstudies die u er doorheen kunnen leiden. Of vraag het aan je tiener.
Uw scorecard moet lezen: Naam van leverancier, Tijdig percentage = xx procent, Ordernauwkeurigheid = xx procent, Kostprijs van goederennauwkeurigheid = xx procent. Die hoogwaardige kijk op de prestaties van uw leverancier kan u vertellen of u die leverancier beter moet beheren , of dat u vrij bent om die miljoen andere dingen te doen die u vandaag moest doen.