Zorg ervoor dat uw benefietevenement meer geld oplevert dan het kost
Maar maak je geen zorgen - we hebben de top acht fouten verzameld die de meeste non-profitorganisaties maken, het soort fouten dat leidt tot verliezen in plaats van winst. We behandelen deze fouten en geven u uitvoerbaar advies over het bestrijden van elke fout.
Laten we het eens worden over de oplossingen en oplossingen bedenken voor elk van deze storingen:
Te lang wachten om met plannen te beginnen
De eerste fout is een rookie-misstap. Het is gemakkelijk te maken. En gemakkelijk te vermijden. Laten we eerlijk zijn. We zijn er allemaal geweest; we hebben allemaal onze capaciteiten overschat en de moeilijkheden en verborgen uitdagingen van een evenement onderschat. We hebben dus gewacht tot het slechts een paar maanden voordat we idealiter een evenement zouden organiseren om iets samen te gooien.
Wachten tot de laatste minuut komt niemand ten goede, ten minste van al uw organisatie
Hoe bepaal je wanneer het juiste tijdstip om een evenement te plannen is? Het begint met het bepalen van uw fondsenwervende doelen. Je moet jezelf eerst afvragen: "Wat hopen we te bereiken met deze gebeurtenis?"
Het antwoord biedt u ruimte voor uw fondsenwervende evenement. Als u duizenden dollars wilt ophalen voor een bepaald project, weet u dat u nog veel meer uren moet besteden aan de voorbereiding ervan.
Als je echter geen concreet doel in gedachten hebt, kun je er misschien een kiezen voordat je begint met het plannen van je evenement.
Uiteindelijk is uw doel de oorzaak van de rest van uw beslissingen
Nadat u een doel hebt bepaald en de reikwijdte van uw evenement hebt bepaald, kunt u beginnen met het onderzoeken van de hoeveelheid tijd die elk type evenement kan innemen (bijvoorbeeld een stille veilingplanning van meer dan 9-12 maanden!).
Er is helaas geen vaste regel als het gaat om het kiezen van een tijd om te beginnen met plannen. Hoe meer tijd je echter aan jezelf geeft, hoe meer tijd je nodig hebt om te ademen en eventuele kuilen die je tegenkomt op te lossen.
De eenvoudige oplossing
Geef jezelf minimaal 6-12 maanden om een bepaald evenement voor fondsenwerving te plannen. Bij twijfel is het beter om meer tijd te besteden dan u denkt nodig te hebben.
Geen thema kiezen voor de fondsenwerving
Uiteindelijk is een thema eenvoudig een verenigend idee. Het is wat al uw inspanningen samenbrengt onder dezelfde paraplu. De meeste mensen beschouwen een thema als iets in de trant van "Under the Sea" of "Las Vegas Casino Night." In werkelijkheid zijn dit geweldige thema's. Het zijn echter niet de beste ideeën die mogelijk zijn voor uw doel.
Als u geld wilt ophalen bij donoren, moet uw thema van een eerlijke plaats komen. Het moet wat betekenis achter zich hebben
Dat gezegd hebbende, kan een traditioneel thema worden herwerkt om aan die criteria te voldoen. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat dit jaar het jaar is dat u van plan bent om aanzienlijk te groeien. U wilt dit doorgeven aan de aanwezigen van uw evenement. Maar hoe? Met een leuk thema natuurlijk!
Stelt u zich eens voor: een dinerruimte voor fondsenwervende diners die aanvoelt als een echte jungle, vol met bomen en dieren in het wild, en het beste van alles, mogelijkheden.
Je hebt het geraden! Het thema is "Grow With Us."
De beste thema's zijn degenen die zo spannend en inspirerend zijn
Vergeet niet dat het thema dat u kiest een onderbewust bericht naar uw deelnemers stuurt, dus kies verstandig!
De eenvoudige oplossing: het maakt niet uit wat voor soort fondsenwerver je plant, het doet nooit pijn om het op te vrolijken met een leuk thema. Kies een aantrekkelijk, betekenisvol thema en ren ermee!
Er zijn tientallen evenementideeën en -thema's om te overwegen.
Voorgaande merkproducten op uw evenement
Het kan gemakkelijk zijn om producten te weigeren als onderdeel van uw fondsenwervende evenement. Ze lijken een extra kost zonder heel veel extra voordeel. Het rendement op investering (ROI) op fondsenwervende producten is astronomisch.
Als u erover nadenkt, is het van onschatbare waarde om een merkproduct te hebben dat uw bezoekers van het evenement de komende jaren kunnen dragen of drinken.
Het is reclame van uw donateurs!
Bovendien kunnen uw evenementdeelnemers nog vele jaren een shirt of drankje uit een waterfles dragen met de naam van uw organisatie er prominent op weergegeven (plus de namen van uw sponsors). Als ze dat product vijf jaar gebruiken, komt dat neer op talloze advertentiemogelijkheden.
Honderden vrienden, familieleden en kennissen kunnen de boodschap op dat hemd of flesje lezen en vragen: "Waar gaat die organisatie eigenlijk over?" Met een beetje geluk zal het hun interesses wekken en die vrienden en familieleden zullen kijken naar het krijgen van betrokken bij uw non-profitorganisatie.
U denkt misschien: "Hoe zit het met overstock? Wat doen we met alle extra's die we hebben besteld? "Tenslotte moet een T-shirt in verschillende maten worden besteld.
Echter, crowdfunding van uw producten lost de overstock op (en sizingproblemen). In het geval van T-shirts kan elke deelnemer vooraf zijn maat, stijl en kleur kiezen. Op die manier heb je nooit extra's die rondslingeren, en iedereen krijgt precies wat hij of zij wil.
Via een crowdfundingplatform kan elke deelnemer het promotie-item kiezen dat hij / zij wil, een bestelling plaatsen en dat product direct naar hem wordt verzonden.
De eenvoudige oplossing: als u dat nog niet hebt gedaan, moet u ervoor zorgen dat u merkproducten in uw evenementenstrategie opneemt. Product fundraising gaat over meer dan alleen geweldige T-shirts. Er zijn tientallen productideeën om uit te kiezen.
Fuzzelen met het sponsorschap vragen
Het is geen geheim: achter de belangrijkste fondsenwervende evenementen is er minstens één grote sponsor. Het probleem dat veel non-profitorganisaties tegenkomen, is dat initiële vragen stellen. Het is ongemakkelijk om een bedrijf te vragen een evenement te sponsoren, net zoals het beschamend is om iemand om geld te vragen. Het komt niet vanzelf.
S ponsorships zijn niet voor niets geld; ze zijn een partnerschapsovereenkomst. Je hebt iets dat elke marktbewuste onderneming wil. Je hebt een waardig doel.
Uit marktonderzoek is gebleken dat meer dan 70% van de mensen van merk zou veranderen naar een bedrijf dat een goed doel ondersteunt. Bovendien zou een overweldigende meerderheid van mensen ook een product of bedrijf aanbevelen dat in contact komt met een gerenommeerde non-profitorganisatie.
Dus waarom is het zo moeilijk om te vragen? Het komt neer op gebrek aan onderzoek. Om het beste te vragen, moet je weten waar je het over hebt, met wie je praat en wat je precies te bieden hebt.
De eerste stap is om alle verbindingen binnen het bedrijf uit te zoeken. Het hebben van iemand aan de binnenkant moet helpen verduidelijken wat de doelstellingen van het bedrijf zijn.
Als u nog geen interne verbindingen hebt, hoeft u zich geen zorgen te maken. Je kunt altijd iemand bereiken en een informeel gesprek beginnen. Een informatiegesprek, als je wilt.
Het volgende doel is om erachter te komen wat de marketingdoelen van uw potentiële sponsors zijn. Wat willen ze van een non-profitorganisatie als de jouwe? Is het een blootstelling aan je publiek? Of gaat het meer om de aansluiting bij een goed doel?
Als je dat allemaal weet, kun je bepalen wat je moet ruilen voor hun sponsorschap. Het hebben van al die informatie bij de hand voorkomt het gefluister van de vraag
Bovendien, aan het einde van de dag, zal een potentiële sponsor net zo goed profiteren van de samenwerking als uw organisatie.
De eenvoudige oplossing: doe ruim van tevoren onderzoek om ervoor te zorgen dat u precies weet wat u van uw potentiële sponsors moet vragen - en wat u hen in ruil daarvoor kunt bieden.
Kiezen om uw database niet te segmenteren
Terwijl u de gastenlijst van uw evenement maakt (en deze twee keer controleert), vraagt u zich wellicht af: "Wie geeft na dit evenement het meeste kans om een aanzienlijk geschenk te geven?" Het is een geweldige vraag!
Als je echter stopt met nadenken, mis je misschien een aantal geweldige mogelijkheden om je vraag te beantwoorden. De juiste manier van handelen is om meer te weten te komen over je supporters en vervolgens om je database dienovereenkomstig te segmenteren. U kunt de eerste stap bereiken door prospectonderzoek te doen.
Er zijn verschillende manieren om uw donors te screenen en te evalueren. Je kunt doe-het-zelf en proberen informatie van internet te verzamelen.
Of u kunt een prospect-onderzoeker of een consultant inhuren. U kunt uw donorlijst ook naar een prospect research screening-bedrijf sturen.
Laat in ieder geval de informatie die u uit uw onderzoek verzamelt, uw segmentatiebeslissingen informeren. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u wat prospectonderzoek doet en vindt dat u een paar donoren hebt die uitstekende kandidaten voor grote geschenken zijn.
U wilt uw database segmenteren om te benadrukken dat deze donors een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan uw non-profitorganisatie. Als je die kennis hebt, kan dit ook de manier zijn waarop je de plaatsingstabellen van je fondsenwervende evenement regelt.
Bovendien kan dit van invloed zijn op de manier waarop u individuele deelnemers bereikt. Sommige deelnemers kunnen uiteindelijk een meer persoonlijk tintje vragen (een telefoontje in plaats van een e-mail) om hen uit te nodigen voor uw evenement.
Zonder dat onderzoek en door je donoren te scheiden in zinvolle categorieën, had je misschien te veel energie uitgegeven aan deelnemers die het waarschijnlijk niet zouden geven. Erger nog, misschien heb je cruciale supporters genegeerd! Gelukkig weet je nu hoe belangrijk het is om van tevoren wat te graven.
De eenvoudige oplossing: voer prospectonderzoek uit bij uw bezoekers en segmenteer uw database vóór het evenement, zodat u nooit de kans misloopt om een potentiële belangrijke donor te beheren.
Het maken van fondsenwervende evenementen Deelnemers wachten
Dit is nog een rookie-fout die helaas door veel non-profitorganisaties wordt gemaakt bij het opzetten van een inzamelingsactie.
Zoals ze zeggen: "Je verliest elke minuut na negen uur duizend dollar." Dat wil zeggen, je gasten eerder naar huis sturen dan later.
Deelnemers aan fondsenwervende evenementen willen niet voor altijd gevangen worden gehouden. Ze hebben levens en kinderen en banen en ze willen geen zes uur besteden aan jouw evenement, hoe geweldig het ook is.
In werkelijkheid houden uw supporters van uw organisatie. Ze zouden niet opduiken op je fondsenwerving of anders manieren vinden om te doneren aan je zaak. Dat betekent echter niet dat je hun aandacht voor altijd kunt vasthouden.
Natuurlijk zijn er tal van manieren om je volgende geldinzamelingsevenement leuker te maken, maar zelfs de meest boeiende 'hoofdgebeurtenis' kan een geldinzameling niet rechtvaardigen die meerdere uren langer duurt dan verwacht.
In geval van twijfel doet het nooit pijn om een goede gebeurtenis iets te kort te doen. Misschien wil je de goede tijden voortzetten, maar haal je een pagina uit het Playbook van The Beatles en stop je terwijl je voor bent.
De eenvoudige oplossing: houd uw fondsenwervende evenementen kort, krachtig en to-the-point. U wilt uw gasten altijd laten voor meer!
Niet vragen om een donatie van genodigden
Dit kan een geruststelling zijn, en u vraagt zich misschien af waarom het zelfs op deze lijst staat. Echter, om u de waarheid te vertellen, komen de meeste non-profitorganisaties nooit meteen uit en zeggen wat ze willen. Ze vragen nooit echt om donaties, zelfs als ze denken dat ze dat wel hebben.
Veel non-profitorganisaties halen hun schouders op en zeggen: "Ik vroeg om ondersteuning!" Eerlijk gezegd is dat niet voldoende. Als je je donateurs nooit om donaties vraagt, als je nooit specifiek bent over je behoeften, hoe kun je dan verwachten dat ze doorkomen voor jou?
De beste manier om deze discrepantie te verhelpen, is om je te verdiepen in die specifieke aspecten van je fondsenwervende evenement. Vertel uw deelnemers alles over uw verheven doelen en ambities. Laat hen meedoen met het plannen van je komende initiatieven.
Ze zijn waarschijnlijk nieuwsgierig naar de projecten die u wilt aanpakken. Bovendien willen ze weten hoe ze kunnen helpen - hoe ze binnen kunnen komen op de begane grond van het goede werk dat je nastreeft.
Vraag donoren om hun hulp. Vertel hen dat hun donaties belangrijk zijn en dat elke dollar meetelt voor het bereiken van de dromen van uw non-profitorganisatie.
Het kan in het begin onnatuurlijk aanvoelen om direct om geld te vragen, maar uw donoren zouden liever de waarheid kennen dan door te gaan, zich niet bewust van hoe zij echt van nut kunnen zijn voor uw zaak.
De eenvoudige oplossing: vraag rechtstreeks aan uw aanwezigen. U zult verrast zijn hoe positief hun antwoorden zijn.
Vergeten om je genadige donoren te bedanken
Een van de grootste fouten die veel fondsenwervers maken, is dat ze hun bezoekers en donateurs niet hebben bedankt. Of als ze dat doen, mogen ze hun donateurs niet op de juiste manier bedanken. Als een donor bijvoorbeeld $ 10 geeft na een inzamelingsactie, is het perfect acceptabel om hem een bedankmail te sturen.
Als een grote donor uw non-profitorganisatie $ 5.000 geeft, kunt u er echter van op aan dat een e-mail niet genoeg is. Een goed doordachte bedankbrief is in orde. Bovendien kan een formeel telefoontje om hun genereuze bijdrage te erkennen in orde zijn.
Het punt is: om de best mogelijke rentmeesterschapervaring te bieden, is het belangrijk om elk van uw donoren als individuen te beschouwen. Het is ook belangrijk om te erkennen dat het erkennen van uw donoren is wat hen terug laat komen naar uw organisatie .
In feite citeren donoren vaak een gebrek aan communicatie en / of dankbaarheid als reden om een non-profitorganisatie te verlaten. Wat je zegt, doet er niet alleen toe, maar het doet er ook toe als je het zegt.
De beste methode om uw deelnemers aan het evenement te bedanken, is om uw bevestigingen binnen de eerste 48 uur na de fundraiser te sturen. Praktisch gesproken betekent dit dat u waarschijnlijk eerst algemene dank via e-mail moet verzenden en vervolgens door wilt gaan naar meer gepersonaliseerde manieren zoals telefoontjes en gemaild bedankbrieven.
De eenvoudige oplossing: bedank uw donateurs vroeg, vaak en op een manier die past bij hun betrokkenheid bij uw organisatie.
Hoewel er nogal wat blunders kunnen zijn die een non-profitorganisatie gemakkelijk zou kunnen maken met een inzamelingsactie, zijn er ook net zo veel snelle oplossingen. Gebruik deze oplossingen en je kunt een liefdadigheidsactie organiseren met het vertrouwen dat je meer geld gaat ophalen dan je uitgeeft.