Wat is een vrijstelling van achterhouden?
Inhouding is een algemene voorwaarde voor de bedragen die worden onttrokken aan werknemersbeloningen voor federale en staat inkomstenbelastingen en voor VAIS-belastingen (sociale zekerheid en Medicare).
Sommige werknemers hoeven geen federale inkomstenbelasting te hebben als ze hun inkomen onder een bepaald niveau hebben. Met de IRS kunnen werknemers een vrijstelling van inhouding aanvragen in een bepaald jaar als beide situaties van toepassing zijn:
- In het voorgaande jaar hadden ze recht op een terugbetaling van alle federale inkomstenbelasting die was ingehouden omdat ze geen belastingplicht hadden, en
- Voor het lopende jaar verwachten ze een terugbetaling van alle federale inkomstenbelasting die is ingehouden omdat ze verwachten geen belastingplicht te hebben.
Sommige soorten werknemers kunnen zijn vrijgesteld: studenten, deeltijdwerkers, 65-plussers en blinde werknemers.
Zoals u ziet, is een inhouding van vrijstelling slechts goed voor een jaar. Het moet elk jaar worden geclaimd en moet vóór 15 februari worden ingediend. Na 15 februari kunt u geen aanspraak op vrijstelling van inhouding accepteren. De werknemer zou moeten wachten op het volgende jaar om de vrijstelling te claimen.
Hoe weet ik of een werknemer vrijgesteld is van inhouding?
Het belangrijkste om te onthouden in deze situatie is dat je de bronheffing alleen kunt wijzigen op basis van de documentatie die de medewerker je geeft.
Totdat de werknemer u de juiste vorm of formulieren geeft, moet u doorgaan met het inhouden van federale, staats- en lokale inkomstenbelastingen op basis van de meest recente formulieren ingevuld door de werknemer. U kunt het woord van de werknemer niet over de claim van ontheffing nemen.
Om vrijstelling van inhouding te claimen, moet de werknemer op 15 februari van elk jaar een nieuw W-4-formulier invullen om de bron te wijzigen.
Het W-4-formulier bevat informatie over de burgerlijke staat van de werknemer en het aantal gevraagde emissierechten om de inhouding te berekenen.
Als de werknemer een vrijstelling claimt, moet het formulier W-4 er als volgt uitzien:
- Regel 5 - Totaal aantal emissierechten - is leeg
- Regel 6 - Extra bedrag dat moet worden ingehouden - is blanco
- Regel 7 - De claim van vrijstelling - laat het woord 'Vrijgesteld' zien.
Wat moet ik nog meer weten over claims van vrijstelling van achterhouden?
Een claim van vrijstelling van bronheffing ontslaat de werknemer niet van het betalen van zijn deel van VAIS-belastingen, inclusief de aanvullende Medicare-belasting . Alle VAIS-belastingen moeten zowel door u als de werkgever als door de werknemer worden betaald. De inhouding voor Sociale Zekerheid stopt bij de Sociale Zekerheid maximum , maar uw bijdrage aan de Sociale Zekerheid als werkgever gaat door voor alle loon.
De vordering tot vrijstelling voor federale inkomstenbelastingen heeft niets te maken met de inkomstenbelasting en de bronbelasting van de werknemer. De medewerker moet contact opnemen met nationale en lokale belastingdiensten om te weten te komen hoe deze vrijstelling in die rechtsgebieden werkt. Zoals hierboven vermeld, moet u deze belastingen blijven inhouden totdat de werknemer u de ondertekende documenten voor de claim van vrijstelling van staats- of lokale belastingen geeft.
Als de werknemer aanspraak wil maken op vrijstelling van bronbelasting, maar deze al gedurende het jaar heeft ingehouden op zijn salaris, kunt u dit geld niet terugstorten. U moet de belastingplichtige op het W -2-formulier voor het jaar op de hoogte stellen van de werknemer. De werknemer kan dan de inhouding claimen. Carlton komt bijvoorbeeld in februari naar u toe en zegt dat hij vrijstelling van inhouding voor dit jaar wil claimen. Hij voltooit een nieuw W-4-formulier, maar je hebt in januari al $ 276 van zijn betaling onthouden. Hij zal moeten wachten om zijn aangifte in te dienen en de $ 276 opeisen.
Ga er niet vanuit dat een student, deeltijdwerker of seizoenarbeider vrijgesteld wordt van inhouding. Alle werknemers moeten een W-4-formulier bij de huurovereenkomst invullen. Dit formulier moet de werknemer gebruiken om een vrijstelling te claimen.
Kan ik werknemers helpen erachter te komen of ze worden vrijgesteld van inhouding?
Uw advocaat zal u vertellen om medewerkers niet te helpen bij het invullen van formulieren.
Maar als een medewerker u vraagt, kunt u hem informatie geven zodat hij of zij zelf een beslissing kan nemen. IRS Publication 505 heeft een stroomdiagram dat de medewerker kan helpen om vrijstelling van inhouding te claimen.
Wat als de vrijstellingsaanvraag van een werknemer onjuist of onwaar is?
Als u denkt dat de vrijstelling van een W-4-bronbelasting van een werknemer onjuist is, kunt u deze niet wijzigen, maar u kunt de werknemer adviseren dat de vrijstelling door de IRS in twijfel getrokken kan worden. Wat de werknemer ook beweert, u moet alleen het ondertekende W-4-formulier gebruiken om het loon van de werknemer in te houden.
U hoeft W-4-formulieren niet in te leveren bij de IRS, maar ze kunnen de claim van een werknemer voor vrijstelling bekijken en zij kunnen u vragen het W-4-formulier van een werknemer in te dienen. In sommige gevallen, als de IRS van mening is dat de claim van vrijstelling niet geldig is, kunnen ze een 'lock-in letter' sturen naar uw bedrijf, samen met een kopie voor de werknemer. Een inlogbrief vergrendelt de inhouding van de werknemer op basis van de IRS-beoordeling.
Deze brief specificeert het maximum aantal bronverminderingen dat is toegestaan voor de werknemer. Zodra u deze inlogbrief ontvangt, moet u beginnen met het gebruiken van deze informatie om federale inkomstenbelastingen in te houden van de beloning van de werknemer, van kracht met de datum die door de IRS is vastgesteld. U kunt het bronbedrag niet wijzigen voordat u toestemming hebt gekregen van de IRS; u kunt geen nieuwe W-4 van de werknemer accepteren om het bronbedrag te wijzigen.
Als u de inhouding van de werknemer niet wijzigt op basis van de inhouding in de lock-in-brief, is uw bedrijf aansprakelijk voor het betalen van het extra belastingbedrag dat zou moeten worden ingehouden. (Zie dit IRS bronvermelding-compliantieartikel voor meer informatie.)