Veel hotels hebben vertrouwd op online hotel RFP (Request for Proposals) -sites, zoals Conventionplanit.com en sabrehotelrfp.com om hun vergader- en conferentieservicemogelijkheden te promoten. Ze hebben ook hun eigen online RFP-formulieren ontwikkeld.
Veel planners zijn echter terughoudend om hun hotel-RFP's via zoekmachines van derden te verzenden. Veel planners geven hun aanvragen voor hotelbiedingen liever rechtstreeks op naar het hotel en congrescentra.
Welke informatie is opgenomen in een hotel RFP?
Een geweldig hulpmiddel om planners te helpen bij het ontwikkelen van hun eigen formulieren voor hotelbiedingen en andere event-behoeften, is de event accepted practices-uitwisselingstool van de Convention Industry Council.
Basiselementen voor een hotel-RFP moeten het volgende omvatten:
- Basiscontactinformatie van de aanvrager (naam, titel, organisatie, adres, telefoon, e-mail, etc.)
- Gebeurtenismomenten (verstrek minstens twee verschillende opties)
- Roomblokken nodig (data en aantallen kamers)
- Verzoek om vergaderruimte (data, kamerformaten, hoeveelheden)
- Vereisten voor eten en drinken
- Toegankelijkheidseisen
- Verzend- en ontvangstvereisten
- andere relevante informatie
Profiteren van RFP-tools
Bovendien biedt de Global Business Travel Association (GBTA) haar leden een uitgebreide RFP-tool voor hotels die evenementplanners wellicht overwegen.
Elementen van het GBTA hotel RFP omvatten het volgende:
- Hotelfaciliteiten overzichtsinformatie
- RFP-requester overzichtsinformatie
- Kamer contract details
- Grootte van de totale vergaderruimte van een hotel
- Totaal aantal vergaderruimten
- De grootte van de grootste balzaal of vergaderruimte van het hotel
- Plafondhoogte voor grootste balzaal of vergaderruimte
- Heeft het hotel een vaste bestuurskamer?
- Hoeveel mensen zullen de directiekamer ontvangen?
- Heeft het hotel een speciale tentoonstellingsruimte?
- Hoe groot is de tentoonstellingsruimte?
- Wat is de afstand tot het Area Convention Center?
- Wat is de naam van het congrescentrum?
- Wat is het belastingpercentage voor eten en drinken?
- Wat is het percentage van de banketservice?
- Zijn de kosten van het banket belast?
- Biedt het hotel in-house audiovisuele (A / V) services?
- Kan het hotel korting bieden op interne A / V-services?
- Kan het hotel klanten toestaan om externe A / V-leveranciers binnen te halen?
- Hoeveel vergaderruimten bevatten draadloos snel internet?
- Hoe kunnen vergaderruimten videoconferenties bevatten?
- Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van eigen A / V-leveranciers?
- Accepteert het hotel zakelijke "vergaderkaarten" voor betaling?
- Biedt het hotel vergaderarrangementen?
Daarnaast zou het nuttig zijn om met hotelverkopen het type evenement te delen dat u host. Dit geeft hen inzicht in de doelstellingen die uw vergadering kan hebben.
Het goede nieuws over het werken met hotels is dat de meesten redelijk ervaren moeten zijn in het samenbrengen van vergelijkbare evenementen, en een grote verkoop- of cateringmanager zal meer details met u kunnen delen over manieren om evenementplanners te helpen hun doelen te bereiken.