Naast belastingplanning is december ook het moment om de saldotaken aan het einde van het jaar af te ronden en u voor te bereiden op het nieuwe salarisjaar. Hier zijn enkele herinneringen om u te helpen uw loonadministratie voor dit jaar af te sluiten en u voor te bereiden op de loonbelasting van volgend jaar
Medewerker W-4-formulier - Bewaarloon werknemer-certificaat
Medewerkers kunnen W-4-formulieren op elk gewenst moment invullen en het einde van het kalenderjaar is een goed moment om hen eraan te herinneren hun W-4 te controleren om ervoor te zorgen dat de informatie correct is en dat het bedrag dat ze willen achterhouden van federale inkomstenbelastingen klopt .
Als uw staat inkomstenbelasting vereist, moeten werknemers ook het bronbelastingformulier van hun staat controleren op wijzigingen en bronbedragen. Gewoon een herinnering dat werknemers hun W-4-formulieren zo vaak als ze willen het hele jaar door kunnen veranderen, natuurlijk niet meer dan één keer voor een salaris.
Niet-werknemer W-9-formulier - Verzoek om identificatienummer en certificering van belastingbetaler
Een W-9-formulier lijkt op het W-2-formulier, maar het is voor niet-werknemers. Het W-9-formulier wordt gebruikt om het adres en het belastingidentificatienummer van de persoon te verifiëren. Het btw-nummer is de belangrijkste informatie, omdat de IRS dit gebruikt om 1099s te matchen die zijn ingediend door belastingbetalers met 1099s die door werkgevers zijn ingediend.
Bestel W-2-formulieren en 1099-MISC-formulieren
Als u uw eigen W-2-formulieren (het belastingoverzicht voor het einde van het jaar voor werknemers) en de 1099-MISC-formulieren (belastingoverzicht van het einde van het jaar voor onafhankelijke contractanten) verstuurt, is dit het moment om formulieren voor dit belastingjaar te bestellen.
Als u een salarisadministratie hebt, controleert u of ze in januari al hebben wat ze nodig hebben om deze formulieren voor te bereiden. Vergeet niet dat W-2-formulieren en 1099-MISC-formulieren vóór eind januari aan individuen moeten worden voorgelegd.
U kunt W-2-formulieren krijgen van winkels voor kantoorartikelen of van de IRS. U kunt geen W-2-formulier gebruiken dat u van internet downloadt, omdat de rode inkt op kopie A speciaal is en niet kan worden gekopieerd.
U moet het officiële formulier gebruiken.
Lees meer over W-2s en 1099s
Verifieer werknemersnamen en sofinummers (SSN's)
Voordat u W-2-formulieren voorbereidt, neemt u contact op met de socialezekerheidsadministratie om er zeker van te zijn dat werknemersnamen en sofinummers overeenkomen en nauwkeurig zijn. Zie de sectie Zakelijke Diensten Online van de SSA voor meer informatie.
Verifieer niet-werknemersinformatie voordat u 1099-MISC-formulieren verzendt.
Voordat u een niet-werknemer, zoals een aannemer of onderneming die u hebt betaald, verstuurt, moet u het btw-nummer van die persoon verifiëren. Zoals hierboven vermeld, moet u een W-9-formulier verzenden om het adres en het belastingidentificatienummer te krijgen.
Overige eindejaarsbelastingtaken
- Zorg ervoor dat het loon van de werknemer in het juiste jaar wordt vastgelegd. Het gaat om het gebruik van het boekhoudconcept van constructieve ontvangst als de datum waarop de persoon onbeperkte toegang tot het geld heeft. Dus, zet de lonen dus in het juiste jaar door de looncontroledatum te gebruiken. Als u in december de loonlijst voor de laatste week betaalt, maar het salaris in januari is gedateerd, telt dat inkomen in januari. De uitzondering is dat als u om welke reden dan ook de lonen in december pre-paid, voor bezoldigde werknemers, voor de lonen die zij verschuldigd zijn voor januari. Lees meer over loonstrooken van medewerkers aan het eind van het jaar, evenals andere kwesties met betrekking tot inkomsten en uitgaven op het einde van het jaar.
- Bepaal hoe u te maken krijgt met salarisstrookjes van werknemers die al langere tijd niet zijn geïnd . U moet een oprechte poging doen om de werknemer te vinden (gebruik gecertificeerde brieven zodat u kunt aantonen dat de brief onbestelbaar was). Als u de werknemer niet kunt vinden, bent u volgens de staatswet verplicht om niet-geïnde loonstrookjes om te zetten in uw afdeling overheidsinkomsten. Ze zullen blijven werken om het individu te vinden. U moet ook de loonadministratie voor het niet-geïnde geldbedrag in uw boekhoudsysteem administreren. De manier waarop het wordt afgehandeld, is afhankelijk van de kans dat de werknemer de cheque verzilvert.
- Bepaal belastbare bedragen voor werknemer W-2's voor bepaalde voordelen, waaronder percentages voor persoonlijk gebruik van bedrijfsvoertuigen en mobiele telefoons door eigenaren en werknemers en door de werkgever betaalde onderwijskosten die mogelijk belastbaar zijn. Neem contact op met uw belastingadviseur over de rapportagevereisten voor deze voordelen.