Hoe bereid ik een proefbalans voor?

Nadat alle financiële transacties in de boekhoudkundige tijdschriften zijn geboekt en ze in het grootboek zijn samengevat, wordt een proefbalans opgesteld om te controleren of de afschrijvingen gelijk zijn aan de credits op het rekeningschema . De proefbalans is de volgende stap in de boekhoudcyclus . Het is eigenlijk de eerste stap in het proces "einde van de boekhoudperiode".

Stappen voor het voorbereiden van een proefbalans

1. Vermeld elke open grootboekrekening op uw rekeningschema op rekeningnummer . Het accountnummer moet het viercijferige nummer zijn dat is toegewezen aan het account wanneer u het rekeningschema instelt. Vermeld uw totale debiteringen en tegoeden van elke grootboekrekening. Je zou een tabel met vier kolommen moeten hebben. De kolommen moeten het rekeningnummer, de accountnaam, het debet en het tegoed zijn.

1. Typ voor elke open grootboekrekening uw afschrijvingen en tegoeden voor de boekhoudperiode waarvoor u de proefbalans uitvoert. Noteer de totalen voor elk account in de juiste kolom. Als de afschrijvingen en tegoeden niet gelijk zijn, is er een fout in de grootboekrekeningen. Het regelmatig, ten minste maandelijks, laten uitvoeren van een proefbalans helpt u eventuele problemen snel en gemakkelijk te identificeren en op te lossen zodra ze zich voordoen. Het voorbereiden van de proefbalans moet worden gekoppeld aan de factureringscyclus van het bedrijf.

2. Bereid nog geen aanpassingsboekingen voor . Het proefsaldo wordt voorbereid voordat u aanpassingsboekingen maakt. De initiële proefbalans is voorbereid om wiskundige fouten te detecteren voordat u aanpassingen aanbrengt of begint met het sluiten van uw boeken voor de boekhoudperiode.

3. Als u vindt dat u een niet-uitgebalanceerde proefbalans hebt, met andere woorden, de afschrijvingen zijn niet gelijk aan de credits, dan heeft u een fout in het accountingproces. Die fout moet worden gevonden en gecorrigeerd.

   De eerste stap bij het vinden van een fout is om eenvoudig de credit- en debetkolommen opnieuw toe te voegen om uw wiskunde te controleren. Als ze nog steeds niet optellen, trekt u de kleinere kolom van de grootste af en zoekt u naar de ontbrekende hoeveelheid in de kleinere kolom. Als je het vindt, heb je je fout gevonden.

1. Er zijn andere standaardtechnieken om een ​​fout in een proefbalans op te sporen. Als de afschrijvingen en tegoeden niet gelijk zijn, kijk dan of het getal 2 gelijk verdeeld is over het verschil. Als dit het geval is, zoek dan naar een account, zoek een account verkeerd in de kolom met het grotere totaal dat gelijk is aan de helft van het verschil. Als u dit vindt, heeft u uw fout gevonden.

1. Een andere techniek is om het nummer 9 te gebruiken om een ​​transpositiefout te vinden. Als het getal 9 gelijk verdeeld is over het verschil tussen de aftiteling en de afschrijving, hebt u een omzettingsfout. Ga terug naar uw credit- en debetmeldingen om te proberen uw omzettingsfout te vinden.

2. Voorbeelden van andere fouten die een proefbalans onevenwichtig kunnen maken zijn:

   • Geen grootboekrekening opnemen in de berekening van het proefbalans
   • Een fout maken in een samengestelde journaalboeking
   • De verkeerde grootboekrekeningen plaatsen in de kolommen met het proefsaldo
   • Verkeerde berekening van de bedragen van de grootboekrekening
   • Boekingsjournaalboeking boeken naar de verkeerde grootboekrekening

aanvullende overwegingen

1. Als u geen journaalboeking invoert, wordt deze niet weergegeven als een fout in het evaluatiesaldo.

2. Als u een financiële transactie opslaat in een onjuist account, wordt deze niet weergegeven als een fout in het evaluatiesaldo.

3. Als u het nummer in de kolom 'Debet' transponeert met het nummer in de credit-kolom, wordt dit niet weergegeven in het evaluatiesaldo.

4. Het niet plaatsen van een boekhoudjournaalboeking in het journaal zal niet verschijnen in de proefbalans.