Uw donorbestanden in volgorde ophalen
Wanneer weet je wanneer die tijd is gekomen, en wat doe je dan? Verschillende non-profitorganisaties gaven deze antwoorden toen ik hen vroeg om deze zin te voltooien: "Ik wist dat het tijd was om een nieuw donormanagementsysteem te krijgen wanneer ..."
- Degene die we hadden, kon de gegevens niet op de manieren die we nodig hadden rapporteren.
- De hond heeft mijn indexkaarten opgegeten.
- Ik wilde dingen weten over mijn donateurs en het kostte absurde tijd om het antwoord te vinden.
- Het laatste "systeem" bleef in hun hoofd hangen.
- De enige persoon die een idee had hoe het systeem moest worden gebruikt (een oude Access-database) ging met pensioen.
- De computer van een vrijwilliger stortte neer en we verloren alles.
Kloppen deze redenen voor uw non-profitorganisatie?
Beslissen dat je een nieuw systeem nodig hebt, is echter het gemakkelijke gedeelte. Er is een wereld van verwarrende informatie over concurrerende systemen die er zijn, en geen gemakkelijke manier om alles samen te voegen.
Ik wendde me tot de 'Consumer Reports' van non-profittechnologie om de antwoorden te vinden. Idealware is een non-profitorganisatie die andere non-profitorganisaties helpt slimme softwarebeslissingen te nemen door onbevooroordeeld onderzoek uit te voeren en deze vervolgens te vertalen naar gemakkelijk te begrijpen rapporten, artikelen en trainingen.
Andrea Berry, directeur Partnerships and Learning bij Idealware, stelt deze stappen voor om een nieuw donormanagementsysteem te kiezen.
Zoek uit of je echt een nieuw systeem nodig hebt.
Berry zegt om te beginnen te evalueren waarom je je systeem niet leuk vindt. Het probleem is misschien niet wat u denkt, en het is niet gemakkelijk om van software te veranderen. Het kost tijd, moeite en geld.
Berry zei: "Er is geen systeem met zilveren kogels, dus zorg ervoor dat je huidige systeem echt niet toereikend is.
U moet bijvoorbeeld misschien gewoon meer leren over het systeem dat u heeft, in plaats van volledig over te schakelen op een geheel nieuw systeem. "
Vindt de tijd om te bepalen wat het probleem werkelijk is. Zou het een van de volgende kunnen zijn?
- Je hebt meer training nodig. Misschien heeft uw huidige systeem functies die u niet begrijpt of weet hoe u deze moet gebruiken. Vraag uw leverancier of er trainingsopties zijn, zoals video's of online bronnen, waartoe u toegang hebt.
- U heeft meer ondersteuning nodig. Wat zijn de ondersteuningsopties voor uw huidige systeem? Is er beschikbare en betaalbare ondersteuning? Begrijpt de verkoper uw problemen en probeert hij te helpen, of praten ze tegen u? Hebben ze een oplossing voor uw specifieke probleem?
- Je begrijpt niet alle mogelijkheden van je huidige systeem. Weet je echt zeker dat het niet doet wat je wilt? Is er beschikbare documentatie? Sommige leveranciers werken hard om meer hulp te bieden, zoals video's, fora waar u vragen kunt stellen en literatuur die is geschreven voor niet-techneuten.
- Uw systeem is te zwak of te robuust. Een systeem op maat maken voor uw proces en uw budget is een cruciale stap.
- Uw systeem is te duur. Betaalt u voor meer functionaliteit dan u nodig heeft? Berry zegt: "Wanneer je met een verkoper praat, onthoud dan dat dit een verkoop is ... de aard is om te 'verkopen'. Als u uw behoeften begrijpt, kunt u niet worden afgeleid door 'shiny objectsyndroom'. "
- Uw systeem is verouderd. Misschien mist je systeem nieuwe functies. Houd er rekening mee dat deze regelmatig moet worden bijgewerkt, hetzij automatisch, hetzij door uzelf of door uw leverancier. Wees je alleen bewust van hoe je systeem up-to-date blijft.
- Uw systeem wordt niet langer ondersteund door de leverancier. Berry zegt dat dit niet gebruikelijk is, maar wel gebeurt, vooral als een kleinere verkoper wordt gekocht door een grotere.
Idealware biedt een werkboek, een handleiding voor consumenten over goedkope donorbeheersystemen die u zullen helpen bij dit zelfevaluatieproces.
Identificeer een team van stakeholders.
Dus je hebt besloten om te schakelen. Wat komt hierna?
Berry zei: "Wat we altijd zien, is dat de ontwikkelingsdirecteur beslist een nieuw systeem te krijgen, maar niet overlegt met de marketingafdeling, of de uitvoerend directeur, of de vrijwilligerscoördinator , die allemaal het systeem zullen gebruiken."
Het is een goed idee om iedereen te raadplegen die het systeem gaat gebruiken. Als u brainstormt over functies die u nodig hebt, laat dan iedereen het woord. Zorg ervoor dat iedereen die het systeem gebruikt of hierdoor wordt beïnvloed, wordt vertegenwoordigd. Iemand in de grote geschenkenafdeling moet zeker aanwezig zijn, net als een persoon die leiding geeft aan de fondsenwervende inspanningen.
Begrijp uw huidige processen.
Maak een gedetailleerde lijst van uw fondsenwervende processen, standaardiseer ze en evalueer alles wat u met uw databases doet. Vraag het aan uw organisatie:
- Waarom doen we het op deze manier?
- Moeten we de dingen op die manier blijven doen?
Berry zei: "Standaardisatie biedt u flexibiliteit bij het kiezen van een systeem ... de minder dure systemen bieden geen grote flexibiliteit, dus hoe minder" eigenaardigheden, hoe beter. "Zoek naar de beste werkwijzen in het veld en vermijd unieke procedures."
Elimineer ontslagen voordat u investeert. Hoe vaak voer je een adres in, bijvoorbeeld? Draag geen eigenzinnige tactieken over die zich in de loop der jaren hebben verspreid en richt u in plaats daarvan op wat uw organisatie momenteel nodig heeft.
U wilt bijvoorbeeld een standaard instellen voor het invoeren van telefoonnummers. Zul je nummers opnemen als (555)555-5555 of 555-555-5555? Dit zijn allemaal essentiële details om over na te denken.
Geef prioriteit aan uw wensenlijst .
Breng iedereen bij elkaar die het systeem gaat gebruiken of er rapporten van zal ontvangen. Brainstorm alles wat je zou willen, en rangschik deze functies. Bepaal wat je absoluut nodig hebt, zonder welke het systeem nutteloos is. Als u dit voor het eerst doet, voorkomt u dat u weggaat naar een niveau van complexiteit dat uw budget zou kunnen verwoesten.
Berry beveelt aan een drieledige lijst te maken:
- Wat heb je nodig of anders is het systeem nutteloos?
- Wat zou leuk zijn om te hebben, maar is het geen dealbreaker?
- Wat zou je willen als geld geen optie was?
Populaire functies omvatten vaak:
- Het bijhouden van donorbetrokkenheid
- Aangepaste velden en notities
- Donorenteelt
- Scheduling mogelijkheden
- Rapporten over populaire trends
- Lidmaatschap management
Bonus: bekijk de Salsa-handleiding voor CRM's om de juiste functies voor uw organisatie te bepalen.
Doe je onderzoek.
Gebruik Idealware. Ze hebben het nodige onderzoek voor je gedaan. De rapporten van Idealware hebben het veld versmald, systemen uitgekozen die speciaal zijn bedoeld voor het beheren van donorsystemen, en vervolgens de top tien systemen uit de lijst gehaald en een lijst met functies geleverd.
Bekijk de Consumer's Guide to Low-Cost Donor Management Systems.
Gebruik het rapport om een shortlist te maken van drie of vier levensvatbare systemen.
Plan leverancierdemonstraties.
Sommige verkopers komen naar je toe, of je kunt naar hen toe gaan. Maar veel demo's worden online uitgezonden met behulp van een tool voor het delen van het web. Soms kun je zelfs een proefversie downloaden.
Zorg ervoor dat u echte voorbeelden gebruikt om te zien hoe elk systeem voor uw behoeften zal werken. Een grote hulp is de zes tips van Idealware voor het navigeren door de leveranciersdemo.
Rangschik de systemen op basis van uw wensenlijst - aantrekkelijke versus essentiële behoeften en hoge kosten versus betaalbare - en kies het juiste systeem voor u.
U kunt uw nieuwe systeem mogelijk online kopen met een creditcard, maar grotere systemen kunnen een contract hebben dat moet worden verwerkt en ondertekend.
Berry zegt: "Soms kunt u uw nieuwe systeem onmiddellijk gaan gebruiken, terwijl andere systemen moeten worden aangepast." DonorPerfect Online staat erom bekend een systeem aan te passen voordat u begint, terwijl andere systemen, zoals GiftWorks, vanaf het begin gemakkelijk te gebruiken zijn. -go. Sommige systemen hebben een consultant nodig om in te stellen. "
Houd in gedachten dat u uw CRM zult gebruiken om de donorrelaties het meest te verbeteren, maar u kunt het zelfs gebruiken om uw fondsenwervende strategieën te verbeteren.
Dan Quirk is de Marketing Manager bij Salsa Labs, het vooraanstaande fondsenwervende softwarebedrijf voor op groei gerichte non-profitorganisaties. De marketingfocus van Dan op contentcreatie, conversie- optimalisatie en moderne marketingtechnologie helpt hem bij het coachen van non-profitorganisaties bij het ontwikkelen van beste praktijken voor digitale fondsenwerving.