Welk jaar W-2 voor belastingdoeleinden?
De Vraag: Zijn eindejaarscheques belastbaar in het jaar van het werk of het jaar van het loonstrookje?
De regel is: Het salaris wordt beschouwd als belastbaar inkomen in het jaar dat het loonstrookje IS UITGEGEVEN (gedateerd) , zelfs als het werk werd gedaan en het loon in een ander jaar werd verdiend (maar lees de uitzondering hieronder).
Bijvoorbeeld:
U betaalt werknemers op 2 januari 2018 voor werk dat gedaan is in de laatste week van december 2017.
Het brutoloon is belastbaar in 2018, niet in 2017. Als u op de laatste dag van december werknemers betaalt voor dit werk, zou de loonstellingsdatum van 31 december 2017 betekenen dat het loon belastbaar inkomen is in 2017.
Waarom is het salarisjaar van een werknemer belangrijk?
Het jaar dat het loonstrook belast wordt, heeft invloed op het belastbaar inkomen van de werknemer. Als een werknemer bijvoorbeeld een grote eindejaarspremie had, zou dit het belastingtarief van de werknemer kunnen beïnvloeden. In sommige jaren is er een extra betaalperiode, waardoor werknemers een "extra" loonstrookje kunnen krijgen. Door de werknemer op de hoogte te stellen van het verschil voordat het wordt betaald, heeft de werknemer de tijd om het W-4-formulier van de persoon te wijzigen om meer inhouding op dat salaris toe te voegen.
Het probleem doet zich voor wanneer een betaalperiode niet eindigt op de laatste dag van het jaar. Als de betaalperiode voor het einde van het jaar eindigt, zijn er enkele dagen in het eerste jaar die in het volgende jaar worden betaald.
Als de betaalperiode na het einde van het jaar eindigt, zijn er een paar extra dagen in de betaling van het volgende jaar.
Een uitzondering: constructieve ontvangst
Als u loonstrookjes beschikbaar stelt aan werknemers voor het einde van het jaar - bijvoorbeeld via een directe storting - moet het loon in dat jaar als ontvangen (en belastbaar) worden beschouwd, zelfs als de cheque met directe storting in het volgende jaar is gedateerd.
De IRS zegt dat werknemers toegang moeten hebben tot het salaris "zonder substantiële beperking of beperking". Dit wordt ' constructieve ontvangst' genoemd . Constructieve ontvangst is een boekhoudkundige term die verwijst naar wanneer inkomsten worden beschouwd als in het bezit van iemand en wanneer het beschikbaar is om te worden uitgegeven. Dat wil zeggen, wanneer heeft de persoon controle over het geld?
Gecontroleerde cheques en constructieve ontvangst
In het algemeen kan, wanneer een persoon een betaling per post ontvangt, worden aangenomen dat de persoon een constructieve ontvangst van het geld heeft. Maar dat is niet altijd waar. Een cheque kan worden achterhaald. Een post-date cheque is een cheque met een datum in de toekomst. Als u een cheque ontvangt in 2017 die dateert van 2018, kunt u deze pas het volgende jaar contant maken. Alleen omdat u de cheque in uw hand hebt, omdat deze in het volgende jaar is gedateerd - en tot die tijd niet kan worden ingewisseld - zou de cheque worden opgenomen in de belastingen van het volgende jaar.
Hoe beïnvloedt deze regel de W-2-formulieren van werknemers?
W-2-formulieren zijn de formulieren die u werknemers in januari geeft om informatie te verstrekken over hun loon en bedragen ingehouden voor federale inkomstenbelasting en VAIS-belastingen (sociale zekerheid en Medicare).
Het laatste salaris dat in december werd gedateerd, is opgenomen in de W-2-inkomsten van dat jaar.
Het eerste salaris in januari is opgenomen in de W-2-inkomsten van het nieuwe jaar.
Nadat u deze W-2-formulieren hebt voorbereid, moeten ze worden verspreid onder werknemers en worden ingediend bij de socialezekerheidsadministratie. Hier zijn de data om te onthouden: W-2 formulieren moeten aan het einde van januari aan de werknemers worden gegeven voor het loon van het voorgaande jaar. Je moet ook W-2-formulieren indienen bij de Social Security Administration vóór 31 januari (niet op 28 februari, net als in voorgaande jaren.) Deze nieuwe eerdere W-2-indieningsdatum begint in 2017, voor 2016 belastingen.) Als je salarisadministratiesoftware gebruikt , de software moet zorgen voor de belastingkwestie voor de werknemer W-2's.
Hoe gaat Payroll-software om met dit probleem?
Patriot Software zegt: "De gebruiker [dat ben jij, het bedrijf] zou de betaaldatum selecteren die dag, maand en jaar zou omvatten. Maar om duidelijk te zijn, meestal is de stortingsdatum van het looncheque ook de" betaaldatum ". is om welke reden dan ook ooit een vertraging in de storting van de fondsen, de werknemer W2 zal nog steeds de loondatum in de loonlijst weerspiegelen. "
Hoe ga ik met dit probleem om?
Enkele suggesties:
1. Kom niet voor jezelf en probeer dit niet te overdenken. Uitdelen van loonstroken wanneer ze meestal worden verdeeld. Als u zelf loonheffingen probeert te berekenen, is het misschien verstandig om te overwegen om loonlijstsoftware te krijgen .
2. Informeer medewerkers. Laat medewerkers weten in welk belastingjaar hun laatste salaris zit. Het is altijd beter om werknemers te waarschuwen dan ze later te horen krijgen en boos zijn.
3. U kunt hulp krijgen van uw CPA of een andere belastingprofessional. Als u ECHT verward bent, kunt u overwegen om een payroll-service te krijgen om te helpen met dit soort problemen.