Voordat we kunnen bespreken hoe we kantoorartikelen en kantoorkosten kunnen aftrekken, moeten we eerst naar deze twee voorwaarden kijken en bekijken waar deze categorieën zijn opgenomen in de belastingaangifte van uw bedrijf.
Het maakt wel uit of u kantoorkosten onder leveringen of uitgaven hebt gedaan. De meeste benodigdheden zijn opgenomen in de reguliere zakelijke uitgaven, terwijl de kantoorkosten afzonderlijk worden vermeld.
Sommige kantoorkosten worden in feite bedrijfsuitrusting, en deze worden ingedeeld als activa en afgeschreven over een bepaalde periode.
Inbegrepen is informatie over nieuwe IRS-procedures voor het in waarde verminderen van kleine kantoorkosten zoals software in plaats van deze activa te moeten afschrijven.
Kantoorbenodigdheden zijn de tastbare, traditionele kantoorartikelen, zoals pennen, nietmachines, paperclips, USB-thumbdrives en printerinktcartridges. De IRS omvat ook verzendkosten in kantoorartikelen, maar grote hoeveelheden verzending voor verzending van producten worden anders geclassificeerd (zie hieronder). U kunt ook kleine meubels (minder dan $ 2500) in deze categorie opnemen, zoals een gebruikt bureau of een boekenkast.
Sommige verzendbenodigdheden worden niet beschouwd als onderdeel van kantoorbenodigdheden. Alle leveringen en verzendkosten voor het verzenden van producten die u verkoopt, moeten worden bijgehouden als onderdeel van de kosten van verkochte goederen. De berekening van de kosten van verkochte goederen staat los van de lijst met zakelijke uitgaven.
Kantoorkosten zijn de andere kosten van het runnen van een kantoor, waaronder websitediensten, internethostingkosten, domeinnamen, maandelijkse kosten voor apps (zoals Dropbox). webgebaseerde software zoals QuickBooks-producten, kosten voor verkopersaccounts en de meeste software en hardware. U kunt ook kosten van mobiele telefoons in kantoorkosten (of in hulpprogramma's) stoppen.
Sommige van deze uitgaven kunnen een beursgenoteerd eigendom zijn en u zult een goede administratie moeten bijhouden om het zakelijke en persoonlijke gebruik van items als laptops en tablets te scheiden.
Kantoorbenodigdheden en onkosten - Wat u kunt aftrekken
U mag de kosten van kantoorbenodigdheden en materialen die u gedurende het jaar hebt gebruikt, aftrekken. U kunt ook de kosten van stempels en portokosten aftrekken, en de verzendkosten die tijdens het jaar in frankeermachines worden gebruikt.
Aftrek versus afschrijvingen op kantoorkosten - Nieuwe IRS-regels
Vroeger moesten alle bedrijfsactiva (items die langer dan een jaar worden gebruikt) die meer dan $ 500 kosten, afgeschreven worden over de levensduur van het actief. Nu heeft theIRS een nieuwe eenvoudigere methode om kleinere kostenactiva als uitgaven te nemen in plaats van ze te verminderen.
Met ingang van 2016 kunt u bedrijfsactiva (inclusief kantooractiva) die $ 2500 of minder kosten, als onkostenvergoeding opnemen. Dit omvat software- en softwaresuites, laptops, tablets, smartphones en andere kleinere elektronica. De kosten die u kunt maken, omvatten de kosten om het artikel te verkrijgen.
Laten we zeggen dat u Adobe Acrobat X Professional nodig heeft voor uw werk. De kosten van dit artikel zijn meestal meer dan $ 500. Voorafgaand aan de nieuwe IRS-regel had u de kosten moeten afschrijven.
Nu, omdat het maximum voor kosten $ 2500 is, kunt u het item binnen één jaar kosten.
Als kantoorartikelen, uitgaven of apparatuur meer dan $ 2500 kosten, worden dit afschrijfbare activa en moet u deze activa afschrijven. U moet met uw belastingopnemer praten over de gegevens die u nodig hebt om hulp te zoeken en hulp te krijgen bij het berekenen van de afschrijving, omdat elk activum een andere nuttige levensduur heeft.
Benodigdheden en materialen die worden gebruikt voor het produceren of verzenden van producten
Zorg ervoor dat u een onderscheid maakt tussen kantoorbenodigdheden en apparatuur die in uw bedrijf algemeen wordt gebruikt om uw kantoor te bedienen versus verbruiksartikelen en materialen die worden gebruikt om producten te maken. De benodigdheden en materialen die u gebruikt om producten te maken, zijn inbegrepen in de kostprijs van verkochte goederen.
Op dezelfde manier kunt u geen verzendkosten en verzendkosten voor verkochte producten aftrekken; deze worden beschouwd als onderdeel van uw kosten van verkochte goederen.
Kantoorbenodigdheden en kantoorapparatuur in opstartkosten
Als u bij het opstarten van uw bedrijf kantoorartikelen en computers, computers en software koopt, moet u deze kosten apart houden. Mogelijk moet u deze opstartkosten over meerdere jaren spreiden. Houd een lijst bij van de kosten en bespreek deze met uw belasting bereider.
Andere beperkingen op aftrek van kantoorbenodigdheden en kantoorapparatuur
U mag de kosten van benodigdheden en materialen die in het lopende jaar worden gebruikt, alleen aftrekken. Met andere woorden, u kunt niet zomaar een grote hoeveelheid kopieerpapier kopen aan het eind van het jaar en het als een uitgave beschouwen in dat jaar, omdat u het hele jaar door niet alles kunt gebruiken. Neem contact op met uw belastingadviseur over hoe u een bedrag voor deze kosten kunt bepalen
Waar Office-bezittingen en kantoorkosten worden weergegeven voor uw belastingaangifte
Voor eenmanszaken en LLC's met één lid , toon kantoorbenodigdheden in de categorie 'kantoorbenodigdheden' van bijlage C , op regel 22. U kunt kantoorkosten (inclusief kosten die onder de nieuwe regel worden gedeclareerd) opnemen in deze categorie of u kunt kantoorkosten scheiden uit en voeg ze toe aan "Overige uitgaven" op regel 27a. Voor 'Andere uitgaven' moet u de verschillende categorieën vermelden in deel V van uw schema C, waarbij u het totaal oplijnt naar regel 27a.
Voor partnerships en gelieerde bedrijven met meerdere leden, geeft u deze uitgaven weer in de sectie 'Overige kortingen' van formulier 1065 (regel 20). U moet een afzonderlijke verklaring bijvoegen waarin de verschillende inhoudingen in dit regelitem worden opgesplitst.
Voor bedrijven geeft u deze uitgaven weer in het gedeelte 'Overige kortingen' van formulier 1120. Eerst moet u een verklaring opnemen met de inhoudingen en vervolgens het totaal opnemen op 'Overige kortingen', regel 26.
Bottom Line Easy:
Als u de zaken eenvoudig wilt houden met betrekking tot uw belastingaangifte, brengt u alle kantoorartikelen en kantoorkosten samen als kantoorartikelen. Maar scheid de duurdere items van meer dan $ 2500 af en praat met je belastingadviseur over het depreciëren van deze items.