Hoe, waarom en wanneer de geldlade moet worden gebalanceerd
Wanneer onderzocht, is de meest voorkomende oorzaak van de diefstal het ontbreken van een goede procedure of controles.
Het proces van het tellen van het geld, het afstemmen van de ontvangsten en het in evenwicht brengen van de geldlade creëert een verantwoording van de transacties van de dag. Dit cashmanagementsysteem kan worden gecreëerd op hetzelfde moment dat het winkelbeleid wordt vastgesteld. Veel van de POS (point of sale) systemen van tegenwoordig hebben stapsgewijze instructies voor het sluiten (ook gekend als balanceren) van de geldlade om de medewerker te begeleiden.
Waarom balans?
Winkelbeheer of kassiers kunnen op elk moment tijdens een dienst een verkooprapport genereren. Door het begin van contant geld in de la toe te voegen aan het dagelijkse verkoopcijfer, weet een winkelier op elk gewenst moment precies hoeveel geld er in de kassa of het kassasysteem moet zitten. Dit is erg handig:
- Om te voorkomen dat u te veel contant geld op de verkoopvloer vasthoudt.
- Als de winkel wordt beroofd.
- Wanneer een klant klaagt over te weinig verandering.
- Voor het ontdekken van frequente overschotten / tekorten voor bepaalde kassiers.
- De verleiding wegnemen om contant geld te nemen zonder documentatie uit de geldlade.
Hoe een geldlade te balanceren
Het balanceren van een kassa vindt meestal plaats aan het einde van de dag of aan het einde van de dienst van een kassier. De geldlade en de inhoud ervan moeten naar een kantoor of een ander afgelegen gebied worden gebracht om het rapport voor te bereiden.
Als u de lade na het sluiten in evenwicht houdt, moet u ervoor zorgen dat de vloerlampjes op de vloer uit zijn en de deur is vergrendeld. Voor veel verkopers hebben ze haast en beginnen ze te sluiten voordat de winkel echt gesloten is. Dit is geen veilige praktijk. Als u echter meerdere werknemers in de winkel heeft, is het mogelijk om een van de registers te sluiten tijdens de openingsuren.
Eventuele overschotten en of tekorten moeten worden onderzocht. De menselijke aard moet in aanmerking worden genomen voor kleine fouten en kleine hoeveelheden. Hiermee bedoelen we dat eenvoudige miscounts van verandering gebruikelijk zijn bij het verwerken van een transactie. Vaak voorkomende discrepanties kunnen echter een teken zijn van diefstal van werknemers of kunnen erop wijzen dat voor een bepaalde kassier verdere training vereist is. In de regel wilt u ervoor zorgen dat niet meer dan $ 2 's nachts is uitgeschakeld. Hoewel het afhankelijk is van het aantal transacties die dag (met andere woorden, hoe meer transacties, hoe groter de kans op het tellen van fouten), is de $ 2-regel een nuttige.
Het startende contant-bij-hand wordt terug in de kassa-lade geplaatst en voor de avond bewaard, terwijl de storting voor de bank wordt voorbereid. Alle creditcardbewijzen, terminalrapporten en andere kassabonnen kunnen worden geniet in het Dagelijkse kassalade-rapport en op datum worden opgeslagen.
Scheiding van verantwoordelijkheden
Voor meer verantwoording, overweeg het gebruik van twee personen om de kassa in evenwicht te brengen. Eén persoon telt de lade en maakt het dagelijkse kasrapport, terwijl de andere persoon een bankdeposito voorbereidt. Beide personeelsleden moeten het rapport ondertekenen dat aangeeft dat zij verantwoordelijk zijn voor de getoonde cijfers. Hoewel geen enkel systeem fraude kan voorkomen, zal deze audit trail collusie onder werknemers helpen ontmoedigen.
Aan het begin van de volgende dienst moet aan elke kassier een eigen kassalade worden toegewezen. Laat de kassier het geld in de la hertekenen om het beginsaldo te controleren. Als u een kleine winkel met slechts één register bent, blijft het geld waarschijnlijk de hele nacht in de la liggen. Als dit uw situatie is, is de procedure hetzelfde.
Nog een laatste opmerking: aangezien menselijke fouten deel uitmaken van het spel, moet je ervoor zorgen dat je discrepanties in je geld opneemt als onderdeel van je winst- en verliesrekening.
Voeg een regel toe aan uw winst- en verliesrekening die een budget heeft voor en een verlies laat zien door verkeerd in te rekenen. Op deze manier kunt u het verlies controleren en beheren.