Wat en wanneer melden?
Recente wetswijzigingen vereisten dat met ingang van 1 januari 2015 alle bouwbedrijven en werkgevers in het algemeen alle werknemers de volgende informatie zouden moeten posten en ter beschikking stellen:
- Werkgerelateerde sterfgevallen binnen 8 uur.
- Werkgerelateerde ziekenhuisopnames, amputaties en alle verliezen van een oog binnen 24 uur.
- Leg alle prik- en naaldenletsels vast.
- Registreer alle standaard gehoorverliesgevallen van de drempelwaardeshift (STS).
- Registreer alle MSD's.
- Elk geval waarbij een werknemer medisch moet worden verwijderd volgens de vereisten van een OSHA-gezondheidsnorm
- Registreer alle gevallen van tuberculoseoverdracht.
Dus, wat is precies het OSHA 300 logboek?
Het OSHA 300-log is een formulier dat door alle werkgevers wordt gebruikt om een log bij te houden met een samenvatting van het aantal gewonden en ziekten van werknemers. Het document moet zich op een voor alle medewerkers zichtbare plaats bevinden en waar bedrijf of activiteiten worden uitgevoerd. Het formulier bestaat uit drie hoofdgedeelten: identificatie, beschrijving en classificatie.
Het eerste deel bevat de naam, het zaaknummer en de functietitel, de tweede kolom geeft een beschrijving van waar het incident plaatsvond, samen met de datum en de locatie van de verwonding, terwijl het derde gebied informatie bevat over het type letsel, dagen afwezigheid van werk en hoeveel dagen het werk wordt beperkt.
Tips bij het onderhouden van het logboek
Het is belangrijk om het logboek nauwkeurig te houden en te voorzien van tijdige informatie. Volg deze tips bij het invullen van uw log:
- Het logboek moet worden onderhouden volgens kalenderjaren die niet fiscaal zijn.
- De informatie wordt binnen zeven dagen na het plaatsvinden van een opneembare zaak bekendgemaakt.
- Bewaar en onderhoud OSHA 300-logboeken gedurende vijf jaar. Verwijder of voeg naar behoefte cases toe om de informatie up-to-date te houden.
Werkgevers moeten letsel- en ziektegegevens bijhouden voor elke vestiging.
Wanneer werknemers niet elke dag op dezelfde plek melden dat ze moeten werken, moeten de gegevens worden bijgehouden op de plaats waar ze zijn betaald of bij de basis van waaruit ze werken
- De formulieren moeten door alle werkgevers worden gepost en beheerd, ook als er tijdens het kalenderjaar geen beschrijfbare verwondingen of ziektes zijn opgetreden
- Gelijkwaardige formulieren die door het verzekeringskantoor worden verstrekt, moeten worden gebruikt, maar ze moeten dezelfde informatie behouden als vereist in het OSHA 300-logboek.
Welke formulieren zijn vereist naast het OSHA 300 logboek?
De volgende formulieren moeten worden ingevuld en onderhouden als onderdeel van het OSHA 300-logproces:
- OSHA Form 300-logboek van werkgerelateerde verwondingen en ziekten.
- OSHA formulier 300A Samenvatting van werk gerelateerde verwondingen en ziekten, en
- het Incidentrapport letsel en ziekte (OSHA-formulier 301).
Voordelen van het bijhouden van records
Deze gegevens zijn nuttig voor elk bouwbedrijf omdat ze voor de volgende doeleinden kunnen worden gebruikt:
- Veiligheidsevaluaties op de werkplek kunnen worden geanalyseerd om veiligheidskwesties te bepalen
- De samenvatting van de gebeurtenissen kan worden gebruikt om herhaalde gevaren te identificeren en te voorkomen
- Gebruikte de informatie van het voorgaande jaar om veiligheidsmaatregelen te focussen en te verbeteren rond bepaalde activiteiten die in eerdere jaren deel van de incidenten waren geweest
- Het OSHA 300-logboek kan worden gebruikt om records te controleren tijdens lopende onderzoeken of claims.
Wanneer moet ik het samenvattingslogboek plaatsen?
Het OSHA-formulier 300 A-logboek moet elk jaar worden geplaatst vóór 1 februari van het volgende jaar, met een samenvatting van alle verwondingen van het voorgaande jaar. Het logboek moet zichtbaar zijn van 1 februari tot 30 april.
Het is echter belangrijk om te begrijpen dat als een werknemer om een kopie vraagt voor hun letselrapport, de werkgever hen een kopie van het OSHA 300-logboek moet bezorgen vóór het einde van de werkdag op de dag na het verzoek. Het logboek moet ook worden ondertekend door een bedrijfsleider of een gemachtigde vertegenwoordiger die aangeeft dat de informatie waar en nauwkeurig is.
Aanhaling en boetes voor het niet onderhouden van uw OSHA 300-logboek
Tijdens een OSHA-inspectie is de 300-log normaal gesproken het eerste document dat u wordt gevraagd. Het is een vereiste om dit logboek te presenteren en te onderhouden. Anders kunt u een boete krijgen voor maximaal $ 8000 voor elk jaar van de overtreding. Bedrijven en bouwbedrijven kunnen boetes van $ 1.000 krijgen voor elk jaar dat ze het OSHA 300-logformulier niet bijhouden. Er is ook de mogelijkheid dat een afzonderlijk citaat zou kunnen worden afgegeven voor elk OSHA 301-formulier dat niet volledig of onjuist is ingevuld.
Lijst met veelvoorkomende fouten bij het indienen van het OSHA 300-logboek
Wees voorzichtig bij het maken van de annotaties in het logboek en probeer deze veelvoorkomende problemen te voorkomen:
- Werkgevers kunnen een verkeerde voorstelling geven van wat een OSHA-gebeurtenis is
- Denken dat lichte plicht geen werkrestrictie is
- Het negeren van de werknemersverklaring is niet correct of kan niet als referentie worden gebruikt
- Werkgevers die de schade niet melden omdat de getroffen werknemer dit niet op tijd of onmiddellijk heeft gemeld
- Medische behandeling is op te nemen, tenzij deze valt onder een uitzondering in de regelgeving, waarvan er één eerste hulp is
- Vergeten om kwijtgeraakte dag bij te houden tijdens langetermijnevenementen
Wie is vrijgesteld van het onderhoud van het formulier?
In het eerste deel van ons artikel hebben we uitgelegd dat niet alle bedrijven verplicht zijn om het OSHA 300-logformulier bij te houden. Sommige werkgevers zijn vrijgesteld van de federale vereiste, inclusief de 300 A-boeking. De lijst met vrijgestelde industrieën is te vinden op de OSHA-website. Vergeet niet dat het Bureau of Labor Statistics nog steeds vrijgestelde werkgevers kan selecteren om deel te nemen aan een jaarlijkse statistische enquête, en u moet de OSHA-website bezoeken voor de nieuwste voorschriften en vereisten met betrekking tot de rapportage- en archiveringsrichtlijn.
Alle formulieren zijn te vinden op de website van OSHA, evenals informatie over de nieuwste regelgeving.