Hoe reageert u op een e-mail van een klant die duizenden kilometers verderop staat en uw product wil kopen? Om de bal aan het rollen te krijgen, moet elke transactie voor exportverkopen informatie bevatten met betrekking tot productomschrijving, prijs, hoeveelheid en transport, maar binnen die grenzen ligt een groot aantal andere details die fout kunnen gaan. De behoefte aan duidelijke instructies over de voorwaarden die worden gebruikt bij het onderhandelen over het verkoopcontract kan niet voldoende worden benadrukt.
Laten we de zes belangrijkste componenten eens bekijken in een exportverkoop. Dit is misschien niet het enige waar u op moet letten, maar het is een goed uitgangspunt.
1. Het onderzoek
Een klant stuurt een e-mail met de vraag om informatie over een specifiek product dat u maakt. Hoewel u de neiging heeft om uw aanbod te beperken om uw klant niet te verwarren, geeft het verbreden van uw aanbod uw klant meer opties, wat leidt tot een grotere kans op acceptatie.
2. Het aanbod (voorstel)
Nadat u duidelijk hebt gemaakt welke productopties beschikbaar zijn voor een klant, kunt u vanaf daar verder gaan. Meer is beter dan minder hier, omdat klanten tegenwoordig de luxe hebben om alles te weten te komen wat er te weten valt over een product dankzij internet . Vermeld alle opvallende productkenmerken: kleur, maat, prijs, materiaalsamenstelling, foto, een productgarantie, indien van toepassing, en al het andere dat relevant is voor het verzoek van de klant.
Zorg ervoor dat u onderscheid maakt tussen uw product en anderen. Dit is iets wat al het onderzoek in de wereld misschien niet ontdekt wanneer een klant zijn huiswerk maakt.
Opmerking: wees voorzichtig bij het indienen van een foto, want als u een product verzendt dat er niet precies zo uitziet als op de foto, bent u mogelijk aansprakelijk.
De koper kan beweren dat hij verwachtte wat op de foto stond, ongeacht wat in de aanbieding werd beschreven.
3. Acceptatie
Van daaruit is de klant in staat om iets te selecteren dat past bij de behoeften van klanten op zijn marktplaats. Dus zorg ervoor dat elke aanbiedingspagina dateert en vermeld dat "het bedrijf onderworpen is aan voorafgaande goedkeuring op het hoofdkantoor." Wat is de reden hiervoor? De klant heeft misschien geen gevoel voor urgentie en komt een jaar later bij u terug met zijn acceptatie op basis van uw oorspronkelijke aanbod. Tegen die tijd is het product mogelijk stopgezet of hoger geprijsd. Dit geeft u de kans om een nieuwe aanbieding te doen op basis van de huidige omstandigheden.
4. Incoterms
Of u nu importeur, exporteur, makelaar, adviseur, advocaat, bankier, vervoerder, verzekeraar of aspirant-ondernemer van de internationale handel bent, u moet vertrouwd raken met de Incoterms- regels, die essentieel worden geacht om te worden gebruikt in internationale verkoopovereenkomsten voor goederen. Het is vooral belangrijk dat u Incoterms beheert voor het opstellen van een proformafactuur - zie het citaat hieronder.
Importeurs en exporteurs moeten vooraf overeenstemming bereiken over hun respectieve rollen en de voorwaarden, bepalingen en definities van de verkoop.
Een koper en verkoper moeten weten waar een risico begint en eindigt, wie verantwoordelijk is voor wat (bijv. Kosten en documentatie), wie wat bezit en op welk geografisch punt.
Als u bijvoorbeeld de definitie van FOB (gratis aan boord), CIF (kosten, verzekering en vracht), C & F (kosten en vracht) en de gevolgen voor een verkoopcontract wilt bepalen, gaat u naar: Incoterms: internationale verzendvoorwaarden
5. Het citaat
Ook al denk je dat wanneer je klant je voorstel accepteert dat je klaar bent om te verzenden, je dat niet bent. U moet nog steeds een zogenoemde proformafactuur uitgeven. Een proformafactuur bevat alle bekende onderdelen van een gewone binnenlandse factuur: een beschrijving van het product, een gespecificeerde lijst met kosten en verkoopvoorwaarden. Raadpleeg hier wat een pro-formafactuur is en hoe deze wordt voorbereid .
Nadat uw klant de proformafactuur heeft goedgekeurd, wordt deze uw daadwerkelijke factuur voor de bestelling.
De klant zal ook de proforma-factuur gebruiken om de benodigde financiering of invoervergunningen te verkrijgen. Uw klant moet de acceptatie in een korte geschreven zin of twee meedelen, zoals de volgende (meestal via e-mail), met een handtekening: "Wij accepteren uw proforma factuur nr. 1234 tegen onze PO-nr. ABCD." U zult dan antwoorden: "Bevestig en bevestig uw PO Nr. ABCD tegen onze proforma factuur nr. 1234."
Dat is het. U hebt een legitieme verkoop. Voordat u de bestelling vrijgeeft, moeten u en uw klant echter onderhandelen over de betalingsvoorwaarden.
6. Betaling
Iedereen weet hoe belangrijk het is om betalingen over overzeese deals te incasseren. Hetzelfde geldt voor tijdige betalingen aan buitenlandse leveranciers. Er is een catalogus van geheimen over internationale handelsfinanciering die alleen die in de loopgraven kennen. Visit, An Insider's Guide to Payments and Betaald worden op overzeese transacties om bekend te worden.
Het enige wat u hoeft te doen is teruggaan naar uw Incoterms en proforma factuur, de goederen produceren en ze verzenden.