Real Estate CRM Inside Gmail - een bijna perfecte oplossing

01 - Streak your way to Gmail CRM

Ik zeg "bijna perfect" omdat niets helemaal perfect is. Als een Gmail-liefhebber en een professional in onroerend goed heb ik echter niets gevonden dat Streak voor CRM in Gmail kan evenaren. Al mijn vereisten voor een CRM-systeem voor onroerend goed zijn opgenomen in de geïnstalleerde app en in Gmail.

Laten we eens nadenken over wat we willen beheren in onze Customer Relationship Management-oplossing in de eenvoudigste vorm. Simpel is prima, maar ik wil een bepaalde minimale functionaliteit:

• Beheer kopersleads vanaf het begin tot verlies of een koopovereenkomst.
• Beheer verkopersleads vanaf het begin tot en met een listingovereenkomst.
• Beheer een aanbieding van listingovereenkomst tot een verkoopovereenkomst.
• Beheer een transactie, koper of verkoper, van contract tot sluiting.

Dat zijn de basiscomponenten die in mijn systeem moeten zitten. Als je aan hen denkt, hebben ze elk een bepaalde stroom naar hen toe, en dat is waar Streak schittert. Ik zal je door elk van die processen leiden met het Streak-scherm in Gmail. Laten we eerst twee basiscomponenten van Streak uitgelegd krijgen.

• Pijpleidingen: dit is de stroom van een proces. Elk van de vier bovenstaande items heeft een logische stroom van begin tot einde of de volgende fase. In Streak is dat een pijplijn. In kaart gebracht, pijplijnen zijn als kolommen in een spreadsheet, elke kolom de volgende fase van het proces.
• Dozen: deze is niet zo voor de hand liggend, maar echt eenvoudig als je er logisch over nadenkt. Een vak is de rij in een spreadsheet en kan zo ongeveer alles zijn waar u doorheen werkt. Het beheer van koper leidt tot conclusie, de Box zou de informatie van de koper (s) zijn. De box wordt een record in de CRM-database, die ik u in een andere stap laat zien.

Laten we naar de volgende stap gaan waar we kijken naar onze eerste pijplijn, Buyer Working, het leidende proces.

02 - De Buyer Lead Working Pipeline in Streak voor Gmail

Dit is je eerste blik op een pijplijnweergave, kleurrijk, maar ook heel duidelijk een pad met pijlen van begin tot eind. We werken een koperslead die net in ons systeem is gekomen, misschien van een verwijzing of een websiteadres. Er zijn sjablonen voor het kiezen van een pijplijntype en een voor een onroerendgoeddeal. Ik pas die eenvoudig aan voor elk van deze voorbeelden, dus dit is mijn proces. Ik probeer het eenvoudig maar logisch te houden om het proces te volgen.

• Lead - ik heb ze zojuist in het systeem ingevoerd.
• Contactpersoon: ik heb een eerste poging gedaan om een ​​gesprek te voeren, misschien een e-mail of een telefoontje.
• Corresponderend - We praten of e-mailen, maar nog geen face-to-face of vertoningen.
• Afspraak maken of showen - We zijn aan het uitzoeken van eigenschappen.
• Follow-up - Terug op kantoor om hun gedachten over huizen die ze zagen na te volgen.
• Contract in onderhandelingen - We hebben een deal geschreven en onderhandeld met de verkoper (s).
• Contract Dead of Accepted - Deal is overleden of werd geaccepteerd. Als we zijn gestorven, kunnen we dit vooruitzicht terugbrengen naar de juiste stap en blijven werken met hen.

Nu zien we onze eerste BOX, dat is gewoon het contact met de koper (s). Je kunt ze rechtstreeks in een rij typen onder de hoofdbalk in het lichaam. Ik typte de naam 'Rob K.' starten. Als u echter naar de linkerkant van de rij gaat, kunt u op het pictogram van het vak klikken om naar het detailrecord te gaan. Hier volgen de instructies voor het maken van een nieuw vak in de pipelineweergave. We zullen hierna naar het recorddetail kijken.

Merk nu op dat er een subkolom is voor de fase waarin ze zich bevinden, en het enige wat je hoeft te doen is erop te klikken om een ​​andere fase te selecteren om je box (koper) naar de volgende fase te verplaatsen, in dit geval Contact. Terwijl je ze verplaatst, bewegen ze zich in het onderste gedeelte naar beneden door de fasen en in het bovenste deel bewegen ze van links naar rechts.

03 - Leidende werkpijplijn verkoper

Hier ziet u de pijplijn die ik heb ingesteld voor een lijst met advertenties / verkopers. Het begint wanneer ze het systeem binnenkomen en eindigt wanneer ze met mij of iemand anders weergeven. De processtappen zijn:

• Lead - is net in het systeem ingevoerd, nog geen actie ondernomen.
• Contacted - E-mail of telefoon contact gemaakt.
• Follow-up - tijd terwijl ik aan het werken ben om een ​​afspraak te krijgen voor een vermelding.
• Eerste afspraak - een afspraak is ingesteld en / of wordt uitgevoerd.
• Wachten - Afspraak maken, in afwachting van een beslissing van hen.
• Weergegeven bij Overige - Verloor ze aan een andere agent of makelaarskantoor. Verwijdert ze uit deze pijplijn, maar hun informatie blijft in de databases.
• To Listing - Ze lijst met mij en ik zal ze toevoegen aan mijn Listing Management Pipeline.

Je krijgt nu de stroom. Wanneer u meerdere boxen (prospects) in een van deze pijplijnen heeft, groeperen ze hieronder in de juiste fase en ziet u bovenaan het aantal vakken in een fase. U hebt sorteeropties voor de weergave van hun vermeldingen onder aan het scherm.

04 - Pijplijnbeheer in streak voor Gmail

Zodra een verkoper ervoor kiest om met mij te werken, wordt zijn vak (database-item) verplaatst naar de pipeline voor listingbeheer. U begint de efficiëntie hier te zien, omdat u elke dag naar uw Gmail kunt gaan en vier pijplijnaanzichten kunt doorlopen en kunt zien wat u allemaal hebt gedaan en in welke fase van het proces.

• Getekende aanbieding: ze hebben de aanbieding ondertekend en ik ga eraan werken.
• Gegevensverzameling - dit is terwijl ik hun documenten verzamel, het huis meet, vastleggingsinformatie voor de MLS, enz.
• Vermelding in MLS - Het is nu live op de MLS, Multiple Listing Service
• Marketingset: ik heb advertenties ingesteld, een webpagina met één vermelding, andere marketing. Ze worden pas verplaatst als ik alle advertenties voor het starten van de run heb ingesteld.
• Wordt getoond - Onroerend goed wordt getoond, in afwachting van een contract.
• Contract in onderhandeling - Contract ontvangen en in onderhandeling met koper (s).
• Contract Dead - Contract werd niet aan beide kanten geaccepteerd, waardoor listing box terug naar de Being Shown stage werd verplaatst. Als dit is verlopen en verloren is, wordt box maar geen databaserecord uit de pijplijn verwijderd.
• Naar transactie - Verplaats ze naar transactiepijplijn omdat het contract door beide partijen wordt uitgevoerd.

Ik houd deze stadia breed, niet te gedetailleerd, omdat ik geen lange rij pijlen bovenaan wil. Het doel is om alles overzichtelijk te houden met een snel overzicht dat me de status en voortgang van alle leads, vermeldingen en volgende vertelt; transacties. U kunt aangepaste velden toevoegen aan uw records en deze laten weergeven in de subrij net onder de pijlen in de pijplijn.

Vervolgens zullen we de pijplijn zien die tot geld leidt!

05 - Transactiebeheer Pipeline voor Streak in Gmail

Dit is de geldpijplijn, een contract aannemen vanaf acceptatie door sluiting. Ik gebruik dezelfde voor zowel kopers als verkopers, omdat de fases breed zijn en van toepassing op elke transactie. Op deze manier laat slechts een enkele pijplijn me het stadium zien van elke transactie die ik aan het doen ben.

• Aanbieding / Nego / Contract - Over het contract wordt onderhandeld, nadat het door beide partijen is geaccepteerd, gaat het verder.
• Titel / Onderzoek / Inspecteren - Over het algemeen beginnen de eerste dingen waar we op springen een escrow aan te stellen, titelbinder aan te vragen, inspecties in te stellen, enz.
• Repareer Nego. - Dit is nadat inspecties zijn afgeleverd en het transactiekastje ontvangt als er door de koper (s) reparaties of geld nodig zijn.
• Beoordeling / lening - Ervan uitgaande dat de reparaties zijn opgelost, meestal gaat het er nu om de beoordeling en de lening goedgekeurd te krijgen.
• Pre-Closing - Veel details voordat je bij de afsluitingstafel bent.
• Sluiting - Het wordt vandaag of morgen gesloten en u zult het hier laten totdat u uw commissiecheck krijgt.

Deze is vrij vanzelfsprekend nu je begrijpt hoe de pijpleidingen en dozen werken. Ik maak gewoon een nieuwe box voor de transactie, genaamd "Smith Sale to Jones." Ik kan vervolgens elk stukje informatie dat door mijn Gmail komt in de doos gooien om alles bij elkaar te houden voor snelle naslag.

06 - Formule-kolommen

Ik bereken geen opdrachten voordat ik de cheque zie ... meestal. U kunt echter berekeningen in kolommen uitvoeren, een krachtige functie.

Bekijk eerst het Streak-pictogram en de koppeling boven aan Gmail. Als u hierop klikt, krijgt u een volledig helpsysteem dat u alles vertelt wat u moet weten en u verlaat nooit uw Gmail-scherm. Ik wilde zien hoe een formulekolom gemaakt kon worden, dus klikte op de link en vond een gedeelte in de help voor dit. U kunt in de afbeelding zien dat er een volledige zelfstudie is voor het maken van formules.

07 - De nieuwsfeed en nog veel meer

Wanneer u in uw pijplijnen werkt, kunt u rechtsboven in Gmail op de knop NewsFeed klikken en krijgt u een reeks acties te zien die u hebt uitgevoerd met betrekking tot die pijplijn en vakken. U kunt gemakkelijk bijhouden wat u hebt gedaan met deze NewsFeed.

Ik heb u een zeer uitgebreid overzicht gegeven van Streak voor Gmail CRM en u moet de vele functies bekijken. Er is een meer herkenbare recordweergave voor elk van uw contacten, leads, prospects en transacties. Door op het pictogram in de pijplijn te klikken, kunt u naar dat recordscherm gaan, wijzigingen aanbrengen en toevoegingen maken en op gerelateerde informatie klikken.

Laten we nog één scherm bekijken, hoe u met Streak werkt vanuit een e-mail in Gmail.

08 - Een vak toevoegen vanuit e-mail in Gmail

Een van de beste en meest gebruikte manieren om een ​​Box in a Pipeline te maken, is om het vanuit een e-mail te doen. Dit is vooral handig wanneer u een nieuwe lead ontvangt in een e-mail. Zie in de afbeelding dat er nu een knop bovenaan individuele Gmail's staat waarmee je een nieuw vak kunt maken, aan een bestaand vak kunt toevoegen of een vak kunt bewerken.

Stel dat u via e-mail een nieuwe kopers lead krijgt. U klikt eenvoudig om een ​​box te maken en u voegt het toe aan uw Buyer Working-pipeline met de naam van de prospect als de Boxnaam. Nu, elke e-mail die u ontvangt van iedereen die gerelateerd is aan het werken aan deze koper, kunt u eenvoudigweg gebruiken om deze toe te voegen aan de kopersbox in de pijplijn. Nu is het meer een echte bestandsbox, omdat het meerdere gerelateerde items bevat.

Dit is ook een geweldig hulpmiddel in de transactiepijplijn. Zodra u e-mails van de andere agent, het titelbedrijf en anderen ontvangt, voegt u ze gewoon toe aan de transactiebox.

Er is nog veel meer, maar dit zal het artikel omwikkelen. Veel plezier en bekijk het eens, want Streak heeft een altijd gratis optie.

09 - E-mailtracking als CRM & juridische tool

Een bonus van Streak is de functie voor het volgen van e-mail. De afbeelding toont een geschiedenis van de openingen van de e-mail die momenteel wordt weergegeven. Je krijgt ook kennisgevingen van e-mail opent als een pop-out als je dat wilt. Ik wil graag weten dat mijn e-mails zijn ontvangen en geopend, vooral bij transacties.

CRM draait tenslotte om het managen van een relatie, en een deel daarvan is weten dat u uw e-mailcontacten bereikt. Het kan ook van pas komen in de toekomst als u door een rechtbank wordt opgedragen om aan te tonen dat informatie of documenten tijdig zijn afgeleverd. Het gaat er niet alleen om dat je iets verkeerd doet. Ik heb klanten uit het verleden gevraagd mij om documentatie over e-mails te sturen voor acties waarbij ze betrokken zijn en die niets met mij te maken hadden.

Een echt voorbeeld is een bouwer uit de staatscliënt die een perceel in de bergen heeft gekocht met de bedoeling een bejaardentehuis te bouwen. Het gebied was in het verleden betrokken geweest bij geschillen met de provincie over de vraag of het juridisch onderverdeeld was of niet. Elke verandering in de procureur van het district leek een nieuwe ronde van controverse te genereren.

In mijn due diligence voor de klant, vond ik dat er een twee jaar oude brief van de provincie advocaat was waarin stond dat het onroerend goed als legaal zou worden beschouwd en een bouwvergunning zou krijgen indien aangevraagd. Ik vroeg om een ​​nieuwe brief, ook al was het dezelfde provincieadvocaat. Na een beetje gekwetter werd een nieuwe brief uitgegeven. Ik heb een kopie naar mijn klant gemaild met de mededeling dat het document waar we op wachtten was afgeleverd, zodat we verder konden gaan met de aankoop.

Twee jaar later, en bij een andere provincieadvocaat, vroeg hij een bouwvergunning aan en werd hem geweigerd. Hij nam contact op met mijn vastgoedadvocaat voor hulp. De advocaat nam contact met me op om te vragen of er documentatie was waaruit bleek dat we bij het doen van de aankoop op de brief hadden vertrouwd. Ik heb de e-mail met tracking opgehaald en de provincie heeft de vergunning uitgegeven. Het volgen van e-mails is gewoon een goede zakelijke praktijk.