Je volgende crisis is net om de hoek - Maak je nu klaar
Staat uw non-profitorganisatie klaar om vanavond het laatste nieuws te worden?
Je hoeft niet eens schuldig te zijn aan iets om het dagelijkse nieuws te worden. Slechte dingen gebeuren zelfs aan waardige non-profitorganisaties.
Tijdens mijn non-profit carrière hebben organisaties waar ik voor gewerkt heb de dood van een cliënt meegemaakt; een product knoeien dat de grootste inzamelingsactie bedreigde; een atletisch schandaal; en een massaschieten op de campus.
We leerden de moeilijke manier om voorbereid te zijn of ons voor te bereiden om meer dan nodig te lijden.
Hier volgen zes suggesties voor beter crisisbeheer door uw non-profitorganisatie.
01 - Wacht niet.
In plaats daarvan brainstorm mogelijke scenario's of soorten rampen die zouden kunnen gebeuren en begin met plannen voor hen.
Ontwikkel uzelf over crises zonder winstbejag en praat met degenen die hen hebben verwend. Nodig een veteraan van rampen uit om met uw personeel en uw bestuur te spreken. Wijs uw PR-personeel toe om een crisisplan op te stellen en geef hen een deadline.
Pleit voor echte voorbereiding op noodsituaties. Veel mensen in non-profitorganisaties, vooral kleine organisaties, denken niet dat er ooit iets ergs zal gebeuren. Ze willen er niet over nadenken. Ze geloven niet dat ze de tijd hebben om zich voor te bereiden.
En ze kunnen zelfs een hekel hebben aan personeel dat op dit onderwerp aandringt. Zeg het toch maar. Als die crisis zich voordoet, zullen mensen je voorkennis waarderen.
02 - Realiseer je dat crises vele vormen aannemen.
Net als bij een brand kan het snel worden van een crisis een groot verschil maken in de uitkomst.
Uw crisis kan een ongeluk zijn met een vrijwilliger, het overlijden van een klant, verduistering door uw chief financial officer, een rechtszaak door een voormalige werknemer of een hackaanval die de privacy van uw donors en klanten bedreigt .
Ze vereisen allemaal verschillende antwoorden. Bereid je voor op zoveel als je je kunt voorstellen en doe je best om plannen te maken om de schade aan de reputatie van je non-profitorganisatie tot een minimum te beperken.
Zelfs als er iets gebeurt waar je niet aan hebt gedacht, kan je voorbereiding op andere soorten noodsituaties helpen. De planning kan lacunes in de beveiliging, verzekeringsdekking , ontoereikend personeelsbeleid of het tekort aan mensen met specifieke vaardigheden aan het licht brengen.
Het oefenen van een reactie op noodsituaties zal uw organisatie waarschijnlijk beter op anderen voorbereiden.
03 - Ontwikkel een logistiek plan en een communicatieplan.
Ontwikkel een risicobeheerprogramma om het verlies van mensenlevens, eigendommen en verzekeringen aan te pakken. Identificeer puntmensen die snel in actie kunnen komen, meld geschikte hulp en beheer evacuatieplannen.
Een communicatieplan bestaat uit het identificeren van woordvoerders, iemand toewijzen om de feiten te verzamelen wanneer deze zich voordoen, het schrijven van persberichten en het vinden van een plaats voor een persconferentie .
04 - Breng uw sociale media huis in orde
Bijna alle non-profitorganisaties gebruiken een bepaald niveau van sociale media. Beslis nu wie die media zal beheren tijdens een noodsituatie. Stel een dashboard in (hier zijn er negen om te overwegen), waar je alle social-mediaplatformen kunt volgen en snel kunt reageren.
Vanwege sociale media is er weinig kans om informatie te controleren op een manier die vroeger mogelijk was. Dus probeer het niet. Maar u kunt nuttige informatie geven, geruchten met feiten bestrijden en bezorgdheid uiten.
Laat uw sociale media-pagina's daar niet alleen maar zitten. Gebruik ze. Een studie wees uit dat non-profitorganisaties vaak niet reageren op vragen of klachten over sociale media.
Maar sociale media zijn misschien wel de beste manier om het menselijke gezicht van uw organisatie te laten zien en de reputatie te versterken dat ze vriendelijk, sympathiek, beleefd, nauwkeurig en een bron van onbevooroordeelde informatie zijn.
05 - Bereid je voor om te spreken.
Houd het dan bij met updates terwijl evenementen zich ontwikkelen. In veel situaties hebt u mogelijk al verklaringen voorbereid.
Wees in alle mededelingen bezorgd, toon bezorgdheid, spreek bezorgdheid en vertel altijd de waarheid. Wees niet bang om te zeggen: "We weten het niet." Dat is beter dan raden. Voeg toe dat u zo snel mogelijk werkt om alle feiten te achterhalen.
Er gaat veel meer verloren door te weigeren om met de media te praten dan het gevaar loopt. Een vacuüm van informatie kweekt media-vijandigheid en verlies van vertrouwen bij het publiek.
06 - Geef mediatraining
Stel een media-trainingsprogramma samen voordat het noodlot toeslaat. Train iemand die misschien een woordvoerder moet zijn. Dat kan uw bestuursvoorzitter zijn, uw CEO en andere belangrijke medewerkers, zoals een mediarelatiepersoon. Overweeg ook je beste fondsenwerver, je vrijwilligerscoördinator en, indien van toepassing, je beveiligingspersoon of faciliteitenbeheerder.
Mediatraining hoeft niet veel te kosten als u iemand in uw forum hebt die public relations gebruikt of iemand die lid is van de media. De sleutel is om het regelmatig te doen, zodat nieuwe mensen worden opgeleid en anderen niet oud worden.