"Gewone en noodzakelijke" uitgaven voor uw bedrijf zijn over het algemeen fiscaal aftrekbaar
Het bijhouden van al uw zakelijke uitgaven zal een lange weg naar het verminderen van uw belastingverplichtingen.
Wat is een legitieme uitgave?
De basisdefinitie is dat een uitgave 'gewoon en noodzakelijk' moet zijn voor uw beroep. Die definitie komt rechtstreeks uit de belastingcode (Internal Revenue Code, sectie 162, zie ook sectie 1.162-1 van de Treasury Regulations). "Een gewone uitgave," zegt de IRS in Publication 535, Business Expenses, "is een uitgave die gebruikelijk is en wordt geaccepteerd in uw branche. Een noodzakelijke uitgave is er een die nuttig en geschikt is voor uw handel of bedrijf."
We maken vijf onderscheidingen bij het analyseren van uitgaven. We scheiden persoonlijke uitgaven van zakelijke uitgaven. We scheiden bedrijfskosten in drie brede typen: kosten van verkochte goederen, kapitaaluitgaven en aftrekbare uitgaven. Sommige uitgaven zijn mogelijk slechts gedeeltelijk aftrekbaar of niet aftrekbaar. Aldus zijn de vijf onderscheidingen:
- Persoonlijke uitgaven
- Bedrijfsuitgaven
- Prijs van de verkochte goederen
- Grootste uitgaven
- Aftrekbare kosten
Persoonlijke uitgaven scheiden
Er doen zich problemen voor wanneer een uitgave deels persoonlijk en deels bedrijfsgerelateerd kan zijn. Een bekend voorbeeld: een freelancer zou een kamer in haar huis als kantoor kunnen gebruiken. In deze situatie zouden we de vierkante meters van het kantoor en van het hele huis meten en het percentage vinden.
Dit percentage zou dan worden gebruikt om het zakelijke deel van gedeelde uitgaven zoals huur, verzekering en nutsbedrijven te meten. Het bedrijfsgedeelte van deze uitgaven zou deel gaan uitmaken van de aftrek voor thuiskantoren , terwijl de rest van de uitgaven persoonlijk van aard zou zijn.
De algemene regel: "Over het algemeen kunt u geen persoonlijke, levende of gezinsonkosten aftrekken. Als u echter een uitgave hebt voor iets dat gedeeltelijk wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden en gedeeltelijk voor persoonlijke doeleinden, deel dan de totale kosten tussen de zakelijke en persoonlijke onderdelen. U kunt het zakelijke deel aftrekken "(IRS, publicatie 535, bedrijfskosten, sectie over persoonlijke en zakelijke uitgaven).
Boekhoudtip: houd al uw uitgaven bij. Op die manier kunt u uw uitgaven bekijken en uw accountant vragen of een van hen mogelijk fiscaal aftrekbaar is.
Prijs van de verkochte goederen
De kostprijs van verkochte goederen is uitgaven voor voorraad en zaken met betrekking tot voorraad. Fabrikanten, groothandels en detailhandelaren volgen de kosten van de producten die zij produceren of kopen voor wederverkoop.
De algemene regel: "Als uw bedrijf producten maakt of koopt voor wederverkoop, moet u over het algemeen de voorraad aan het begin en het einde van elk belastingjaar waarderen om uw kostprijs van verkochte goederen te bepalen.
Sommige van uw zakelijke uitgaven kunnen worden opgenomen in de berekeningskosten van verkochte goederen "(IRS, publicatie 535, bedrijfskosten, sectie over kosten van verkochte goederen).
Zie Publicatie 334, Belastingshandleiding voor kleine bedrijven, hoofdstuk 6, Kostprijs van verkochte goederen weergeven voor gedetailleerde uitleg. Zie ook het gedeelte met voorraden van publicatie 538, boekhoudperioden en methoden.
Grootste uitgaven
Sommige uitgaven worden geboekt als activa en hun kosten worden in de tijd terugverdiend door afschrijvingen. Dergelijke uitgaven worden kapitaalgoederen genoemd omdat hun kosten worden gekapitaliseerd als activa van het bedrijf en de kosten worden afgetrokken over een periode van tijd door afschrijvingen. Voorbeelden van kapitaaluitgaven zijn computers, meubels, apparatuur en onroerend goed.
De algemene regel: "u moet drie soorten kosten kapitaliseren: opstartkosten voor bedrijven, bedrijfsmiddelen en verbeteringen." (Publicatie 535).
Bedrijfsuitgaven bijhouden
Persoonlijk gebruik ik een volledige boekhoudsoftware om mijn inkomsten en uitgaven bij te houden. Maar nogmaals, ik ben een accountant en voel me op mijn gemak met het gebruik van software zoals Quickbooks en Sage Peachtree. Ik adviseer deze programma's ten zeerste aan kleine bedrijven. Als u een volledige boekhoudsoftware gebruikt, kunt u de gezondheid van uw bedrijf volgen.
Full-featured boekhoudprogramma's kan even duren om te wennen. En het is gemakkelijk om gefrustreerd te raken met alle functies en hulpprogramma's.
Als een toegevoegde bonus, kunt u met de betere fiscale softwareprogramma's gegevens van Quicken of Money importeren. Om uw belastingvoorbereidingsproces zo soepel mogelijk te laten verlopen, raad ik aan wat tijd te besteden aan het correct instellen van uw uitgavencategorieën. U kunt categorieën toevoegen, verwijderen en wijzigen in alle persoonlijke financiën en boekhoudsoftware. Door intuïtieve, gemakkelijk te onthouden categorieën te hebben, kunt u zinvolle rapporten genereren. En met de meeste programma's kunt u de categorieën koppelen aan bepaalde regelitems op de belastingformulieren. Het opzetten van dit kan een lange weg naar het verminderen van de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het voorbereiden van uw belastingen.
Alle boekhoudprogramma's die ik heb genoemd, kunnen winst- en verliesrapporten genereren ( inkomstenrekeningen door accountants genoemd). Met deze rapporten kunt u analyseren hoe het met uw freelance-onderneming gaat, of u winstgevend bent en hoe u uw geld uitgeeft. Als u besluit om een belastingaccountant in te huren, moet u deze rapporten hebben om de voorbereiding van uw belastingaangifte te versnellen.