Deze voorbeeldvergaderingsagenda houdt uw vergadering georganiseerd
U hebt al veel nagedacht over wat u hoopt te winnen uit het hebben van een adviesraad en kijk uit naar het advies en de expertise die uw leden van de adviesraad kunnen bieden in verschillende aspecten van uw bedrijf, zoals management , marketing , boekhouding , personeel , klantenservice , technologie, enz.
Dus u wilt er zeker van zijn dat u bij deze eerste bijeenkomst uw leden van de adviesraad een bijdrage hebt kunnen leveren.
Plan de vergadering rond een probleem of discussieonderwerp
Daarom moet uw eerste vergadering, zoals al uw vergaderingen van de adviesraad, worden gepland rond een vraag of probleem. Misschien vindt u het het gemakkelijkst om het probleem als een doel te stellen . Bijvoorbeeld: "We willen onze omzet dit kwartaal met 25% vergroten ." Hoe kunnen we dit doen? " Of u kunt het onderwerp meer in het algemeen bespreken: "Hoe kunnen we onze bedrijfskosten verlagen ?" of "Hoe kunnen we de productiviteit verhogen of hoe kunnen we de klantenservice verbeteren ?"
Verzamel de relevante achtergrondmaterialen
Nadat u het onderwerp van de discussie hebt gekozen, wordt het tijd om de materialen te verzamelen die uw leden van de adviesraad nodig hebben.
Omdat dit de eerste vergadering van de adviesraad is, moet u een bedrijfsplan en andere documenten met betrekking tot het discussieonderwerp opnemen, zoals grafieken, grafieken en factsheets die de achtergrond van het discussieonderwerp illustreren.
Stuur indien mogelijk twee weken van tevoren een kopie van deze documenten naar alle leden van de adviesraad, samen met een kopie van de agenda.
Maak de vergaderagenda
Hieronder ziet u een voorbeeld van een agenda (met opmerkingen voor het efficiënt uitvoeren van de vergadering) die u mogelijk wilt gebruiken voor uw eerste vergadering van de adviesraad.
Merk op dat elk agendapunt getimed is; een tijdschema in uw vergadering opnemen en eraan vasthouden zorgt ervoor dat uw vergadering niet verzandt en een discussie over het onderwerp stimuleert.
Maak afspraken voor het opnemen van de vergaderingnotulen
U wilt ook een aantal afspraken maken voor het opnemen van de notulen van de vergadering. Probeer dit niet zelf te doen; je moet volledig kunnen deelnemen en luisteren en goed bijdragen is een voltijdse baan. Als u niet iemand hebt die aanwezig kan zijn en als secretaresse kan dienen, vraag dan toestemming aan uw leden van de adviesraad om de vergadering op te nemen.
Verfrissingen beschikbaar maken
Het is een goed idee om drankjes beschikbaar te hebben. Koffie, thee, water, sappen en gezonde snacks zoals fruit of muffins zijn een leuke touch en zijn altijd welkom op vergaderingen. Na uw eerste vergadering heeft u een idee van de voorkeuren van deelnemers voor dranken en snacks en kunt u dienovereenkomstig plannen voor de volgende vergadering.
Kom tot rust!
Maar maak je vooral geen zorgen over je presentatie. U bent er om uw visie en verwachtingen voor uw bedrijf te delen en advies in te winnen, niet om indruk op iedereen te maken met multimedia-presentatie-effecten.
Uw langetermijndoel is om een vertrouwensrelatie op te bouwen met uw Advisory Board-leden, dus richt u in plaats daarvan op ervoor te zorgen dat uw Advisory Board-leden weglopen en voelen dat ze zijn gehoord en dat zij hebben bijgedragen aan het management van uw bedrijf - en kijk uit naar de volgende vergadering van de raad.
Ik heb opmerkingen in deze voorbeeldraadsvergaderingsagenda opgenomen om u door het vergaderproces te begeleiden. Voel je vrij om deze agenda af te drukken en aan te passen aan je behoeften - je kunt het direct in een Word-, Excel- of vergelijkbaar kantoordocument kopiëren door de tekst te selecteren en te kopiëren / plakken (gebruik Windows om de te selecteren tekst met de muis uit te lijnen , en druk op CTRL-C om te kopiëren en CTRL-V om te plakken).
Uw bedrijfsnaam - (invullen)
Agenda
Datum - (invullen)
Locatie - (invullen)
| Begin- / eindtijd | Activiteit |
| 10:00 - 10:05 uur | Introducties (Stel dat uw leden van de adviesraad elkaar niet hebben ontmoet, stel uzelf en alle bestuursleden voor, met een korte schets van hun expertise.) |
| 10:05 - 10:10 uur | Waarom een adviesraad? (Een korte verklaring over hoe u de Advisory Board ziet werken en de bijdragen die u hoopt dat de Advisory Board aan uw bedrijf kan doen, inclusief details over hoe vaak de Board zal vergaderen.) |
| 10:10 - 10:20 uur | vragen (Als die er zijn, als dat niet het geval is, vraag dan aan uw bestuursleden hoe zij de adviesraad zien werken en hoe zij hopen bij te dragen.) |
| Discussieonderwerp: (vul hier uw vraag / probleemstelling in) | |
| 10:20 - 10:25 uur | Presentatie van het discussiethema (Een overzicht van de geschiedenis van het onderwerp en hoe dit op dit moment van invloed is op het bedrijf; onthoud op dit moment uw mening / oplossingen te geven.) |
| 10:25 - 11:35 uur | Discussie (U wilt de ideeën in dit stadium laten stromen, weiger of weiger ideeën op dit moment. Draag ook uw ideeën / standpunten bij.) |
| 11:35 - 11:50 uur | Voorstellen / Resoluties (Evalueren van de ideeën die de groep heeft gehoord en kiezen van de beste "oplossingen".) |
| 11:50 - 11:55 uur | Overzicht (Vat het onderwerp, de discussie en de resultaten voor de groep samen en vertel hen wat u van plan bent te doen.) |
| 11:55 uur | Verdaging |
Datum volgende vergadering - (invullen)
Als u dit tijdschema gebruikt, is dit een goed moment om uw leden van de adviesraad mee te nemen naar een goede lunch (vooral als er tijdens de vergadering geen snacks zijn geserveerd). Vergeet niet dat de vergadering voorbij is en dat de lunch vooral een sociale gelegenheid moet zijn!
Houd de vergaderingen kort
U mag nooit een vergadering van een adviesraad hebben die langer duurt dan twee uur. Twee uur is lang genoeg voor de meeste mensen om hun onverdeelde aandacht te geven aan de taak die voorhanden is.
Start Future Meetings met een bespreking van de vorige topics van discussie
In toekomstige vergaderingen zou u moeten beginnen met een beoordeling van wat u hebt gedaan over het onderwerp dat tijdens de laatste vergadering werd besproken, en de opmerkingen van uw adviesraadleden over de acties van uw bedrijf uitnodigen.
Omdat de "meet and greet" niet in de weg staat, wilt u misschien twee discussieonderwerpen bij toekomstige vergaderingen van uw adviesraad. Misschien heb je er zelfs drie als je denkt dat ze comfortabel in het formaat van twee uur passen. Maar je zou nooit meer dan drie moeten hebben.