Een uitstekende keuze voor een bedrijfsintranet - geen code vereist
Houd er rekening mee dat in dit artikel wordt aangenomen dat u de basisinstellingen voor Google Business-apps al heeft voltooid en klaar bent om de verschillende applicaties zoals Google Sites te gaan instellen.
Zo nee, zie mijn artikelen:
Google Sites
Met Google-sites kunt u interne websites voor uw organisatie of externe websites maken voor het hele brede web zonder dat u HTML hoeft te kennen (intranetten en extranetten, met andere woorden).
Wanneer u voor het eerst uw Google-site maakt, wordt u gevraagd wat voor soort website u wilt maken; bedrijfsintranet, klaslokaal, club, winkel, kantoor of restaurant voor artsen of tandartsen zijn enkele van de sjablonen die u kunt kiezen zodra u de basisbeslissing hebt genomen om een website of een zakelijke website te kiezen .
Dit is het beste van Google Sites; hoe gemakkelijk het is om permissies in te stellen en websites te maken voor verschillende doelgroepen. Door simpelweg een keuzerondje te selecteren, kunt u alleen bepaalde personen toegang geven tot de sites die u maakt, deze toegankelijk maken voor alle mensen in uw bedrijf, enkele mensen die u selecteert, of openbaar maken en voor iedereen toegankelijk maken.
U moet echter onthouden dat Google Sites een hulpmiddel is voor het maken van eenvoudige websites. Als u op zoek bent naar een volledig uitgeruste e-commercesite of een website die is geïntegreerd in een database, dan is deze app voor het maken van websites niet iets voor u.
Hoe een Google-site te maken
1) Zodra u bent ingelogd bij Google, klikt u op het Google Apps-pictogram in de rechterbovenhoek van uw pagina om alle beschikbare apps voor u te openen en klikt u vervolgens op het blauwe pictogram Sites.
U ziet een pagina met de titel Sites-instellingen met twee knoppen, een rode knop 'Maken' en een knop 'Annuleren'.
Onder de twee knoppen ziet u een paar grote vakpictogrammen; je kunt ervoor kiezen om een 'lege sjabloon' of 'Doorzoek de galerij voor meer' te gebruiken. Als u op 'Door de galerie zoeken voor meer' klikt, gaat u naar de pagina Selecteer een sitesjabloon waar u kunt kiezen uit een lijst met categorieën of kunt zoeken op onderwerp om verschillende sjablonen te bekijken die u mogelijk gebruikt.
Google-sitesjablonen kunnen per categorie worden bekeken, zoals zakelijke samenwerking, activiteiten en evenementen, persoonlijk en gezinsleden, overheid en non-profitorganisaties. De categorie Zakelijk samenwerkingsverband biedt sjablonen zoals professionele site, trainingssite, intranetsite, projecttracering enz.
U kunt sjablonen vooraf bekijken voordat u er een selecteert; klik op 'Gebruik sjabloon' wanneer u uw keuze heeft gemaakt. Een selectie van site-thema's is ook beschikbaar.
Kies er een en vul vervolgens de naam in voor uw nieuwe website in het vak 'Geef uw site een naam'.
Onder dat vakje ziet u een vak 'Locatie locatie' waar u de URL (webadres) van uw nieuwe site ziet en daaronder de andere menu-opties 'Selecteer een thema' en 'Meer opties'.
U wilt alleen de optie 'Selecteer een thema' gebruiken als u oorspronkelijk hebt gekozen voor een lege sjabloon.
Als u een specifieke sjabloon hebt gekozen, klikt u op 'Meer opties' om het menu te openen en vult u de 'Sitecategorieën' en 'Sitebeschrijving' voor uw nieuwe website in.
2) Klik op 'Maken' om een Google-site te maken.
Ga terug naar de bovenkant van de pagina en druk op de grote rode knop 'Maken' en voila! Daar is uw nieuwe site, die u kunt aanpassen.
Ik koos voor de intranet-sitesjabloon van Google.
3) Bewerk uw site naar wens.
Rechtsboven in de template die je hebt gekozen om te laden, zie je vier ingesloten pictogrammen, een potlood, een pagina, een tandwiel en een pictogram voor delen.
Klik op de eerste, het potlood om uw pagina bewerkbaar te maken. Klik vervolgens op het element op de pagina waar u aan wilt werken, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen.
Klik op het paginapictogram om pagina's toe te voegen aan uw website.
(Basistip: hoe lichter de achtergrond, hoe beter als u zwarte tekst wilt gebruiken - en waarschijnlijk ook omdat zwarte tekst gewoon gemakkelijker te lezen is, vooral voor iedereen met 'ouder wordende' ogen.)
4) Toestemmingen toewijzen.
Zodra uw site er uitziet zoals u wilt, klikt u op de knop Delen rechts bovenaan uw scherm.
Op de pagina die wordt weergegeven, ziet u een 'Link om te delen' met de URL van uw site in het vak en vervolgens de kop 'Wie heeft toegang' met een vermelding eronder. De eerste lijst bevat het woord 'Wijzigen' in het blauw naast.
Klik op het woord 'Wijzigen' om het machtigingsniveau te wijzigen. U kunt de pagina delen met:
Openbaar op internet: iedereen die de URL of het websiteadres heeft, kan uw site vinden en bekijken. Aanmelden niet vereist.
Iedereen met de link: Iedereen met de link heeft toegang. Aanmelden niet vereist.
Privé gedeeld: alleen mensen die expliciet toestemming hebben gekregen, hebben toegang. Inloggen vereist.
U kunt er ook voor kiezen om uw site te delen met specifieke mensen die u een naam geeft.
Klik op 'Opslaan' als u klaar bent.
Opmerkingen of tips over het gebruik van Google-sitesjablonen / -sites
Het kostte me de langste tijd om erachter te komen hoe ik verschillende pagina's / secties van de Google-sitesjabloon van het intranet moest bewerken. De homepage-sjabloonpagina bevat hyperlinks naar elk van de verschillende pagina's van de website, zoals kalender, aankondigingen, enz.
Toen ik deze links volgde, bleef ik gewoon op de plaatsaanduidingstekst klikken en deze vervangen - en gebeurde er niets. En er waren nergens instructies op de sjabloonpagina's om ze te gebruiken. (Geachte Google - de grote vakken voor tijdelijke aanduidingen bij de bovenkant van de pagina's die u hebt gevuld met vuilnis, zijn een uitstekende plaats om enkele instructies in te voeren.)
Over het algemeen is het gebruik van de Google Sites-sjablonen niet erg intuïtief. Een van de pagina's van de Google-sitesjabloon van het intranet is de kalender. Ik wilde een agenda insluiten die alle medewerkers van mijn kleine bedrijf kunnen openen en bijwerken.
Maar zelfs nadat ik erachter was gekomen dat ik op het pictogram 'Pagina bewerken' rechtsboven op de pagina moest klikken en de pagina naar de bewerkingsmodus moest verplaatsen voordat ik iets kon doen, kostte het nogal wat gestuntel van vallen en opstaan erachter te komen hoe ik de kalender kon krijgen die ik wilde, waar ik hem wilde hebben.
Links klikken op de placeholder van Google Agenda deed niets. Rechts klikken deed niets.
In plaats daarvan ontdekte ik dat ik het menu 'Invoegen' links bovenaan de webpagina moest gebruiken (een menu dat alleen wordt weergegeven wanneer de pagina in de bewerkmodus staat) en selecteer vervolgens 'Agenda' in het vervolgkeuzemenu. waardoor ik de agenda kon kiezen die ik wilde invoegen.
De invoeging van de Agenda werkte als een charme en kan worden bekeken per week, maand of agenda en kan worden afgedrukt, maar lijkt geen interactieve functies direct beschikbaar te hebben op de weergegeven webpagina. Ik hoopte dat ik en andere personeelsleden op een afspraak in de agenda zouden kunnen klikken om het te wijzigen, details te bekijken of zelfs aanwezigheid aan te geven, maar nogmaals, klikken op een agenda-item lijkt niets te doen. Misschien is er een bepaalde Google-app of -functie die ik niet heb die dit doet waar ik niets van weet.
Eén sjabloonfunctie van Google Sites die ik erg handig vind, is de mogelijkheid om gemakkelijk eerdere versies te vinden en terug te zetten. Op een gegeven moment toen ik probeerde de directory aan te passen, wist ik op de een of andere manier zowel de placeholder als de tekst erin te verwijderen. Onder de knop 'Meer' in de rechterbovenhoek van het scherm, heb ik zojuist 'Revisiegeschiedenis' geselecteerd, met een lijst met revisies en het gemakkelijk maken er een te kiezen voordat ik het had verknoeid.
Zoals elk ander aspect van Google Apps dat ik tot nu toe heb ervaren, wordt Google Sites geplaagd door constante kleine fouten. Toen ik bijvoorbeeld probeerde de contactpagina van de intranettemplate aan te passen, die bestaat uit een titel, een tekstaanduiding en een spreadsheetformulier, kon ik het werkbladformulier niet goed laten werken. In de weergave Bewerken is de foutmelding "Kopie van sitesjabloon mislukt: probeer opnieuw te kopiëren".
Ik vind een occasionele storing niet erg, maar dit soort herhaaldelijke mislukkingen is echt vervelend. Google moet echt wat tijd besteden aan het opschonen van deze apps; deze apps maken immers deel uit van een reeks apps die zijn ontworpen voor zakelijk gebruik en waar mensen voor betalen.
Mijn cijfer voor Google Sites - B. Google Sites gebruiken om websites aan te passen is zeker niet intuïtief en je moet onthouden dat dit een hulpmiddel is voor het maken van standaardwebsites, maar het maken van sites is eenvoudig en de eenvoud van het instellen van machtigingen is indrukwekkend.
Lees meer Artikelen in deze serie over Google Business Apps