Kleine bedrijven zijn bijzonder kwetsbaar voor diefstalverliezen door werknemers. Een reden is dat werknemers vaak meerdere functies uitvoeren met weinig overzicht.
Een voorbeeld is een boekhouder die crediteuren, crediteuren en de maandelijkse afstemming van de balans afhandelt. Een tweede reden is dat veel kleine bedrijven geen basiscontroles hebben om fraude te voorkomen, zoals contante financiële controles of een jaarlijkse externe audit. Ten derde stellen veel eigenaren van kleine bedrijven te veel vertrouwen in belangrijke werknemers en zijn terughoudend om tekenen van oneerlijkheid te erkennen.
Soorten gelddiefstal
De Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) haalt drie soorten gelddiefstal aan: skimming, geldboetes en frauduleuze uitgaven. Skimming en geldboeten hebben betrekking op de diefstal van contante ontvangsten, wat betekent dat er geld naar het bedrijf vloeit. Frauduleuze uitbetalingen omvatten de diefstal van contanten die uit het bedrijf vloeien in de vorm van betalingen.
skimming
Skimming verwijst naar de diefstal van contanten die nog niet in het boekhoudsysteem van de werkgever is opgenomen. De diefstal kan plaatsvinden aan de kassa of het gebruikelijke verkooppunt.
Een klant maakt bijvoorbeeld een aankoop met contant geld. Een medewerker pikt het geld in en belt nooit de aankoop op de kassa. De bedrijfseigenaar is niet op de hoogte van de diefstal, omdat er geen registratie van de verkoop bestaat. Een werknemer kan ook een deel van de verkoop doen rinkelen en de rest inpakken. Een medewerker verzamelt bijvoorbeeld $ 10 van een klant en belt een verkoop van $ 5.
Hij behoudt de resterende $ 5.
Medewerkers die tijdens de daluren werken, zoals de nachtploeg, worden minder vaak gecontroleerd dan degenen die tijdens normale kantooruren werken. Hetzelfde geldt voor externe verkopers, externe werknemers en andere werknemers die weg van de primaire locatie van de werkgever werken. Voor deze werknemers is skimming vaak een misdaad van kansen.
Skimming kan ook betrekking hebben op diefstal van cheques. Patiënten sturen bijvoorbeeld cheques naar een tandartspraktijk voor diensten die ze hebben ontvangen. Een medewerker van een tandartspraktijk stort een deel van de cheques in een persoonlijke account in plaats van het account van de werkgever. De ontbrekende cheques zijn nooit in het boekhoudsysteem van de werkgever opgenomen, dus de werkgever weet niet dat ze zijn ontvangen.
Cash Larceny
Geldboeten duiden op het stelen van geld nadat het is opgenomen in de werkgeversboeken. Larceny is moeilijker te verbergen dan afromen omdat de gestolen fondsen zijn opgenomen in het boekhoudsysteem van de werkgever. Een voorbeeld van diefstal is de diefstal van contanten uit een kassalade nadat een medewerker een verkoop heeft opgebeld. De werknemer kan later proberen zijn of haar sporen te dekken via een kassasysteem (hieronder besproken). Hij of zij kan een valse restitutie creëren, een verkoop ongeldig maken of de kassatortape wijzigen of vernietigen.
Frauduleuze uitbetaling
Net als contant geld, omvat frauduleuze uitbetaling de diefstal van geld dat is opgenomen in de werkgevers-boeken. De werknemer gebruikt zijn of haar functie om gelden vrij te maken voor een niet door de werkgever geautoriseerd doel.
De ACFE identificeert vijf soorten frauduleuze uitbetalingen.
- Controleer knoeien. Een medewerker maakt een frauduleuze cheque of wijzigt een bestaande cheque voor zijn of haar voordeel. Een werknemer wijzigt bijvoorbeeld een cheque van een klant en vervangt de naam van de werkgever door zijn naam als begunstigde. De werknemer stort de cheque vervolgens in een persoonlijk account.
- Kasregisters. Een werknemer steelt contant geld uit het register door een vorige verkoop ongeldig te maken of een nepterugbetaling in te stellen.
- Factureringsschema's . Dit soort fraude houdt een nep-document in, zoals een bestelling of een factuur. De werknemer maakt een vals document en geeft vervolgens een vinkje. Hij of zij incasseert de cheque of stort deze in een persoonlijk account.
- Onkostenvergoedingen. Veel werknemers plegen fraude door zakelijke kosten te vervalsen. Ze kunnen persoonlijke uitgaven als zakelijke uitgaven indienen of de werkelijke bestede bedragen verhogen. Sommigen zullen zelfs dezelfde uitgave meerdere keren indienen.
- Payroll-regelingen. Payrollmedewerkers kunnen loonlijstgegevens, tijdfiches of andere documenten voor persoonlijk gewin vervalsen. Werknemers kunnen nepmedewerkers creëren, opdrachten vervalsen of salarissen of het aantal gewerkte uren wijzigen.
Verzekeringsdekking
Diefstal van contanten door een medewerker valt niet onder een typisch commercieel onroerendgoedbeleid . Daar zijn twee redenen voor. Ten eerste kwalificeert geld niet als gedekte eigenschap. De meeste polissen zijn exclusief rekeningen, facturen, valuta, bankbiljetten en geld of effecten onder de definitie van gedekte eigenschap . Ten tweede sluiten de meeste polissen verlies of schade uit als gevolg van een oneerlijke of criminele handeling begaan door een werknemer (inclusief een uitzendkracht of een gehuurde werknemer ).
Om uw bedrijf te beschermen tegen diefstal van contanten door werknemers, kunt u een dekking voor werknemersdiefstal aanschaffen (ook wel werknemeronthaaldekking genoemd). Deze dekking kan worden toegevoegd aan een onroerend goed- of pakketbeleid via een bekrachtigingsformulier voor bekrachtiging of misdaad.