Hoe u succesvolle Home Office-vergaderingen met klanten kunt houden

by Susan Ward

Hoe u uw thuisbedrijf zo klantvriendelijk mogelijk kunt maken

Het lijkt erop dat steeds meer mensen de levensstijl van de ratrace afdoen en het idee omarmen dat ze niet elke dag het huis hoeven te verlaten om naar hun werk te gaan - ze kunnen succesvolle thuiskantoorvergaderingen met klanten hebben zonder de moeite en kosten van het woon-werkverkeer.

Het hebben van een thuisbedrijf dat het ontmoeten van klanten in uw thuiskantoor omvat, heeft nog vele andere voordelen. U spaart geld doordat u geen kantoorruimte hoeft te huren en te onderhouden en als u kinderen hebt, kunnen flexibele werktijden het gemakkelijker maken om erbij te zijn voor al die belangrijke momenten van het oppakken van kinderen van school tot het nemen van een naar de dokter. En je bent ter plaatse als zich een crisis voordoet. Werken vanuit huis is ook goed voor het milieu .

Maar u kunt alleen de voordelen plukken als u kunt doen wat moet worden gedaan om uw thuisbedrijf een professionele uitstraling te geven en klantvriendelijk te maken. Als uw klanten zich ongemakkelijk voelen om welke reden dan ook bij u thuis om zaken te doen, zal het runnen van uw bedrijf buitenshuis niet werken voor u. Hier leest u hoe u uw klanten (en uw buren!) On-side kunt houden en met succes kunt vergaderen met klanten in uw huis.

01 - Zorg dat parkeren zo onopvallend mogelijk is

Geef klanten specifieke instructies over waar te parkeren bij het regelen van afspraken. Op je oprit of voor of op je eigendom is het beste, dus doe wat je kunt om dat mogelijk te maken. Plaats uw eigen voertuig (en) in de garage of elders indien nodig. Probeer niet op regelmatige basis te parkeren (of laat klanten parkeren) voor het huis van iemand anders, of gebruik constant de "bezoeker" -parkeerplaats in uw appartement of flatgebouw. Een parkeergeluid creëren voor je buren zal je positie in de buurt niet verbeteren.

02 - Doe beroep op je straat

Het hebben van een goed onderhouden huis en erf geeft uw klanten een goede indruk als ze uw thuiskantoor bezoeken. Dat betekent dat u uw buitenruimte zo aantrekkelijk en uitnodigend mogelijk moet houden.

De buitenkant opruimen van het huis moet schoon zijn en de verf of opruimen in goede staat. Gazons moeten religieus worden gemaaid en tuinbedden moeten onkruidvrij worden gehouden. Heesters, bomen en struiken moeten netjes worden gesnoeid. Als u het werk op de werf zelf niet bij kunt houden, huur dan een dienst in om het voor u te doen. Speelgoed, tuingereedschap, enz. Moeten uit het zicht zijn.

03 - Een afzonderlijke, passend ingerichte ruimte hebben voor een ontmoeting met klanten

Afhankelijk van uw bedrijf is het een must om een aparte ruimte in uw huis te hebben, zoals een thuiskantoor om zaken te doen: u wilt geen zaken doen met klanten in de keuken of woonkamer.

Als u bijvoorbeeld een reisagent of notaris of financieel adviseur bent, moet u een apart kantoor in het huis hebben met toegang tot de technologie die u nodig hebt om uw werk te doen, zoals een laptop / desktop, een multifunctionele printer , enz. , evenals een comfortabele zithoek waarin u en de klant elkaar kunnen ontmoeten, indien nodig.

Als u een dienst zoals kappers- of massagetherapie bij u thuis aanbiedt, moet u over een aparte studioruimte beschikken voor benodigde apparatuur, zoals wastafels, stoelen en tafels die in uw bedrijf worden gebruikt.

04 - Zorg ervoor dat de route naar uw klantruimte zichtbaar en duidelijk is

Cliënten zouden niet door het huis, een trap en door een passage hoeven te lopen voordat ze een belletje rinkelen en worden begeleid naar je vergaderruimte. Als de deur waarop ze moeten kloppen niet duidelijk zichtbaar is vanaf de plek waar ze moeten parkeren, moet je wat bewegwijzering plaatsen (discreet genoeg om je buren niet te ergeren, maar zichtbaar genoeg dat klanten het zullen zien als ze uit hun voertuigen stappen) .

Klanten moeten in staat zijn om ongehinderd van hun voertuig naar de kamer te gaan waar u ze ontmoet. Veiligheid eerst! Snoei struikgewas zonodig. Verwijder potentieel glibberig mos en / of ijs en sneeuw van looppaden. Als er buitentrappen bij betrokken zijn, zorg er dan voor dat ze schoon worden gehouden en dat ze de juiste leuningen en een antislipoppervlak hebben. Wees vooral waakzaam voor ongelukveroorzakers zoals kinderspeelgoed weggelaten waar een cliënt mogelijk op zou kunnen stappen en zou vallen.

Onthoud dat uw bedrijf (en u persoonlijk als uw bedrijf niet is opgenomen ) aansprakelijk kan worden gesteld voor ongevallen met klanten op uw locatie - zorg ervoor dat u een adequate zakelijke verzekering draagt, aangezien een gewoon huisbeleid waarschijnlijk geen betrekking heeft op ongevallen met bedrijfsactiviteiten in uw huis .

Als u gehandicapte klanten hebt of verwacht, moet u uw lokalen toegankelijk voor gehandicapten maken (de kosten van eventuele gehandicapte upgrades kunnen als zakelijke kosten van belastingen worden afgetrokken).

05 - Let op het decor

De juiste inrichting van uw zakelijke thuisruimte hangt af van wat u doet. Smaakvolle, onschuldige en politiek correcte regeert. U wilt niets afleidend of potentieel aanstootgevend in het zicht van uw klant. Je wilt dat ze zich op jou concentreren en op wat je hen aanbiedt, niet op de dingen die in de kamer zijn.

Je wilt ook zeker weten dat je inrichting het professionele beeld creëert dat je wilt projecteren . De tekeningen van je jonge kinderen zijn geweldig als je een kinderdagverblijf bij je hebt, maar niet zo goed als je indruk probeert te maken op klanten met je professionele inzicht. Besteed speciale aandacht aan de staat van uw meubilair. Alles dat er slecht uitziet, te veel gebruikt of alsof het ergens uit een koopje komt, moet gaan. Je wilt er succesvol uitzien , niet behoeftig.

06 - Houd het altijd schoon en overzichtelijk

Klanten zullen niet onder de indruk zijn van stofklodders, oude koffie morst, of uitgebreide rommel in uw kantoor aan huis. Als u uw zakelijke thuisruimte niet op regelmatige tijdstippen opruimt / opschoont, moet u dit vóór de klantbezoeken doen.

Zie 12 stappen voor het organiseren van uw kantoor voor meer informatie over het up- to-date houden van uw thuiskantoor . Voor een snelle opruiming kun je ook 5 kleine beheersbare dingen die je kunt doen om je thuiskantoor te organiseren op dit moment handig vinden.

07 - Probeer de meest rustige, rustigste omgeving mogelijk te maken

Als uw huis kleine kinderen of honden bevat, kan dit moeilijk zijn! Maar zelfs kleine kinderen hebben routines en u kunt op rustige tijdstippen vergaderingen in uw huishouden plannen, zoals dutjes.

Een andere optie is om iemand anders op uw kinderen of huisdieren te laten letten (binnen of buiten uw huis) terwijl u met klanten afspreken. Afhankelijk van wat u doet, kunt u uw vergaderingen misschien alleen voor twee of drie dagen per week plannen, waardoor u minder nodig hebt voor de kinderopvang.

08 - Zorg ervoor dat uw kinderen hun afstand behouden

Kinderen mogen geen klanten begroeten of je onderbreken als je een ontmoeting hebt met klanten . Ze kunnen echter beide dingen doen als je ze niet traint om dat niet te doen. Gebruik een eenvoudig 'Do Not Disturb'-bordje op de deur van de kamer die u gebruikt om klanten te ontmoeten en uw kinderen te vertellen niet te kloppen of binnen te komen wanneer het teken op de deurknop zeer effectief kan zijn. Ze hoeven niet te kunnen lezen om te weten of het teken er is of niet.

Als je uitzonderingen wilt maken waar het ok is om je te onderbreken wanneer je werkt, zorg er dan voor dat je deze aan jonge kinderen presenteert als specifieke gevallen in plaats van algemeenheden. (Niet "je kunt Mama onderbreken als ze aan het werk is als er iets ergs gebeurt" maar "je kunt mama onderbreken als ze werkt als er brand is".) En laat geen kinderen zakelijke telefoontjes beantwoorden tenzij ze oud genoeg zijn om goed te praten en is geleerd hoe de telefoon op de juiste manier moet worden beantwoord .

Zie Een succesvolle thuiszaak met kinderen runnen voor meer tips over het combineren van gelukkige kinderen en een succesvol bedrijf in uw huis.

09 - Bevat uw huisdieren

Veel mensen houden van dieren - maar dat betekent niet dat al je klanten dat zullen doen, tenzij je een dierenverzorgingsbedrijf hebt. Sommigen zullen bang voor ze zijn. Sommigen zullen allergieën hebben. Anderen zullen ze gewoon niet leuk vinden. Als uw huis huisdieren bevat, moet u ervoor zorgen dat ze onder controle zijn als u klanten verwacht. Als u bijvoorbeeld een hond heeft die de neiging heeft om te blaffen of gebonden aan de deur wanneer de bel gaat, dient u deze elders in uw huis of op het terrein te bewaren voor de duur van het klantenbezoek.

Omdat veel mensen allergisch zijn voor haar van huisdieren, moet u proberen het risico zo veel mogelijk te elimineren in de ruimtes die uw klanten zullen bezoeken door regelmatig te stofzuigen en op te ruimen. Indien mogelijk, wilt u uw huisdieren te allen tijde uit uw thuiskantoor houden om het probleem te verminderen.

Een huis en een bedrijf kunnen vreedzaam samenleven

Als je ze gescheiden genoeg kunt houden, zodat de ander niet interfereert met de ander. Vergeet niet dat klanten naar uw woonplaats komen om zaken te doen, niet om uw huis te bezoeken. En het is uw bedrijf waarvan u wilt dat ze onthouden wanneer ze weggaan en de voordelen van het product dat u ze heeft laten zien of de geweldige service die u voor hen hebt uitgevoerd - niet dat uw voordeur vol rommel zat of dat uw hond hen bijna sloeg naar beneden.