Huisvesting voor werknemers die in het buitenland werken
Werknemerswoningen: aftrekbaar voor uw bedrijf?
Als u voor huisvesting voor werknemers betaalt, wordt deze last meestal als fiscaal aftrekbaar aan u als werkgever beschouwd als bedrijfskosten .
Dat wil zeggen, u kunt deze kosten opnemen in de belastingaangifte van uw bedrijf als u kunt aantonen dat ze rechtstreeks verband houden.
Werknemerswoningen: belastbaar voor uw werknemers?
Personeelsbeloningen zijn bijna altijd belastbaar voor de werknemer, omdat ze deel uitmaken van het inkomen van de werknemer. Voor sommige voordelen zijn er echter enkele manieren waarop het voordeel niet-belastbaar kan zijn (de IRS noemt ze "uitgesloten").
De huursubsidies voor werknemers kunnen worden uitgesloten als aan deze drie voorwaarden is voldaan (allemaal):
1. De huisvesting wordt aangeboden in de bedrijfsruimten van de werkgever. Voor een huishoudster zou uw huis het werkterrein zijn.
2. De huisvesting wordt verstrekt voor het gemak van de werkgever. U moet een "substantiële zakelijke reden" hebben om de behuizing te geven, niet alleen als een manier om de werknemer extra loon te geven.
EN
3. De werknemer moet de huisvesting aanvaarden als een voorwaarde voor tewerkstelling. Een arbeidsvoorwaarde, ook wel de arbeidsvoorwaarden genoemd, is iets waar werknemer en werkgever mee instemmen bij het begin van het dienstverband.
Beide partijen stemmen ermee in zich aan deze voorwaarden te houden. In dit geval moet u van de werknemers verlangen dat ze op het bedrijfsterrein wonen zodat zij "hun taken naar behoren kunnen uitvoeren". Deze voorwaarde kan betrekking hebben op een medewerker die te allen tijde op het terrein aanwezig moet zijn, of wanneer uw eigendom zich op een externe locatie bevindt.
Enkele voorbeelden van woningen die aan de criteria voldoen en niet belastbaar zijn voor de werknemer:
- Vissersmedewerkers die op een door het bedrijf geleverde boot leven
- Een bouwvakker die op een afgelegen locatie werkt en geen andere woning beschikbaar heeft
- Een inwonende oppas die op alle uren voor kinderen moet zorgen
Een voorbeeld van belastingplichtige woningen is als u een werknemer een woonruimte of een huurtoeslag biedt omdat ze een lange reis hebben. Dat is geen voorwaarde voor werk. De voorwaarde van werkgelegenheidsvereiste betekent dat de werknemer zijn of haar werk niet kan doen zonder op uw eigendom te blijven.
Huisvesting en maaltijden
Als maaltijden niet beschikbaar zijn voor werknemers die op uw eigendom wonen, zijn maaltijden voor werknemers die zijn ingericht op uw zakelijke eigendom en die voor uw gemak zijn ook uitgesloten van belastingen. Het is logisch dat als u op deze basis huisvesting aanbiedt, u ook de werknemer maaltijden moet geven.
Beperkingen op huisvestingsvoordelen
Naast de drie bovenstaande criteria zijn er enkele andere redenen waarom uw betalingen voor werknemerswoningen mogelijk belastbaar zijn voor werknemers.
- Werknemerswoningen kunnen niet worden opgenomen in een cafetaria-uitkeringsplan voor werknemers.
- Als u werknemers een huurtoeslag betaalt of de werknemer toestaat om extra te betalen in plaats van hen huisvesting te bieden, wordt het als belastbaar beschouwd, zelfs als huisvesting op locatie een van de opties is.
- Huisvesting als onderdeel van een opleidingsuitkering wordt beschouwd als belastbaar voor de werknemer.
Hoe zit het met de huisvesting van werknemers in het buitenland?
Aan werknemers die in het buitenland werken, moet aan dezelfde vereisten worden voldaan. De waarde van de huisvesting van de werknemer moet zijn (a) op uw bedrijfslocatie, (b) voor het gemak van uw bedrijf, en (c) de werknemer moet de huisvesting accepteren als een voorwaarde voor tewerkstelling.
Voldoen aan de kwalificaties
De IRS bekijkt elk van deze situaties van geval tot geval. In beide gevallen worden de drie factoren beoordeeld en bepaalt de IRS dat de huursubsidie voor de werknemer wel of niet belastbaar is.
Hoe laat ik de waarde van het woonwinst voor een werknemer zien?
Als de huursubsidie niet aan de bovenstaande criteria voldoet, moet deze worden opgenomen in het inkomen van de werknemer voor belastingaangifte. U moet deze waarde opnemen in het jaarlijkse W-2-formulier van de werknemer in vak 1.
Gebruik de reële marktwaarde van de kosten om het bedrag te bepalen.
Alle bedragen die de werknemer betaalt voor huur of de huisvestingskosten worden in mindering gebracht op het W-2-bedrag. Dit voordeel is onderworpen aan inkomstenbelastingen en VAIS-belastingen (Sociale Zekerheid en Medicare) en moet worden opgenomen in de W-2 in Box 3 (Sociale Zekerheidslonen) en Box 5 (Medicare-lonen). Als u geen bedrag voor dit voordeel op het loonstrookje van de werknemer plaatst, moet u de werknemer de waarde laten weten, zodat hij of zij deze belasting op het tijdstip van belasting kan plannen.
Voor meer informatie:
De IRS bespreekt werknemersaccommodatie in verschillende publicaties:
- Publicatie 15-B: belastinggids voor werkgevers voor extralegale voordelen
- Publicatie 525: belastbare en niet-belastbare inkomsten