Planning, controle en prestatie-evaluatie
Planning
Een budget is een planningsinstrument dat nodig is om een raamwerk voor uw bedrijf en zijn financiën op te bouwen. Door vroegere trends te combineren met realistische prognoses voor het fiscale jaar, biedt een budget een gedetailleerd overzicht van de activa, realistische omzetverwachtingen en hoe deze in evenwicht zijn met uw verwachte uitgaven.
Begrotingen helpen ook bij het stellen van doelen en het stellen van prioriteiten. Een budget moet gedetailleerd aangeven waar financiering vandaan komt om nieuwe strategieën uit te voeren en hoeveel inkomsten kunnen worden gegenereerd door de strategieën met succes uit te voeren. De regelitems die de meeste financiering genereren of de meeste inkomsten genereren, zijn meestal items met een hoge prioriteit en die kunnen een goede herinnering zijn aan uw algehele strategie bij het nemen van beslissingen.
Een effectief budget moet de omzet en verwachte uitgaven per maand of per kwartaal opsplitsen en afhankelijk van de grootte van uw bedrijf moet het afzonderlijke budgetten voor elke afdeling bevatten.
Deze departementale budgetten moeten ook worden opgesplitst per maand of per kwartaal en collectief zullen ze samenkomen om uw hoofdbudget te vormen.
Bedrijven die sterk afhankelijk zijn van seizoensgebonden verkoopopbrengsten, zijn een goed voorbeeld van waarom een budget zo belangrijk is. Als de maanden juni, juli, augustus en december doorgaans 75 procent van de inkomsten van uw bedrijf genereren, kunt u met uw budget vooruit plannen zodat u de beste strategie heeft om die inkomsten het meest effectief te verspreiden in de loop van een volledige fiscaal jaar.
Planning moet ook rekening houden met behoeften op de lange termijn. Als u bijvoorbeeld een of twee jaar onderweg naar computerupgrades een grote uitgave verwacht, is het een goed idee om vooraf al budgettering voor die kosten te maken.
evaluatie
Naast een belangrijk onderdeel van het planningsproces, zijn budgetten nodig voor het evalueren van de prestaties van uw bedrijf in de loop van het fiscale jaar. Een deel van verantwoord budgetteren is het bijhouden van werkelijke inkomsten en uitgaven en deze vergelijken met wat was gebudgetteerd. Dit helpt ervoor te zorgen dat uw bedrijf zich aan zijn plannen houdt, maar budgettering biedt ook een belangrijk middel om problemen en kansen te identificeren.
Als de omzet in het eerste kwartaal bijvoorbeeld lager is dan wat u hebt gebudgetteerd, weet u dat u waarschijnlijk later in het fiscale jaar uitgaven zult moeten vinden om winstgevend te blijven. Een positiever voorbeeld is de verkoop van een nieuw product dat de verwachtingen overtreft. Door deze trend te volgen en deze te vergelijken met wat was gebudgetteerd, weet u dat u de extra inkomsten hebt om het budget mogelijk te herzien met plannen om de productie te verhogen of extra personeel aan te werven om de extra omzet te verwerken.
financiering
Een geschiedenis van het schrijven van degelijke, gedetailleerde budgetten en het bijblijven ervan kan helpen geldschieters of potentiële investeerders te laten zien dat u weet hoe u een ondernemingsplan moet opstellen en laten werken.
Lenders en investeerders zullen zeker veel dieper willen graven in je financiën en geschiedenis, maar als ze geen bewijs zien van sterke budgetteringspraktijken, is dat misschien genoeg van een rode vlag om ze weg te sturen.
Als u een nieuw bedrijf opent en weinig of geen geschiedenis heeft, moet u dat gebrek aan een staat van dienst goedmaken met gedetailleerde ondersteuning voor uw budget. Dit betekent onderzoek doen naar de markt en laten zien hoe trends uit het verleden of misschien een leegte in de industrie de cijfers ondersteunen die u presenteert. Dit soort aandacht voor detail kan u helpen serieuze aandacht van geldschieters of investeerders te krijgen.
Staffing
Zelfs kleine bedrijven met slechts een paar werknemers moeten ervoor zorgen dat ze op de juiste manier bemand zijn voor het schrijven en onderhouden van een budget. Als u bijvoorbeeld een klein café bezit en bestuurt, heeft u misschien een uniek menu en een reputatie voor hoogwaardige klantenservice, maar dat betekent niet dat u een financiële professional bent.
Als het inhuren van een fulltime persoon om uw boeken te verwerken niet realistisch is, overweeg dan om part-time hulp of om te werken met een extern adviesbureau, vooral vroeg in de maand en wanneer het tijd is om een nieuw budget voor het volgende fiscale jaar te schrijven. SCORE, aangesloten bij de Amerikaanse Small Business Administration, bestaat grotendeels uit vrijwilligers met een achtergrond in het bedrijfsleven en financiën die advies en begeleiding geven aan kleine bedrijven. Dit kan een waardevolle hulpbron zijn als u net van start gaat of wanneer u geconfronteerd wordt met een aanzienlijke uitdaging. Naast hulp bij budgettering of andere problemen, kan het u in contact brengen met andere bronnen in uw community.
Software
Enkele van de beste hulpmiddelen voor het schrijven van een gedetailleerd budget en het naleven ervan zijn softwareprogramma's en ze gaan verder dan alleen Microsoft Excel of andere spreadsheetprogramma's. Bedrijven zoals Quicken bieden betaalbare softwareprogramma's voor budgettering en het bijhouden van inkomsten en uitgaven. Ook kunt u al gebruik maken van PayPal, Square of andere soortgelijke online services met uw point-of-sale (POS) -systeem, en net als Quicken bieden zij tools voor het schrijven van een budget en het bijhouden van inkomsten en uitgaven.
Je hebt geen diploma in financiën nodig om te leren hoe je deze programma's kunt gebruiken voor je budgetteringsproces, maar het is misschien de moeite waard om een cursus te volgen om alle relevante functies die ze bieden te beheersen.