8 Records Verhuurders moeten behouden
Wanneer u potentiële huurders screent om een vacature bij uw huurwoning in te vullen , ontvangt u veel telefoontjes van particulieren die de woning willen bekijken. De informatie kan overweldigend zijn, dus er zijn bepaalde dingen die u over elke huurder wilt opnemen, of het nu om een telefoontje, een persoonlijk bezoek of een huurder om een huurapplicatie gaat. Leer zeven belangrijke stukjes informatie om toekomstige huurders te houden die u in de toekomst kunnen helpen.
3 redenen om records bij potentiële huurders te bewaren
U mag weten dat u gegevens over uw huidige huurders moet bijhouden, maar u beseft mogelijk niet hoe belangrijk het is om een administratie bij te houden over de huurders die uw appartement niet hebben verhuurd. Deze records zijn om drie redenen belangrijk.
- U hebt al informatie in het geval dat huurder in de toekomst opnieuw belt.
- Helpt u begrijpen waarom huurder het appartement niet heeft verhuurd.
- Dient als bewijs in het geval u beschuldigd wordt van huisvestingsdiscriminatie.
8 te bewaren records tijdens screening door huurders
De gegevens die u bij toekomstige huurders bijhoudt, zijn afhankelijk van hoe ver de huurder bij het aanvraagproces is gekomen. Voor sommige potentiële huurders heeft u alleen een voornaam en telefoonnummer en voor anderen heeft u een volledige aanvraag en een aanbetaling om het appartement te houden.
Naam, telefoonnummer en gebelde datum:
Wanneer een potentiële huurder belt om te informeren naar uw woning, moet u de volgende informatie in een spreadsheet opnemen:
- Date They Called.
- Nummer waar ze vandaan kwamen.
- Hun naam.
Zelfs als de huurder geen verdere interesse in het onroerend goed heeft, kan deze lijst u in de toekomst helpen. Telkens wanneer een potentiële huurder belt, moet u het telefoonnummer in de spreadsheet doorzoeken. Hoewel deze methode niet waterdicht is, omdat mensen hun telefoonnummer wel kunnen wijzigen, kan het u helpen te ontdekken of een toekomstige huurder eerder heeft gebeld.
Als een huurder die vijf maanden geleden belde opnieuw belt om een woning te bekijken, moet u bijvoorbeeld overwegen of ze zijn uitgezet .
Spreadsheet met antwoorden op in aanmerking komende vragen:
U moet een lijst met kwalificerende vragen hebben die u aan elke toekomstige huurder stelt voordat deze het pand kan bekijken. Deze vragen kunnen u een basiskennis geven van de situatie van de huurder.
Voorbeelden van in aanmerking komende vragen zijn onder meer:
- Verwachte introductiedatum
- Hoeveel slaapkamers zoekt u?
- Hoeveel mensen zullen er in de woning wonen?
- Geschatte maandelijkse / jaarlijkse inkomsten
- Heeft u huurassistentie ?
- Heb jij dieren?
- Wanneer kunt u de woning bekijken?
Met deze vragen kunt u niet alleen bepalen of een huurder gekwalificeerd is om uw woning te huren, maar zal het ook dienen als een vergelijking met wat de huurder op de huurtoepassing invult als hij dat punt bereikt. Als een toekomstige huurder in de toekomst opnieuw belt, kunt u zijn huidige informatie vergelijken met de vorige informatie die u bij de hand hebt.
Datum en tijd Bekeken Property:
Voor potentiële huurders die de stap hebben gezet om een afspraak te maken om de woning te bekijken, moet u de volgende informatie aan de spreadsheet toevoegen:
- Datum van afspraak
- Tijdstip van benoeming
- Zijn ze opdagen?
- Hebben ze gebeld om te annuleren?
Opmerkingen over de accommodatie:
Wanneer toekomstige huurders het pand bekijken, moet u aantekeningen maken van wat ze wel en niet leuk vinden aan het onroerend goed. Het kan u helpen om de plus- en minpunten van uw eigendom te bepalen. Sommige negatieven kunnen eenvoudig worden verholpen, zoals een lelijke verfkleur, terwijl andere, zoals een wandeling op de derde verdieping, niet zo gemakkelijk kunnen worden verholpen. In deze situaties moet je de positieve dingen proberen te spelen, bijvoorbeeld: als je op de bovenste verdieping bent, krijg je het beste zonlicht en zijn er geen huurders boven je.
Deze positieven en negatieven kunnen ook dienen als advies voor toekomstige aankopen. Als veel huurders hebben gereageerd op het ontbreken van een wasmachine en droger in uw woning, kan dat iets zijn dat u zeker wilt weten te stellen voor toekomstige eigendommen.
Voltooide verhuuraanvraag
Als een kandidaat-huurder een huurtoepassing invult, moet u hiervan een kopie bewaren, zelfs als deze het huren van het apparaat niet beëindigt. Het is een goed bewijs in het geval een toekomstige huurder je probeert te beschuldigen van huisdiscriminatie. U kunt aantonen dat u de aanvrager hebt afgewezen omdat deze niet voldeed aan de kwalificatienormen die u heeft voor alle aanvragers, bijvoorbeeld omdat hun inkomen niet gelijk was aan ten minste twee keer de maandelijkse huur. Als de aspirant-huurder het huren van het apparaat oplost, kunt u de toepassing gebruiken om te vergelijken met de informatie die zij op de huurovereenkomst plaatsen .
Achtergrondcontroles / Kredietcontroles / Werkgelegenheidsverificatie
Als de kandidaat-huurder de initiële kwalificatiestandaarden passeert en u de volgende stappen neemt om kredietcontroles , achtergrondcontroles en werkgelegenheidsverificatie uit te voeren , moet u deze documentatie bewaren. Als de aspirant-huurder de unit wel huurt, kan deze deze in zijn bestand opnemen. Als u de aanvrager afwijst vanwege de informatie die tijdens deze screening is ontdekt, hebt u een bewijs van de reden waarom u de sollicitant hebt afgewezen, bijvoorbeeld omdat deze niet werkte bij het bedrijf waarvan zij zeiden dat ze werkten.
Redenen voor afwijzing:
U moet duidelijk aangeven waarom u de aanvrager hebt afgewezen. Je kunt aanvragers alleen om wettige redenen afwijzen, bijvoorbeeld omdat ze niet voldoen aan de minimale inkomenseisen, als er te veel mensen in de verhuur wonen of als ze een gewelddadige criminele geschiedenis hebben. U moet zich houden aan de Fair Housing Wetten .
Aanbetalingsovereenkomst:
Als een kandidaat-huurder een aanbetaling heeft getekend om het apparaat te houden en u geld heeft gegeven, bewaar deze documentatie dan. De staatswetten kunnen verschillen, dus vraag het na bij uw staat. Sommige staten geven huurders drie dagen de tijd om zich terug te trekken uit deze aanbetaling zonder boete.
Meestal, als een huurder deze overeenkomst ondertekent, zijn ze het erover eens dat ze de eenheid zullen huren of, als ze dat niet doen, erkennen dat ze elke aanbetaling die ze hebben neergelegd zullen verliezen. Het hebben van een ondertekend exemplaar van dit document kan u beschermen als een potentiële huurder probeert u te laten gelden, heeft zijn storting onwettig achtergehouden.